10.3. Общая методика анализа организации управленческого труда

На анализ организации управлен­ческого труда целиком и полностью распространяются основные методи­ческие принципы, изложенные выше в гл. 5. Однако сама постановка такого анализа и его проведение непосредственно и условиях автотранспортного производства имеет определенные особенности. Главная особенность состоит в том, что объек­том является человек инициатор, проводник и непосредственный ис­полнитель управленческих решений, иными словами, идей, которые на­правляют производство в нужное русло. Объектом анализа в данном случае является также труд каждо­го работника и совокупный труд всего аппарата управления.

Возвращаясь к намеченной выше постановке задач анализа органи­зации управленческого труда, за­метим, что наибольшую сложность в этом деле представляет изучение организации активной творческой деятельности работников управле­ния. Это самая главная, самая существенная часть деятельности (особенно руководителей) и в то же время она всегда остается сугубо индивидуальной, скрытой и не всег­да поддающейся наблюдению.

Некоторое представление о творческом потенциале руководителя АП (и равным образом любого иного работника управления), о характере использования этого потенциа­ла в практической деятельности может дать обследование по методу интервьюирования. Однако нужно быть полностью уверенным, что у обследуемого будет достаточно вре­мени для проведения детального интервью, а также желание отвечать правдиво и от­кровенно на все задаваемые вопросы. Если метод интервьюирования по тем или иным причинам не дает желаемых результатов, целесообразно обратиться к приемам, которые обеспечивают получение нужных данных кос­венным путем.

Так, весьма полезные сведения могут быть получены при изучении форм деятель­ности работников управления АП. Из форм деятельности руководителей АТП, ТО, ТУ, ТТУ, министерств и их подразделений, наи­более традиционный характер имеют хорошо подготовленные деловые заседания и про­изводственные совещания, беседы с сотруд­никами аппарата управления и формулиров­ка заданий, переговоры с представителями обслуживаемой клиентуры, работа с доку­ментами и корреспонденцией. Каждая из указанных форм деятельности должна зани­мать у руководителя соответствующее место. При таком анализе следует обратить вни­мание на случаи, когда руководитель в зна­чительной степени переключается на решение задач, не требующих творческого подхода. Если руководитель ответственно относится к своей учебе, повышению квалификации без отрыва или с отрывом от производства, ведет научную работу, имеет изобретения и вносит рационалистические предложения, то это убедительно показывает его стрем­ление получить дополнительные знания и пол­нее использовать их в повседневной работе

О том, насколько проявляется творческая активность руководителя или рядового работника управления, можно судить по тому, каким об­ластям деятельности они отдают предпочтение. Разумеется, если ра­ботник управления не вникает в во­просы экономики производства, со­вершенствования хозяйственного ме­ханизма, развертывания социалисти­ческого соревнования и т. д., он в определенной степени уходит от твор­ческой деятельности, передоверяет ее своим подчиненным.

Творческий характер труда уп­равленческих работников проявляет­ся в значительной мере в том, как они относятся к перспективным вопросам производства, которые тре­буют более глубокого и творчес­кого осмысливания (нужно хотя бы в общих чертах знать .состояние управляемого объекта в перспекти­ве, сообразно этому намечать стра­тегию управления производством).

В ходе данной части анализа организации управленческого труда важно проследить, в какой мере руководитель или работник управ­ления принимает личное учас­тие в подготовке, принятии и реали­зации управленческих решений, как он работает совместно с другими сотрудниками, на какие вопросы обращает больше внимания. При подготовке, принятии и реализации наиболее важных, принципиальных и ответственных решений руково­дитель должен определенную часть работы брать на себя, давая при­мер остальным. Самое общее и по­верхностное руководство никогда не имеет ничего общего с творчест­вом. Напротив, даже если работ­ник управления, действуя творчес­ки, допустил ошибку, он скорее ее обнаружит и не допустит вновь. Ярким примером нетворческой деятельности руководителей и работников управления является чрезмерное увлечение административной работой Принято считать, что местом творческой работы для руководителя является его кабинет. Но одновре­менно установлено, что ни один «ка­бинетный» работник не знает доско­нально производство и не пользует­ся авторитетом коллектива.

Свидетельством высокой творчес­кой активности управленческих ра­ботников является реализация зна­чительного числа работ, инициатива выполнения которых принадлежит лично каждому из них. Инициати­вные работники не ждут указаний вышестоящих организаций, а твор­чески воспринимают сложившуюся производственную обстановку и на­ходят правильное решение. Таким об­разом, если отсортировать и про­анализировать все управленческие работы в зависимости от принадлеж­ности инициативы в их выполнении, то можно достаточно определенно сказать, какие подразделения и ка­кие должностные лица более или менее активны в этом отношении. Однако с окончательными выводами не следует спешить, так как иногда можно столкнуться с проявлениями ложной активности, имеющей назна­чение показать мнимые успехи.

