9.2. Общая методика анализа управленческих решений

Основная цель анализа управленческих решений состоит в том, чтобы изучить практику подготовки, принятия и реализации решений, выявить положительные моменты и недостатки, наметить пути дальнейшего совершенствования этого важного участка работы аппарата управле­ния данным АП. В ходе анализа управленческих решений могут ста­виться и другие пели, имеющие частный характер.

В соответствии с поставленными целями анализ управленческих реше­ний может быть полным, т. е. охва­тывать все вопросы и направления, или частичным, включающим отдель­ный вопрос, отдельное направление. Необходимость постановки полного глобального анализа управленческих решений возникает гораздо реже, чем частичного или локального.

Если попытаться наметить общую схему постановки анализа управлен­ческих решений, то она может выг­лядеть следующим образом (рис. 9.2). Прежде всего, анализ проводится по видам управленческих решений. Каждый вид обладает своими спе­цифическими особенностями и это требует соответствующего подхода в анализе. С учетом сказанного раз­дельно ведется анализ общих и част­ных решений, текущих и перспек­тивных, внешних и внутренних, опе­ративно-распорядительных и норма­тивно-организационных и т. д.

Каждое управленческое решение за период своего «жизненного цикла» проходит стадии: подготовки, обос­нования, принятия и реализации. С учетом этого и анализ получает сле­дующие основные направления: ана­лиз процессов подготовки и обосно­вания, принятия и реализации реше­ний. Особо следует выделить анализ эффективности управленческих ре­шений, проводимый после того, как решение уже реализовано.

Любое управленческое решение следует рассматривать с точки зре­ния информационно-нормативного, юридического и экономического со­держания. Следовательно, анализ должен раскрыть характер проявле­ния указанных сторон и соответст­вие их действующим положениям и требованиям.

Итак, вернемся к анализу управ­ленческих решений в разрезе отдель­ных видов. Здесь обращает на себя внимание количественная и качест­венная сторона вопроса. Сколько определенных видов решений подго­тавливается, принимается и реали­зуется в рамках данного автотранс­портного производства? Данный воп­рос имеет существенное значение, поскольку, как показывает практика, в отдельных АТП, АТО, ТУ, ТТУ проявляется неодинаковое отношение к различным видам решении (одни используются чаще, другие ре же или вовсе не применяются). Для выявления фактического положения дел заполняют таблицу-матрицу, в которой представлены все основные виды решений (табл. 9.1.).

Данный количественный анализ должен выявить степень активности различных подразделений и руководства АТП, АТО, ТУ, ТТУ в под-

Таблица 9.1. (Лист 32)

готовке и принятии решений. Кроме того, анализ позволяет видеть, в какие периоды времени принимается больше, а в какие меньше управлен­ческих решений. Важно проследить связь между числом принимаемых решений и степенью важности затро­нутых и них вопросов. Разумеется, не должно быть такого положения, когда по малозначительным вопро­сам принимается большое число ре­шений.

Количественная оценка решений, принятых в системе управления конк­ретным АП, связана еще и с опреде­лением соотношения числа инициа­тивных решений и решений, прини­маемых в развитии директив вы­шестоящих органов. Если инициа­тивных решений мало и они затра­гивают второстепенные вопросы ОУАП, то вывод один - руководство АТП, АТО, ТУ, ТТУ не проявляет самостоятельности и творческого подхода в решении поставленных пе­ред ним задач.

Анализ различных видов решений с позиций качественной оценки предполагает выявления степени соответствия содержания данного решения, его формы и построения требованиям, установленным для соответствующего вида и типа реше­ний. Так, в отношении общих реше­ний определяют, действительно ли они выражают самое главное в сос­тоянии и развитии системы управ­ления данным производством.

Частные решения в рамках АТП и АТО - это мелкие по своему размеру и значению, но они чаще возникают. Анализ должен быть направлен на то, чтобы выявить фактичес­кое положение с данной категорией решений и характер проявления их в повседнев­ной жизни производства. Суть вопроса состоит в том, что иногда снижается внимание и уровень требований к этим решениям, их начинают готовить по заранее установленному шаблону, а это наносит вред организации управления.

