7. 3.Общая методика анализа информационного обеспечения

Рассматривая анализ информационного обеспечения как составную часть общего анализа ОУАП следует иметь в виду, что к нему применимы в целом все основные методические положения, изложен­ные в гл. 5. Однако в постановке такого анализа есть и своя спе­цифика (рис. 7.1). Прежде всего в системах управления АП возни­кают по разным причинам отклоне­ния по составу информации и на­правленности информационных пото­ков.

Для некоторой части производств характерным явлением становится периодически возникающий или хро­нический дефицит информации. При этом часто отсутствует информация, имеющая важное значение для при­нятия и обоснования ряда управлен­ческих решений. Одновременно на других предприятиях появляется из­быток, перенасыщение информацией, вследствие чего аппарат управления перегружен работой по отбору не­обходимой информации из общего массива сведений и данных, цирку­лирующих в системе управления про­изводством.

Практика показывает, что в ин­формационном обеспечении многих АТП, АТО, ТУ и ТТУ наряду с совокупностью весьма полезных, точ­ных, глубоких, научно обоснован­ных данных и сведений содержит­ся и бесполезная, поверхностная и необоснованная с научной точки зрения информации. В этих усло­виях аппарат управления должен обладать навыками анализа информа­ционного обеспечения, повышенной восприимчивостью к неточной и не­нужной информации и иммунитетом к выработке собственной избыточной и бесполезной информации.

Принцип расчленения всякого сложного явления на составляющие его элементы целиком и полностью применим и в отношении анализа информационного обеспечения. Рассмотрение состояния информационного обеспечение на конкретном АТП, АТО и др. по составным частям не только облегчает задачу анализа, но и позволяет давать более точную оценку удовлетворения потребности систем управления этих производств и информации.

Поскольку информационное обес­печение определяется прежде всего составом используемой информации, то анализ должен охарактеризовать этот состав с различных сторон и позиций.

Так, анализ смыслового (семантического) содержания информации пре­дусматривает определение следующих основ­ных характеристик:

полнота используемых в управлении про­изводством данных;

объективность применяемых при решении управленческих задач сведений;

достоверность, точность и надежность предоставляемых органам управления ма­териалов;

отражение современных достижений нау­ки и практики в сведениях, используемых в управлении АП;

пригодность применяемых сведений в данных для использования в разных систе­мах и на различных уровнях управления автотранспортным производством.

Если анализ по всем перечислен­ным позициям дает положительный ответ, то информационное обеспече­ние данным АП в части смыслово­го содержания информации отвечает установленным требованиям.

Заметим, что полнота, достоверность и объективность являются важнейшими требованиями, которые предъявляются к управленческой информации. Если эти требования не удовлетворяются, то о других ха­рактеристиках информации говорить не приходится. Напротив, строгое соблюдение указанных требований является гарантией высокой обосно­ванности и надежности решаемых задач и принимаемых управленческих решений. Полнота данных, содержащихся в управленческой информации, определяется в ходе анализа на основе сопоставления с нор­мативными или эталонными переч­нями. При соответствии данной ин­формации установленному перечню она признается полной, при расхож­дении делаются отметки о том, ка­ких сведений и данных не хватает.

По установившимся в управлении производством нормам и требо­ваниям достоверной информацией считается только такая, которая с предельной степенью точности отра­жает фактическое состояние объек­та, процесса, явления. Лучший спо­соб обеспечения производства досто­верной информацией — это полное исключение использования непрове­ренных данных. Чтобы повысить дос­товерность информации, иногда мож­но допустить некоторый избыток ее.

Это обеспечит приток дополнительных данных, точно и всесторонне характеризующих систему управле­ния производством или ее элемент. Однако следует помнить, что пос­тоянное использование избыточной информации также нежелательно, как и недостоверной.

Объективная информация харак­терна тем, что не содержит в себе сведений, построенных на субъектив­ных суждениях, предвзятых оцен­ках и тенденциозных выводах.

Смысловая характеристика ин­формации, используемой в управ­лении конкретным производством, дает наглядное представление о ее содержании и формах построения. При этом анализ в большей степе­ни проводится на качественном уров­не, реже и в меньшем объеме ис­пользуются количественные оценки (расчет коэффициентов, определение процентных соотношений и т. д.). Анализ информации в потреби­тельском (прагматическом) аспек­те направлен на выявление степени полезности ее использования в системе управления данным произ­водством. Здесь, как и в рассмот­ренном выше случае, во внимание принимается ряд характеристических оценок. Среди таких оценок инфор­мации на первый план поставлены следующие: необходимость данной информации, ее практическое при­менение в управлении производст­вом; достаточность информации или степень обеспечения системы управ­ления производством всеми необхо­димыми данными; интенсивность использования всей информации в целом или ее отдельных видов при решении управленческих задач, при­нятии решений и т. д.; полнота ис­пользования информации; направ­ленность (целенаправленная инфор­мация для использования в опреде­ленных подразделениях при реше­нии конкретных задач; многоцелевая и многофункциональная).

Кроме перечисленных оценок, да­ющих представление о полезности использования информации в системе управления того или иного производства, в анализе рассматривается своевременность поступления информации, степень приспособлен­ности ее к различным видам обра­ботки, удобство и экономичность пользования в рамках данного АП.

