Глава 7. Анализ информационного обеспечения системы управления автотранспортным производством

7.1. Роль и значение информации в управлении производством

В действующих Государственных стандартах СССР содержатся ос­новные положения по обеспечению управления. Одним из первых в этих положениях значится инфор­мационное обеспечение. Под ин­формационным обеспечением пони­мается организация целенаправлен­ных массивов информации и инфор­мационных потоков, а также систе­ма сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации в целях анализа полученных данных, подготовки, и принятия управлен­ческих решений органами управ­ления производством (АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министерствами). Целью информационного обеспечения управления АП является своевременное и бесперебойное представление аппарату управления необ­ходимой и достаточной информации для принятии таких решений, кото­рые обеспечивают высокую эффективность и качество работ АП. В современных условиях инфор­мационное обеспечение призвано выполнять ряд разноплановых и разнохарактерных задач, наиболее существенными из которых являют­ся следующие:

выявление, регистрация, обра­ботка и выдача данных, которые характеризуют фактическое положе­ние дел в производстве и управ­лении;

определение отклонений факти­ческих показателей производства от предусмотренных планом;

обработка полученных данных о процессах производства и управле­ния с учетом задач и специальных функций управления АТП;

рациональное распределение ин­формации между руководителями, отдельными подразделениями и ис­полнителями с учетом их непосредственного участия в управлении производством;

оперативное и точное информи­рование всех подразделений, ра­ботников управления и производст­венного персонала предприятия о принятых решениях, задачах, связан­ных с их реализацией, и ходе их вы­полнения;

обеспечение аппарата управления АП информацией о новейших дос­тижениях отечественной и зарубеж­ной науки и практики в облас­ти управления производством и в смежных областях знаний.

Сложность практической реали­зации перечисленных выше задач определяется тем, что при их вы­полнении должны соблюдаться кон­кретные условия. Так, для подготов­ки и принятия управленческих реше­ний и других вопросов должна пре­доставляться только необходимая информация и в достаточном объеме. Следовательно, информационное обеспечение должно обладать свойствами фильтрации и точной дозировки направляемой в систему уп­равлении информации.

Важным условием является необ­ходимость предоставления точной, достоверной, своевременной инфор­мации, к тому же соответствующим образом упорядоченной и удобной для пользования всеми, кому она предназначена. Каждому уровню управления следует предоставлять информацию с требуемой степенью детализации, кроме того, она должна быть адресована только потребите­лям.

Современные условия, всемерное усложнение задач управления тре­буют чаще и в больших объемах использования интегрированной ин­формации, а следовательно, интегри­рованной организации процессов ее преобразования и передачи.

Как известно, фактор времени играет важную роль в управлении АП, это выдвигает дополнительные требования к организации и со­держанию информационного обеспе­чения. В частности, необходимо стро­гое согласование во времени про­цессов сбора, хранения, переработ­ки и передачи управленческой ин­формации с процессами производст­ва и управления. В силу высокой трудоемкости, большого значения и роли, занимаемой в системе управ­ления АП, информационное обеспе­чение должно быть ориентировано на использование современных средств механизации и автоматиза­ции получения, обработки и хране­ния данных.

Анализ информационного обес­печения требует знания того, как оно организовано в конкретной системе управления. Нужно иметь ясное представление о роли и зна­чении информации в управлении АП.

Слово информация в широком смысле означает сведения, данные, новости. Если говорить об управленческой информации, то это сведения, имеющие отношение исклю­чительно к управлению производством. Близ­ким к управленческой информации является термин производственная информация. Информация является одновременно и «сырьем» и «продуктом» управленческой деятельности. В качестве «сырья» информация представляется, когда многочисленные сведе­ния и данные используют для подготовки и обоснования соответствующих решений. Как готовый «продукт» информация фигурирует в принятых и реализуемых решениях, управленческих документах, адресованных для исполнения соответствующим аппратам управления и отдельным исполнителям.

Полноценная, отвечающая всем современным требованиям информа­ция является прочной базой высо­коорганизованного и эффективного управления. По этой причине управ­ление без использования информа­ции малоэффективно и практически бесполезно. Не случайно академик А. И. Берг признал процессы управ­ления производством тождествен­ными процессами обмена информацией¹.

В силу специфики и отличитель­ных особенностей автотранспортного производства, основной процесс ко­торого — перевозки осуществляется за пределами АТП, АТО, полное отсутствие или недостаточность ин­формации в большей степени ос­ложняют управление по срав­нению с производствами в других от­раслях народного хозяйства. Управ­ление АП в этой связи должно основываться на полной, достовер­ной и исчерпывающей информации о состоянии производства и взаимо­отношениях с обслуживаемой клиен­турой, поступающей на соответству­ющие уровни управления и в со­ответствующие подразделения.

Непрерывность потока информа­ции означает поступление ее ап­парату управления, принимающему решения с необходимой дискрет­ностью в установленное время. Дискретность поступления информа­ции еще более подчеркивает, что информация должна более интенсивно поступать в орган управления к моменту его самой активной работы, т. е. когда подготавлива- ются и принимаются решения. Полнота информации подразумевает поступление ее на соответствующие уровни управления в таком количестве и при таком ее качестве, которое обеспечивает возможность оперативного принятия обоснован­ных решений.