Во многих случаях основным содержанием изучения является анализ текущих и перспективных решений, принимаемых на уровне предприятия, объединения, транспортного управления. Это происходит потому, что текущие решения прини­маются на сравнительно короткий срок и часто повторяются. Эго типич­ные частные решения, с которыми сталкивается каждый руководитель и работник аппарата управления на любом уровне. Текущие решения и связанные с ними текущие дела имеют тенденцию заполнять все вни­мание и рабочее время управленчес­ких работников. Анализ таких реше­ний должен помочь установлению правильных и целесообразных соот­ношений между текущими и перспек­тивными решениями. Сделать это бы­вает трудно, поскольку нет единого норматива по числу тех и других ре­шений. Изучение опыта передовых предприятий и объединений авто­транспорта, сложившейся практики подготовки и принятия управлен­ческих решений в других отраслях народного хозяйства, научных разра­боток в данной области может обес­печить правильное решение задачи установления наиболее целесообраз­ного соотношения текущих и перспек­тивных решений.

Перспективные решения рассчита­ны на длительный период, что ста­вит перспективные решения при ана­лизе в особое положение. Анализ должен выявить характер проявле­ния заботы и внимания к этим ре­шениям со стороны каждого управ­ленческого работника и особенно ру­ководителей. Перспективные реше­ния носят достаточно широкий и мно­гоплановый характер. Они готовятся коллективно, с участием различных подразделений и принимаются руко­водителями высоких рангов. Наибо­лее важные перспективные решения принимаются на уровне министра автомобильного транспорта союзной республики. У руководителей транс­портных управлений, автотранспорт­ных объединений и предприятий так­же есть свои перспективные вопро­сы и связанные с ними перспективные решения (во всяком случае, анализ должен это четко показать).

Перспективные решения обширны и трудоемки при исполнении. Кроме того, они требуют значительного ре­сурсного обеспечения. По этой причине в ходе анализа следует обращать, внимание на соблюдение сроков, последовательность и ритмичности ра­бот по реализации таких решений. Нужно выявить степень участия в реализации•перспективных решений каждого подразделения, каждого сотрудника сферы управления.

По характеру своей направленнос­ти решения подразделяют на две принципиально отличные группы внешние и внутренние. Будучи нап­равленными для воздействия на внешнюю среду, внешние реше­ния — это решения органов управ­ления АП (главным образом, минис­терств автотранспорта, ТУ, ТТУ и т. д.). Однако часть внешних ре­шений составляют решения АТП, АТО, ориентированные на обслужи­ваемую клиентуру. Наиболее су­щественным моментом в анализе внешних решений следует признать: правильное восприятие, толкование, точное и своевременное исполнение содержащих в них положений, ука­заний, предписаний теми, кому адре­сованы данные решения. Случается, что полученное в АТП или АТО внеш­нее решение неправильно понимается и истолковывается, реализуется не полностью, с нарушением установ­ленных сроков и т. д. В анализе все эти отклонения выявляются методом документированной проверки (каж­дое положение проверяют по пунк­там).

Внутренние решения, рассчитан­ные на внутреннюю среду, т, е. на подразделения данной системы, данного АП, требуют проверки на пред­мет их соответствия действующим законодательным актам, положе­ниям, нормативам и т. д. В этой части больше всего встречается нарушений и отступлений. Так, в решениях по кадровым вопросам иногда допус­каются отступления от Кодекса законов о труде (КЗОТ), должностных инструкций и т.д. Следует иметь в виду, что именно при анализе таких решений можно увидеть, интересный опыт работы аппарата управления, так как через призму тщательно подготовленных и удачно реализованных внутренних решений такой опыт будет просматриваться особенно четко.

Общая картина постановки анализа различных видов управленческих решений была бы неполной, если не остановиться на основных моментах изучения оперативно-распорядительных и нормативно-организационных решений.