По этому, насколько полезной для данной системы управления окажется вся совокупность разнообраз­ной и разнохарактерной информации, можно будет судить об уровне информационного обеспечения с уче­том данной направленности. При соответствии всех оценочных пока­зателей установленным требованиям потребительские качества информа­ции, ее полезность для определен­ной системы управления будут вне сомнения. Здесь умышленно подчер­кивается полезность информации для системы управления конкрет­ного АТП, АТО и т. д. Дело в том, что понятие полезности информации вообще и относительно конкретной системы управления — вещи разные. Так, в различных типах автопред­приятий (грузовых, автобусных, так­сомоторных), на различных уровнях управления с наибольшей пользой применяются определенные виды ин­формационных данных.

Из названных выше пяти пока­зателей состояния информации в по­требительском аспекте особо следует остановиться на показателе доста­точности информации. По этому показателю нередко возникают спо­ры и разногласия, что считать дос­таточной информацией. На наш взгляд, наиболее правильным мо­жет быть такой ответ.

Достаточная информация — это информация в минимально необхо­димом объеме, требуемая для эффек­тивного решения задач, подготовки и принятия управленческих решений в конкретном производстве и дан­ной ситуации. Такое определение достаточной информации хотя и устанавливает ее четкие формы, однако не позволяет иметь единый эталон для сравнения. С введением комплекса государственных стандартов

Таблица 7.1. Информационная карточка документа

Наименование документа: месячный план перевозок по бригадам и колоннам

Отдел плановый. Исполнитель – экономист. Операция – разработка.

Число различных экземпляров 4, копий 4, частота составления – ежемесячно.

Наименование операций	Число	Норма времени, мин	Коэффици-ент перевода	Суммарная трудоемкость, мин	Примечание
Простые записи Логические действия Поиск сведений Арифметических действий (всего) В том числе: сложений вычитаний умножений делений И т о г о по всем операциям	123 1 -- 273 55 22 149 47 397	0,05 0,05 0,50 0,040 0,45 1,60 2,20 --	0,9 -- -- 0,9 0,9 0,9 0,9 --	5,4 0,1 -- 19,8 8,9 214,56 93,06 341,82

по управлению производством и разработкой «Паспорта системы управления предприятием (объеди­нением)» для успешной реализации преобладающего большинства задач, решаемых аппаратом управления в ходе их практической деятельности, вполне достаточной будет информа­ция, содержащаяся в таком паспор­те. Такой вывод вполне закономерен, поскольку в паспорте имеются в пол­ном объеме следующие данные: рек­визиты системы управления; типы и число структурных подразделений; основные показатели производства и системы управления в динамике за ряд лет; состав и характеристика це­левых и функциональных подсистем, а также подсистемы линейного руководства; состав и характеристи­ка подсистем обеспечения управле­ния производством; сведения о внед­рении передового опыта организации управления; характеристика степени развития в данном АТП (АТО) раз­личных методов управления; основ­ные показатели эффективности про­изводства и управления.

Следующим направлением анализа ин­формационного обеспечения является струк­турный (синтаксический) анализ. Такой анализ позволяет определить, какие преобразования происходят в управленческой информации с момента ее возникнове­ния до того времени, когда ею прекращают пользоваться. Преобразования информации (суммирование, усреднение, агрегирование обобщение и т. д.) не всегда носят требуемый характер, нередко приобретают излишне ус­ложненные формы.

Структурный анализ представляет собой сложную и кропотливую работу с большим массивом информационных данных, которые необходимо проверить с позиций соответст­вия составу и содержанию управленческих решений и задач, степени усреднения, агре­гирования и т.д.

При всех прочих условиях инфор­мационное обеспечение любого про­изводства должно отвечать требо­ваниям экономичности. В этой свя­зи анализ затрат труда, средств, материалов и других ресурсов, связанных с организацией и практичес­ким использованием информационного обеспечения в системе управления, является крайне необходи­мым.

Итоги анализа информационного обеспечения во многом зависят от организации его проведения и по­рядка работы с исследуемой инфор­мацией. На самой начальной стадии, в ходе обследования информаци­онного обеспечения на АТП (АТО, ТТУ) изучают документированную и недокументированную информацию, характер ее построения, потоки движения, причины возникновения и т.п. При этом в поле зрения находится информация, связанная с управлением производством и производственно-хозяйственной деятельностью. Главный источник получения требуемых сведений при обследовании - это документ. Но не исклю­чается проведение непосредственного опроса работников управления, осо­бенно при выявлении объемов недо­кументированной информации. Для этого применяется опросный лист (табл. 7.1.)

Чтобы приступить непосредст­венно к анализу информационного обеспечения, необходимо после об­следования на каждый документ иметь заполненную информационную карточку (табл.7.2). К. карточке прилагается один экземпляр доку­мента, выполненный по установлен­ной форме. Если документ прохо­дит обработку в нескольких под­разделениях, то информационная карточка заводится по каждому подразделению. Для удобства поль­зования при анализе заполненные карточки документов комплектуют в картотеку, где они группируются по различным признакам (по под­разделениям, видам информации, длительности пользования и т. д.). Непосредственно анализ инфор­мационного обеспечения начинается с характеристики и оценки факти­ческого состояния информации в подразделении с учетом требуемых признаков. После этого устанав­ливают эталонное состояние ин­формационного обеспечения приме­нительно к данному производству и системе управления.

Путем сопоставления фактичес­кого и эталонного состояний инфор­мационного обеспечения в отдельном подразделении или на предприятии в целом определяют отклонения и причины, вызвавшие их. Завершающая стадия анализа состоит в опре­делении основных направлений со­вершенствования информационного обеспечения с учетом выявленных не­достатков в его построении.