Развитие творческих элементов в работе персонала управления в определенной мере характеризует соотношение объемов работ, или чис­ла работ, выполненных индивидуаль­но и совместно с другими работника­ми. Работник управления, особенно руководитель, уважающий творчес­кий подход к делу, стремится ра­ботать и индивидуально и совмест­но. Те представители персонала уп­равления, кому творческая работа не «по душе>, личную работу практичес­ки не выполняют. Замечено, что сот­рудники, охотно выполняющие часто повторяющиеся хорошо знакомые им работы, не берутся за новые работы, которые требуют приобретения дополнительных знаний по своей и смежной специальности.

В заключении заметим, что рассмотренная общая схема анализа организации активной творческой деятельности работников управле­ния, является примерной и в каждом конкретном случае может дополнять­ся и видоизменяться.

Важным моментом в анализе ор­ганизации управленческого труда яв­ляется изучение состава работ, вы­полняемых в каждом подразделении АТП, АТО, ТУ, ТТУ и установле­ние соответствия этих работ опре­деленным нормативным актам (поло­жению о данном структурном под­разделении, распределению функцио­нальных обязанностей, действующим квалификационных характеристи­кам и т. д.). В ходе предваритель­ного обследования все работы, вы­полняемые в обследуемом подразде­лении за определенный отрезок вре­мени (месяц, квартал, год), заносят в специальную форму (табл. 10.1).

В графу 2 заносятся только те работы, которые действительно вы­полнялись и на это имеется со­ответствующее подтверждение. В графе 3 делается отметка о том, каким документом выполнение рабо­ты предусмотрено. Если соответствие нормативному документу не установ­лено, в графе делается запись — «нормативным актам не соответст­вует», это свидетельствует о появле­нии в отделе новой работы, ранее никем не выполнявшейся, либо по­ступившей из другого подразделения. В обоих случаях нужно выяснить, насколько это целесообразно.

Весьма полезными являются све­дения о составе документов, со­провождающих выполняемые рабо­ты, о периодичности выполнения ра­бот, сведения об их исполнителях, непосредственно занятых на работах, а также данные, подтверждающие фактическую трудоемкость выпол­няемых работ. Заполненная и пол­ностью обработанная таблица соста­ва основных работ по каждому подразделению АТП, АТО, ТУ, ТТУ

Таблица 10.1 Состав основных работ, выполняемых в отделе технического контроля за март месяц (квартал, год)

№ п.п.	Наименование работ, фактически выполняемых в подразделении	Соответствие работы установленным нормативным актам	Документы, сопровождающие работу	Периодичность выполнения работ	Исполнители	Трудоемкость чел/ч	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Составление акта на повреждение спидометра	Соответствует Положению об отделе	Акт о повреждении спидометра	При обнаружении повреждения	Фролов Е.В. мастер ОТК	0,11
2	Заполнение листка учета ТО и ремонта автомобилей (направление неисправного автомобиля в ремонт)	Соответствует должностной инструкции дежурного механика	Листок учета ТО и ремонта автомобилей	Ежедневно	Семин В. А. дежурный механик	0,07

может служить хорошей основой для дальнейшего изучения каждой работы, выявления диспропорций в загрузке подразделений, определе­ния потребности в средствах ме­ханизации и автоматизации управ­ленческих работ.

По наиболее важным, часто пов­торяющимся и трудоемким работам целесообразно провести более де­тальную проработку с самого исход­ного момента, когда работа лишь на­чиналась и до ее завершения.

Выше уже отмечалось, что управ­ленческие работы в рамках авто­транспортных производств отлича­ются большим разнообразием по сложности, трудоемкости, важности, ответственности, повторяемости и т. д. В этой связи невозможно предложить единый методический подход в анализе всех работ. На­против, определенным видам и ти­пам работ целесообразны будут свои, наиболее подходящие и приемлемые приемы и методы анализа. Следует иметь в виду, что управленческие работы выполняются в определенных условиях, под воздействием раз­ного рода факторов, поэтому ана­лиз таких работ должен строить­ся с учетом условий конкретного производства и влияния соответст­вующих факторов.