Оперативно-распорядительные решения, принимаемые на всех уровнях управления автотранспортным производством, являются наиболее распространенными. Они связаны с настоятельной необходимостью оперативного вмешательства в процессы производства или управления Посредством таких решений удается восстановить нарушенный ход производственного или управленческою процесса, сделать его планомерным и нормально протекающим. В анализе таких решений особенно должны отражаться следующие моменты: Насколько оперативно принимаются решения, в состоянии они изменить ход процесса производства или управления, насколько правильно сформулированы команды и адресованы соответствующим исполнителям.

Нормативно-организационные решения принимаются в связи с необходимостью обеспечения более совершенных и рациональных способов организации производства и управления. На предприятиях и в организациях автотранспорта такие решения принимаются в соответствии с установленным порядком и действуют в пределах определенного срока. По мере необходимости они не рассматриваются, корректируются, дополняются или отменяются. Особенность анализа таких решений состоит в том, что анализируется не содержание, а правильность использования и толкования каждого решения в условиях данного производства.

Теперь остановимся на вопросах анализа управленческих решений на различных стадиях и проработки. При выполнении анализа процессом подготовки и обоснования решений в рамках конкретного АТП, АТО, ТУ, ТТУ особый интерес представляю! следующие вопросы:

причина возникновения проблемы, требующей принятия решения;

соответствие процесса подготовки решения характеру возникшей проб­лемы;

порядок выполнения операций и работ по подготовке решения;

содержание работ на каждом из этапов подготовки;

технология исполнения каждой операции и работы;

полнота и целенаправленность использования при подготовке реше­ния информационного, технического и другого обеспечения;

настроенность на работу по подго­товке решения управленческого пер­сонала.

Кроме перечисленных выше, в ходе анализа могут рассматриваться и другие вопросы, обеспечивающие выяснение всех обстоятельств подго­товки управленческих решений.

Анализ процессов принятия управленчес­ких решений предусматривает изучение про­цедур, сопровождающих комплекс операций и работ при переходе подготовленного проек­та в готовое решение. На данном отрезке цикла прохождения управленческого решения иногда возникают задержки, связанные с не­обходимостью выполнения согласования принимаемого решения с руководством других подразделений.

Задача анализа состоит в том, чтобы выявить, какое подразделение выражает несогласие с данным решением, по каким вопросам и каким причинам. В ряде случаев процедура согласования решения сильно затягивается, и здесь следует точно уста­новить причины и назвать виновных проволочке.

На АТП нередко можно столкнуться со случаями, когда для согласования решения берется либо больше, либо меньше подразделений по сравнению с необходимым. Чтобы этого не происходило, нужно заранее расписать, какие подразделения и по каким вопросам должны согласовывать принимаемые решения.

Еще одна деталь по рассматри­ваемому виду анализа. Преобладаю­щая часть решений зафиксирована в соответствующих документах, поэто­му анализ должен устанавливать соответствие документов установлен­ным стандартам (все реквизиты должны быть на месте и оформлены соответствующим образом).

В рамках рассмотренных выше основных направлений анализа уп­равленческих решений в условиях конкретных автотранспортных произ­водств, должно быть выявлено фак­тическое состояние и перспективы развития данного участка работы (решения, принятые за определенный период, их характер, выполнение, ре­зультат внедрения). Анализ позволя­ет выявлять также причины, по кото­рым выполнение решений затягива­лось или не состоялось.

Работа с любым управленческим решением, на всех стадиях его про­хождения в производственных усло­виях представляет собой процесс мышления, выработки определенной линии поведения, исполнения наме­ченных действий. Проанализировать эту умственную работу непосредственно чрезвычайно трудно, поэтому должны быть выработаны приемы косвенного изучения (путем постановки тестовых испытаний, экспертных оценок и т. п.).

Правильно поставленный анализ решений, подготавливаемых, принимаемых и реализуемых в условиях автотранспортного производства, должен полностью раскрыть весь сложный внутренний механизм творчества каждого работника аппарата управления и, в первую очередь, руководителя. Именно на этой основе выявляются ошибки и упущения, допущенные аппаратом управления на всех стадиях работы с решениями. Очень важно установить, какое управленческое решение и на каком этапе было выполнено наиболее удачно. Отбор и систематизация всего лучшего в этой области обеспечит дальнейшее совершенствование управления производством.