Глава 8. Анализ документации и документооборота системы управления автотранспортным производством.

8.1. Управленческая документация автотранспортных предприятий и организаций

Значительную часть информационного обеспечения АТП и автотранспортных организаций составляет документированная информация. IIо этой причине анализу характера и построения используемой в них документации, а также состояния документооборота системы управле­ния посвящена отдельная глава.

Чтобы правильно понять задачи и содержание анализа документации и документооборота, заметим, что в системе управления АП постоянно и непрерывно циркулирует большое число документов. При этом пред­приятия и организации автотранспорта в процессе своей повседневной деятельности сами создают документы, получают их от других, обмени­ваются документами, обрабатывают их и хранят. Таким образом, преобладающая часть деятельности управленческого персонала прямо или косвенно выражается в работе с различного рода документами.

Циркуляция документов в системе управления министерства автомо­бильного транспорта республики по­казано на рис. 8.1.

Работа аппарата управления с документами, использование их в повседневной практике, несомненно, приносит пользу, но одновременно при этом возникает ряд проблем. Среди них проблемы, связанные с уменьшением общего числа цирку­лирующей документации, снижением! высоких темпов прироста ее объемов, устранением дублирования в содержании отдельных повышением уровня формализации необходимых данных в управленческих документах и др.

Трудности, с которыми сталкиваются АТП, АТО и другие в ходе работы

с документами и организации документооборота, связаны налаживанием чёткой системы поиска, обработки и хранения документов, а также с формированием рационального документооборота.

Задачи анализа документации и документооборота требуют особенно четкого определения этих понятий.

Документом называется мате­риальный объект, содержащий ин­формацию в зафиксированном виде. Документация — совокупность доку­ментов, посвященных отдельному вопросу, явлению, процессу, пред­приятию, организации или лицу.

Вся многоликая масса докумен­тации, используемой в современном производстве (включая автотранс­портное), подразделяется на четыре основные группы: техническая, научная, общеинформационная и управ­ленческая. Интересующая нас в первую очередь управленческая документация представляет собой системы информации, возникшей и используемой исключительно в области управления производством.

Важнейшим свойством документа является то, что он — носитель ин­формации. Качество этой информа­ции определяет ценность документа, его место среди других материалов, отношение к нему в процессе прохо­ждения в различных подразделениях производства. Одновременно доку­мент представляет собой определен­ное свидетельство и доказательство, т. е. имеет юридическую силу, что очень важно для управленческой деятельности.

Свое назначение служить эффективным и полноценным источником информации для аппарата управления документ может лишь в том случае, если целиком будет отвечать установленным требованиям. Они вытекают из действующего законодательства, норма­тивных актов, государственных стандартов и правил, действующих в отрасли. Любой управленческий документ должен:

1) издаваться полномочным органом или должностным лицом, обладающими соответствующими правами,

2) составляться по установленной форме;

3) быть достоверным и основываться на фак­тах;

4) полностью соответствовать задачам системы управления данным производством;

5) нести в себе элементы конкретных указаний, рекомендаций или предложений.

Используемые в управлении АТП документы систематизируются классифицируются по многим признакам. Это позволяет упорядочить учет, обработку, передачу, составление документов и пользование ими. Основная цель, которую предусматривают при проведении классификации документов - это четкое выявление их основных особенностей правильное толкование и оценка их значимости, установление объективных связей с процессами управления. В соответствии с действующими ГОСТ 6.38 — 72, ГОСТ 6.39 — 72 документы можно разделить на три основные группы: организационные, распорядительные и информационно справочные.

В состав организационных документов входят положения, уставы, инструкции и другие документы. регламентирующие деятельность автотранспортных предприятий и организаций и органов управления ими. Распорядительные документы — это приказы, распоряжения, постановления, протоколы и т.п. Информационно-справочные документы включают письма, телеграммы, сводки, отчеты, ведомости, справки и т. д.

Положение представляет собой не только управленческий, но и юридический документ, в котором определен порядок образования, роли деятельности, основные задачи, структура и функции АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министерства, а также их структурных подразделений. Положения составляются при создании новых предприятий и организаций, а в дальнейшем только пересматриваются, дополняются и уточняются. Положе­ния о структурных подразделениях АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министерств разрабатывают руководители этих подразделений, каждый для своего отдела, службы и т. д.

Устав является юридическим актом, в котором оформлено образование автотранспортной системы, организации или предприятия. Так, Услав автомобильного транспорта РСФСР регулирует деятельность АТП и организаций автомобильного транспорта, также предприятий, организаций и отдельных граждан, которые пользуются услугами автотранспорта. Устав регламентирует практически все основные вопросы организации перевозок грузов и пассажиров.

