7.2. Характеристика информационного обеспечения автотранспортного производства

С учетом рассмотренной выше сущности и назначения информа­ционного обеспечения его характе­ристика должна выполняться с различных позиций, раскрывая тем самым многие черты и оттенки работы аппарата управления с ин­формацией. Одним из важных эле­ментов характеристики является ор­ганизация информационного обеспе­чения АП, которое включает ор­ганизацию: системы сбора, хране­ния, переработки и передачи ин­формации; потоков информации; массивов информации.

Каждая из обособленных групп организации информационного обес­печения призвана решать определен­ный круг вопросов. Так, организа­ция системы сбора, хранения, пере­работки и передачи информации обеспечивает: последовательное вы­полнение процессов сбора, хране­ния, переработки и передачи ин­формации; соблюдение принятой тех­нологии обработки и прохождения информации по подразделениям; необходимый уровень оснащения подразделений и предприятия в це­лом соответствующими средствами обработки информации; рациональ­ное распределение между подразде­лениями и службами АТП, АТО всех работ, связанных с использованием информации; своевременную налад­ку и обслуживание технических средств обработки и передачи информации, обучение аппарата управле­ния работе с информацией и использованию технических средств.

Ответственные задачи выдвигаются в настоящее время перед организацией потоков информации внутри АТП, АТО ТУ. ТТУ, Минавтотранса. Рациональное формиро­вание и упорядочение циркулирую­щей информации в потоки является непременным условием, без которо­го трудно представить организацию информационного обеспечения на должном уровне. Благодаря орга­низации потоков информации уда­ется точно установить, кто явля­ется источником и потребителем информации, насколько соответству­ет источник и потребитель информа­ции тем функциям и задачам, кото­рые они выполняют в системе управ­ления АП.

При организации потоков ин­формации в рамках конкретного производства точно определяется состав информации по направлени­ям, периодичность ее циркуляции между подразделениями, а также вид и форма представления. Осо­бое внимание должно быть уделено вопросу унификации форм докумен­тов, полному исключению использо­вания таких форм, которые не пре­дусмотрены действующими ГОСТ­ами на управленческую документа­цию. Организация потоков инфор­мации требует соблюдения установ­ленных процедур и порядка работы с документами, начиная с момента составления документа и кончая утверждением у соответствующего руководителя. При этом и промежу­точные стадии работы с докумен­тированной информацией - оформ­ление, регистрация и согласование должны оформляться в определенном порядке.

В крупных автотранспортных системах, таких как министерст­ва автомобильного транспорта союз­ных республик организация инфор­мационного обеспечения строится на базе массивов информации. Орга­низация таких массивов ставит информационное обеспечение АП на качественно более высокий уровень, обеспечивающий создание систем интегрированной обработки данных (СИОД).

В характеристике информацион­ного обеспечения АП особо долж­на быть выделена следующая де­таль в создании и функциониро­вании информационного обеспечения принимают участие практически все подразделения и службы. Однако практика показывает, что такое долевое участие не всегда соответ­ствует тому месту и роли, которую призван решать отдел, цех или служба в реализации функций управ­ления данным АТП. Более того, не­редко в организации информацион­ного обеспечения АП отсутствует должная координация усилий раз­личных подразделений. Попытки от­дельных руководителей АТП возло­жить миссию координации на одного из своих заместителей, как правило, заканчиваются неудачей. В то же время из-за отсутствия четкой коор­динации в организации информа­ционного обеспечения и в результате немеханизированной обработки больших объемов управленческой ин­формации довольно значительная часть ее (до 40%) циркулируют без определенной пользы. Иными словами, многие управленческие ре­шения, которые нашли отражение в соответствующих документах, ока­зываются невыполненными посколь­ку на документ никто не реагировал.

Информацию справедливо при­числяют к ресурсам управления, имеющим такое же важное значе­ние, как энергетические, материаль­ные, финансовые и трудовые ре­сурсы производства. При усилении концентрации АП воздействие хоро­шо отлаженного информационного обеспечения настолько велико, что при благоприятных условиях равноценно р,чти том но получению дополните.¹!!.тих денеж­ных средств, единиц подвижного состава, топлива, запасных частей и т. п. Своевременное поступление руководству АТП, АТО, ТТУ нуж­ной информации ликвидирует воз­никшую неопределенность ситуации в системе управления производст­вом, позволяет разумно использо­вать внутренние резервы.

Практика работы грузовых и пассажирс­ких АТП, АТО и ТТУ показывают, что при­чин, снижающих влияние информации на ход управления производством, немало. В первую очередь, это нарушения и отступле­ния от правил сбора и фиксации информации, в результате происходит утечка определен­ной части информации, искажение ее, про­никновение ненужных и нетребуемых сведе­ний и данных. Основным источником получе­ния первичной информации на предприятиях и объединениях автомобильного транспорта является путевой лист. На основе путевых листов и документов, являющихся производ­ными от него, строится вся система производственной и управленческой информации авто­мобильного транспорта. Если учесть, что только на автомобильном транспорте об­щего пользования ежедневно получают и обрабатывают более 10 млн. путевых листов, то нетрудно представить как даже незначи­тельная погрешность может оказывать вли­яние на поведение управляющей системы.

Вторая причина наблюдаемого в ряде производств падения воздействия информации на результативность управления заключается в недостатках используемых систем обработ­ки информации. Нередко они слабо при меняют современные средства механизации вычислительных работ, не обеспечивают опе­ративного представления аппарату управле­ния всей необходимой информации.

