8.3 Общая методика анализа документов и документооборота

Наличие унифицированных систем управленческой документации, госу­дарственных стандартов на опреде­ленные виды документов, повсемест­ное использование ЕГСД существен­но помогают постановке и проведе­нию анализа документов и докумен­тооборота в управлении АП. Прежде всего они создают хорошую норма­тивную и эталонную базу. Доку­мент — его содержание, характер построения, форму, наличие требу­емых реквизитов, качество обработки и т. д. — можно проверить, сопоста­вив с тем, что зафиксировано в УСД, соответствующих стандартах и ЕГСД. Если окажется, что все за­фиксированные в них требования в анализируемом документе полностью учтены, то с формальных позиций к документу претензий нет. Остается провести глубокий содержательный анализ документа. И именно здесь чаще всего возникают трудности.

Надо заметить, что за многими управлен­ческими документами стоят живые люди, целые коллективы. Поэтому анализ документов требует не только большого внимания, но и такта, щепетильности, объек­тивности и подхода к этому делу с партийных позиций.

В общеметодическом плане ана­лизу должно предшествовать диаг­ностическое обследование, в ходе которого циркулирующие в системе управления документы подбираются, систематизируются и предварительно изучаются.

В зависимости от поставленных целей и за­дач анализ может включать полное (глобаль­ное) изучение документов или рассмотрение определенной группы (вида) документов, например, отдела эксплуатации АТП. Однако, независимо от масштабности, анализ дол­жен осуществляться во взаимосвязи с реа­лизацией функций, которыми наделено соот­ветствующее подразделение.

Анализ документов может выпол­няться методами сплошной и выборо­чной проверки. При сплошной про­верке каждый документ из общей совокупности документов, циркули­рующих в системе управления дан­ным производством, изучается по всем параметрам и направлениям. При выборочной проверке могут быть два варианта: выборка из общей массы случайного документа и его анализ по всей форме; выборка наи­более типичного документа, предста­вителя определенной группы доку­ментации.

Как видно из схемы, представлен­ной на рис. 8.2, полный анализ управленческой документации и документооборота системы управления в конкретном АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министерстве представляет собой сложный, многогранный трудоёмкий процесс. Для обеспечения высокого уровня и требуемого качества аналитической проработки целесообразно в ходе такого анализа выделить ряд самостоятельных раз­делов и блоков.

В разделе «Анализ документации» на первом плане находится блок, содержащий анализ состава управ­ленческой документации. Действи­тельно, состав документации, исполь­зуемой в управлении производством, в каждом конкретном случае может быть различным. Даже на однотип­ных предприятиях нередко наблюда­ются далеко не одинаковые виды и разновидности документов.

Анализ состава управленческой документации (а равным образом и все последующие блоки анализа) не будет полноценным, если ему не будет предшествовать детальная характеристика системы управления и производства данного АП. Без ясного представления и понимания места и роли данного производства в автотранспортной системе, его взаимоотношений с вышестоящими органами, родственными предприяти­ями и обслуживаемой клиентурой трудно объективно оценить характер сложившейся в нем документации и документооборота.

Кроме указанных моментов, в ходе анализа обязательно должны учитываться: производственная структура и структура управления; число структурных подразделений и принципы, положенные в основу их формирования; особенности основного, вспомогательного и обслуживающего производств, характер взаимоотношений между ними; наличие неформальных структур и обособленных участков внутри подразделений; характер соотношения документированных и недокументированных элементов работы аппарата управления; в наличие в организации производства и управления участков с максимальным и минимальным сосредоточением документов и др.

Перечисленные моменты в характеристике организации производства и управления являются определенным фоном, на котором должна даваться оценка состава документации и документооборота.