Уставы АТП и АТО разрабатываются на основе типовых уставов, созданных для однотипных групп производств.

В развитие Устава автомобильного транспорта министерства автотранспорта союзных республик разрабатывают правила перевозок, в которые органически включаются и вопросы управления. Так в Правилах организации пассажирских перевозок на транспорте, изданных Минавтотрансом РСФСР в 1983 г., имеется раздел, посвященный организации диспетчерского управления движением автобусов и автомобилей-такси.

Инструкция — документ, издаваемый министерством автотранспорта, регламентирующий порядок действий аппарата управления по выполнению определенных функций.

Самыми распространенными распорядительными документами являются приказ и распоряжение. Приказы отдаются только руководителями ТП, АТО, ТУ, ТТУ, министерства на правах их единоначалия и в пределах представленных полномочий. Они являются важным средством оперативного руководства работой подразделений и предприятия в целом. Они могут издаваться в порядке личной инициативы руководителя и в порядке исполнения постановлений, приказов и распоряжений вышестоящих органов.

Все приказы можно подразделить на две большие группы:

1. касающиеся общих и организационных вопросов управления производством;

2. по личному составу или кадровые приказы.

Распоряжения составляются от имени руководителя АТП, АТО, ТУ, ТТУ или министерства, содержат менее важные ответственные воп­росы и подписываются заместителя­ми соответственно - директора, начальника, министра. Распоряже­ния рассчитаны на определенный срок, по истечении которого их дейст­вие прекращается.

Постановления и протоколы как разновидность распорядительных до­кументов широко используются в практике управления АП. Чаще постановления издаются органами государственного управления (Сове­том Министров СССР и советами министров союзных и автономных республик). На местах постановле­ния издают общественные организа­ции, конференции, совещания и соб­рания.

Протоколом - называется документ, в котором точной и лаконичной за­писью удостоверяется определенный факт. Обычно протоколы оформляют­ся в процессе работы совещаний.

Самым распространенным информационно-справочным документом является деловое письмо. Это доку­мент, посредством которого происхо­дит обмен информацией между предприятиями и организациями автотранспорта и обслуживаемой клиентурой, отдельными лицами. Деловые письма долгу службы составляют практически все работ­ники аппарата управления АТП, АТО, ТУ, ТТУ министерств. В ходе анализа необходимо иметь в виду, что хотя подготовка деловых писем и ответы на них являются сравнитель­но несложным делом, однако в общем комплексе работа с управленческими документами именно здесь имеет место наибольшее число нарушений и недостатков. Эти недостатки проявляются при подготовке текстов, в порядке оформления писем отправителями и при обработке – получателями.

Письма и телеграммы, как правило, требуют ответа со стороны тех, к кому они адресованы. В соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. «О порядке рассмотрения предложе­ний, заявлений и жалоб граждан», постановлением Президиума Верхов­ного Совета СССР «О порядке рас­смотрения писем депутатов Верхов­ного Совета СССР» и другими дирек­тивными документами установлены предельные сроки ответа на письма и телеграммы, направляемые в пред­приятия и организации (в том числе системы автомобильного транспор­та). За нарушение этих сроков к виновным применяются соответству­ющие санкции.

Несколько слов о таких документах, как сводки, отчеты, ведомости и справки. Эта группа информационно-справочных докумен­тов характерна тем, что имеет очень широкое распространение, постоянно находится в пользовании и требует значительных затрат времени на обработку.

Документы не рекомендуется держать в разрозненном виде, так как это затрудняет пользование ими. Поэтому группы докумен­тов, относящихся к определенному вопросу или функции управления, помещают в отдельную обложку и называют делом. Все дела данного подразделения или предприятия в целом систематизируют в определенном поря­дке по списку, который получил название «Номенклатура дел»

Пользование управленческими документами в значительной степени упрощается, если в них содержатся все необходимые реквизиты. Реквизи­ты — это обязательные данные, кото­рые должны проставляться в доку­менте согласно соответствующим требованиям. Главными реквизитами являются: наименование документа (приказ, справка), точная дата его выхода, подписи, грифы утверждения и согласования и т. д. Совокупность всех реквизитов, расположенных в установленном порядке, носит назва­ние формуляра документа.

Для рациональной организации работы с управленческими документами большое значение имеют и другие формы классификации. Так применяется деление документации на систематизированную и несистематизированную. В соответствии с функциями управления документы подразделяют на первичные, учетные, плановые, отчетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.