В целях дальнейшего совершен­ствования организации труда работ­ников управления в ряде отраслей народного хозяйства, включая авто­мобильный транспорт, все более ин­тенсивно начинают внедряться типо­вые схемы технологических процес­сов управления и унифицированные регламенты выполнения различных задач управления. При этом ре­гламентированное описание техноло­гии управления выполняется на все виды работ, в которых заняты ра­ботники аппарата управления, начиная от АТП и АТО, и кончая ми­нистерством автотранспорта респуб­лики. В типовых схемах технологи­ческих процессов управления в ус­тановленной последовательности представлены все наиболее характер­ные для данного подразделения работы, показан порядок выполнения операций, указаны исполнители и состав средств механизации управ­ленческих работ.

Изучение карт типового про­цесса каждого подразделения и про­верка их фактического исполнения дают богатый материал, характери­зующий многие важные стороны ор­ганизации управленческого труда. В арсенале средств, обеспечиваю­щих изучение организации труда работников управления на необходи­мом методическом уровне, важное место занимают графические методы (оперограммы, «технологические» цепочки структурно-производственные графики процессов работы и т. д.). Они сочетают в себе строгую логическую связь выполняемых работ с наглядностью и простотой восприятия.

Поскольку анализ управленческого труда посвящен, прежде всего, трудовой деятельности данной категории работников, то изучение трудовых операций, сопровождающих работу каждого сотрудника управления, имеет немаловажное значение и требует особой методической проработки. При проведении аналогии с производственными операциями, совершаемыми в рамках АП, управленческую операцию определяют следующим образом.

Управленческой операцией называется часть управленческого процесса, осуществляемого на одном ра­бочем месте, одним или несколькими исполнителями, над одним докумен­том (заданием). Число операций, выполняемых в подразделении или в аппарате управления в целом, зави­сит от условий работы, уровня разде­ления и кооперации управленческого труда. Поэтому нередко можно увидеть, как одна и та же работа, проводимая на разных АТП, вклю­чает различное число операций. Деление управленческих процессов и работ на операции имеет важ­ное практическое значение, так как благодаря этому становится возможным рациональное распре­деление работ между исполнителями, можно наблюдать, учитывать и контролировать выполнение работы в соответствии с установленными сроками и требуемым качеством.

Принцип пооперационного по­строения лежит в основе органи­зации любого современного про­изводства, он также пронизывает всю управленческую деятельность. Изучение состава и последователь­ности выполнения управленческих операций важно по ряду причин. Во-первых, это экономия рабочего времени. Многие операции много­кратно повторяются на протяжении рабочего дня, недели, месяца. И здесь даже весьма скромная экономия на одной операции может обернуться серьезным выигрышем. Во-вторых, упорядочение управленческих опера­ций, установление рациональной по­следовательности их выполнения, исключение дублирования оказыва­ют положительное влияние на весь ход процесса управления производ­ством, обеспечивают его оператив­ность, эффективность и высокое ка­чество.

Во всех случаях, кроме ком­плексного изучения, направленность анализа трудовых операций, выполняемых аппаратом управления, определяется его целями и задачами. Так если ставится задача – определить основные направления механизации управленческого труда, то анализ должен быть построен на выявление числа операций, выпол­няемых с применением и без при­менения соответствующих техничес­ких средств. Выясняется место и роль тех и других операций в управ­лении данным производством, воз­можности замены непроизводитель­ных и трудоемких операций на опе­рации, выполняемые с использова­нием современных технических средств управления.

Анализ может быть нацелен на выяснение наличия в конкретном подразделении или у должностного лица операций, несвойственных характеру его деятельности. На его основе делаются предложения относительно передачи этих операций в другие подразделения (дру­гому должностному лицу) или полного упразд­нения их.

Анализ трудовых операций являет­ся также эффективным средством при решении других вопросов ра­ционализации управленческого тру­да, в частности, при выявлении фак­тически сложившихся соотношений творческих и рутинных элементов ра­боты у представителей различных групп управленческого персонала.

В исследовании различных аспек­тов организации управленческого труда особое место занимает анализ затрат рабочего времени. От того, насколько эффективно и целесооб­разно будет использоваться каждая минута рабочего времени руководи­теля или работника управления, за­висит характер воздействия управ­ляющей системы на производство и его конечные результаты. Однако, изучение затрат рабочего времени данной категории работников не обеспечит желаемого результата, ес­ли в основу его не будут положены: научно обоснованная классификация и современные методы измерения и изучения затрат рабочего времени. Необходимость детального и глубокого изучения рабочего времени не по общим вопросам и усредненным показателям, а на основе непосредственного измерения на рабочих местах объясняется тем, что роль рабочего времени, как меры труда в современных усло­виях, неуклонно возрастает. Рабочее время сотрудников аппарата управ­ления включает самые разнообраз­ные по виду и продолжительности затраты. Одни из этих затрат по своему характеру и содержанию яв­ляются необходимыми для выполне­ния работы, другие, напротив, не нужны и относятся к потерям рабо­чего времени.