Анализ состава управленческой документации предполагает выявление ряда вопросов и среди них важно знать в первую очередь: виды доку­ментом и общей их номенклатуры, используемые на данном производ­стве; какие из применяемых докумен­тов являются наиболее важными и характерными для деятельности дан­ного АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министер­ства; какие из принимаемых в систе­ме управления данным АП решений требуют обязательного документи­рования в соответствии с его хозяйст­венным и правовым статусом и т. д. В анализе соответствия документа­ции основным функциям, целям и задачам структурных подразделений все определяется предельно четко выявить и установить случаи несоот­ветствия. Они могут иметь место по разным причинам, проявляться в разной форме (иногда в очень скры­той). Практика показывает, что в ряде случаев отдельные подразделе­ния используют, перерабатывают и хранят документы, не имеющие к ним прямого отношения, только по той причине, чтобы не запрашивать у других подразделений данные, содержащиеся в этих документах. Весьма ответственным моментом в анализе является определение необ­ходимости создания документа, исходя из требований нормативных и юридических актов. Надо сказать, что случаи создания управленческих документов без обоснования и даже в нарушение законов и положений, не так редки в практике работы пред­приятий. Особенно это касается орга­низационно-распорядительных доку­ментов (приказы издают заместители руководителей АТП, АТО, ТУ, ТТУ, распоряжения подготавливают и подписывают начальники отделов, автоколонн и другие руководители низового звена).

Большой вред производству наносит неза­конное создание учетной и отчетной докумен­тации. Вопреки категорическому запрещению со стороны ЦСУ СССР, Госплана СССР и других органов, руководители предприятий и управлений иногда создаются собственные формы учётных документов, требуют их заполнения, обработки и представления. Грубые нарушения наблюдаются также в подготовке и издании различных бланков организаций и предприятий (бланки писем, распоряжений, справок, команди­ровочных удостоверений и т.п.), имеющих отклонения от требований ГОСТ и ЕГСД.

Не останавливаясь подробно на содержании других блоков анализа документации, отметим лишь самое существенное. Поскольку многие производства испытывают скорее избыток, чем недостаток документов, в процессе анализа необходимо обратить внимание на деловую обусловленность создания инициа­тивных документов. Все инициатив­ные документы, не обусловленные производственной необходимостью, должны выявляться и изыматься из обращения.

Проверка документов в ходе ана­лиза должна показать, насколько документы, создаваемые на основе и во исполнение постановлений и материалов директивных и вышесто­ящих органов соответствуют их содержанию, развивают и дополняют имеющиеся в них положения, способ­ствуют совершенствованию управле­ния производством.

Многие документы, циркулирую­щие в системе управления АП, соз­даются на основе обработки первич­ных документов, многократно ис­пользуемых многими подразделени­ями. В этой связи в процессе анализа должна быть установлена правиль­ность использования первичных до­кументов.

При недостаточном внимании к документам и ведению делопроизвод­ства, по одним и тем же вопросам управления многократно создаются документы, дублирующие друг дру­га, искажающие и затрудняющие понимание сути проблемы.

Анализ документооборота, в первую очередь, должен быть направлен на установление величины документопотока, его интенсивности и нап­равления.

Документооборот-движение документов в системе управления производством с момента получения или создания до назначения или отправки по назначению.

Документопоток, как важный момент документооборота, характеризуется определенным направлением и числом документов, адресованных и одного подразделения в другие.

В ходе анализа необходимо устано­вить, насколько велик документе поток, идущий из соответствующею подразделения. К примеру, из планово-экономического отдела в отдел эксплуатации направляется ежемесячно 45 документов, в обратном направлении — 31. Важным показа­телем документопотока является его интенсивность:

I _п = W _д / T,

где W _д — число документов, ед.; Т— календарный период (месяц, год).

По характеру направленности документопотоков можно выявить интересные закономерности в обра­зовании и распределении документов между подразделениями. На этой основе выявляются нерациональные потоки документов, затрудняющие деятельность аппарата управления.

Достаточно четко представление о характере движения документов в анализируемой системе управления производством дает оперограмма основных документов, построенная на основе данных картотеки доку­ментов АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министерства и непосредственных наблюдений табл. 8. 1.

В ходе анализа оперограмма документов может быть составлена в целом по системе управления произ­водством или по определенной части подразделений (в зависимости от целей и задач исследования).

По результатам заполнения и обработки оперограммы можно судить, посредством каких документов осуществляется взаимосвязь между структурными подразделениями системы управления АТП, АТО, ТУ, ТТУ, •Министерства. Кроме того, она отражает выполнение следующих основ­ных операций над документами: разработка, доработка, окончатель­ная редакция, передача на исполне­ние или в другие подразделения.