На основе классификации затрат рабочего времени управленческих работников можно определить, на­сколько рационально это время ис­пользуется и какие имеются возмож­ности для более совершенной органи­зации труда.

Принципы организации социалис­тического производства основывают­ся на том, чтобы все рабочее время использовалось эффективно, было полезным. Для этого работникам сферы производства и сферы управления должны быть созданы соот­ветствующие условия труда. Классификация затрат рабочего времени дает не только представление о наличии различных категорий рабочего времени, но и о взаимосвязи между ними; она позво­ляет четко определять каждую кате­горию. Заметим, что нередко в ре­зультате неправильного понимания классификации затрат рабочего вре­мени и ошибок в распознавании каж­дой категории, результаты наблюде­ний получаются искаженными.

Измерение и тщательное изучение затрат рабочего времени давно стали обязательным элементом научной ор­ганизации труда. Применительно к управленческому персоналу они име­ют особый смысл, так как нормирова­ние труда проводится пока еще ред­ко, а оценка труда в количественном и качественном отношении весьма затруднительна

из-за отсутствия чет­ких критериев. Для изучения затрат рабочего времени производственного и управленческого персонала применяются два основных метода непос­редственных наблюдений: фотогра­фия рабочего времени (ФРД) и хро­нометраж. Эти методы дают возмож­ность получить представление о фак­тических затратах рабочего времени при выполнении тех или иных работ. С учетом объекта наблюдения фото­графия имеет следующие разновид­ности; фотография рабочего дня (объект — работник управления); фотография использования оборудо­вания во времени (объект — техни­ческие средства управления); фото­графия процесса (объект — управ­ленческий процесс). Наиболее рас­пространенной из перечисленных ви­дов наблюдения является ФРД, которая представляет собой непре­рывное наблюдение и измерение всех без исключения затрат рабочего времени исполнителя в течение рабо­чего дня.

При проведении ФРД могут быть получены разные по своему характеру фотографии и, следова­тельно, использованы различные ме­тоды наблюдения: сплошные; выборочные; периодические; моментные наблюдения.

В зависимости от выбранного объекта наблюдения фотография мо­жет быть индивидуальной, групповой или маршрутной. При индивидуаль­ной ФРД наблюдению подвергается один исполнитель, при групповой — группа работников управления, на­пример все работники планового отдела ДТП. В ходе маршрутной ФРД наблюдение ведут не на одном рабочем месте, а на ряде мест, по маршруту движения документа, про­екта управленческого решения и т. п.

В зависимости от способа записи данных при проведении ФРД их под­разделяют на цифровые (обычные), индексные, графические, способом фото- и киносъемки, комбинирован­ные. Индексная ФРД предусматри­вает запись наблюдаемых затрат вре­мени общепринятыми индексами. Общепринятыми индексами затрат рабочего времени являются: основное Т , вспомогательное Т , подготовительно-заключительное Т – и т.д. При графической ФРД применяется особая форма наблюдательного листа, и которой заранее зафиксирова­ны все виды затрат рабочего време­ни. В ходе наблюдения записи сло­вами и цифрами не делаются, прово­дятся лишь горизонтальные линии такой длины, которая соответствует продолжительности наблюдаемых затрат времени с учетом установлен­ного масштаба, например, 1 см -3 мин. С помощью фото- и кино­съемки осуществляется наиболее детальное изучение и измерение зат­рат времени и трудовых приемов работы.

В зависимости от характера систе­мы управления, целей и задач наблюдения ФДР может быть осуществлена может быть осуществле­на тремя способами: наблюдателем визуально непосредственно на рабочем месте; наблюдателем при помо­щи приборов, фиксирующих затраты времени; самим исполнителем. Пос­ледний способ получил название са­мофотографии рабочего дня, по­скольку исполнитель работы одно­временно является и наблюдателем. ФРД является сравнительно не­сложным способом установления фактических затрат рабочего време­ни. Подготовку, непосредственное наблюдение и обработку полученных материалов можно выполнить без значительных затрат средств. Прове­дение ФРД заключается в непо­средственном наблюдении и записи всех действий исполнителя и переры­вов в работе с указанием причин