Продолжая анализ наиболее рас­пространенных и часто встречающих­ся недостатков в организации инфор­мационного обеспечения на АТП и АТО автотранспорта, следует отме­тить как распространенное явление сбои и несогласованность в переда­че информации из подразделения в подразделение. В результате протя­женность пути следования информа­ции до потребителя удваивается и даже утраивается. К. сожалению, указанные выше недостатки прояв­ляются, несмотря на то, что прак­тически во всех министерствах автомобильного транспорта союзных республик определены структурно-информационные связи всех органов управления автотранспортным производством, всех подразделений АТП, АТО, ТУ, ТТУ.

Информационное обеспечение системы управления автотранспорт­ным производством предусматривает широкое использование самых раз­нообразных видов информации в та­ком объеме и сочетании, которое требуют специфические особенности и условия каждого конкретного про­изводства.

Множественность и разнообразие раз­личных видов информации требует их груп­пировки по следующим признакам:

по аспектам управления — на производст­венную, экономическую, техническую, техно­логическую, правовую, организационную, со­циальную и психологическую;

по функциям управленческой деятель­ности — на информацию, относящуюся к те­кущему планированию, перспективному пла­нированию, оперативному управлению пе­ревозками, организации перевозок, организа­ции ТО и ТР, координации работы под­разделений, руководству коллективом, контро­лю исполнения принятых решений, специаль­ным функциям управления и т. д.;

по отношению к управляемому объекту — на внешнюю и внутреннюю (внутрипроиз­водственную);

по роли, выполняемой в системе управ­ления — на директивную, нормативную и аналитическую;

по степени агрегирования — на простую, усредненную и интегрированную;

по характеру замены и обновления — на постоянную, переменную, длительного и кратковременного хранения, оперативную, циклическую и периодическую;

по степени преобразования – на первич­ную, производную и обобщенную;

по способу специальной обработки и представления — на оперативно-производ­ственную, статистическую, бухгалтерскую.

При формировании и функцио­нировании информационного обеспе­чения в системе управления АП каждый из вышеназванных видов информации занимает положенное ему место, начинает активно дейст­вовать и полностью исключается из сферы воздействия на управ­ляемый объект по мере реализации управленческого цикла. Здесь особо следует выделить прямую (команд­ную) и обратную информацию. Прямая информация характерна тем, что исходит из управляющей системы и воздействует на управляемый объект. Обратная информация отражает реакцию управляемого объекта на воздействия со стороны управляющей системы. Разумеется, прямая и обратная информация представляют особый интерес в ходе анализа информационного обеспече­ния, поскольку в ней как в фокусе отражается результативность ис­пользования информации в управ­лении АП.

В организации информацион­ного обеспечения в виде самостоя­тельного раздела должна находить­ся информация, характеризующая саму систему управления, органи­зацию управления производством. Без такой информации трудно су­дить о том, насколько эффективны применяемые в данных АТП, АТО, ТУ, ТТУ формы и методы управ­ления производством.

В заключение представленной характерис­тики различных видов информации необходимо сказать о так называемой априорной информации, которой располагает каждый ра­ботник аппарата управления на основе своего личного опыта, полученных при обу­чении в вузе ли техникуме знаний и навыков, а также сведений, получаемых в процессе повышения квалификации и самообразова­ния. Характерной особенностью такой ин­формации является то, что она в наивыс­шей степени оперативна. Руководитель или специалист может мгновенно дать ответ, справку, заключение, не прибегая к поис­ку новых сведений, поскольку он хорошо знает, что его вывод или мнение являются бесспорными. Недостаток априорной информа­ции состоит в том, что она часто не фикси­руется. Кроме того, априорные высказывания отдельных работников управления, не имею­щих достаточного опыта и знаний, носят субъективный и недостоверный характер.

Традиционно сложившиеся фор­умы организации информационного обеспечения систем управления авто­транспортным производством на всех уровнях в целом отвечают поставленным перед ними задачам. Однако дальнейшее развитие и совершенствование ОУАП требует определенного отхода от усредненных данных, от сведений, отражающих вчерашние результаты, по которым иногда бывает трудно и даже невозможно что-либо исправить. В перспективе инфор­мационное обеспечение УАП должно включать и определенную часть ин­формации прогнозного характера, которая даст возможность руководителю и его аппарату предвидеть события ситуации (особенно кри­тические и конфликтные) в организации и управлении производством.

В силу специфики автотранспорт­ного производства информационное обеспечение на предприятиях и в ор­ганизациях автотранспорта строится по двум основным направлениям. Первое связано с организацией уп­равления перевозочным процессом, второе — с организацией управления технической эксплуатации подвиж­ного состава (проведением ЕО, ТО-1, ТО-2, СО и ТР).

Как отмечалось выше, главным источником образования первичных данных в управлении перевозками является путевой лист. Он пред­ставляет собой уникальный доку­мент, в котором содержится плано­вое задание, четко устанавливается объект и режим работы. Имеется в нем и командная информация, определяющая время выезда из АТП, время прибытия на место погрузки и т. д. На основе путевого листа формируется ряд производственных документов, каждый из которых, в свою очередь, является носителем информации о производ­ственно-хозяйственной деятельности АТП и АТО. Суммированная ин­формация по всем предприятиям и объединениям, подведомственным ТУ, характеризует уже результаты его деятельности. Синтез результатов ра­боты всех транспортных управлений данного министерства — есть итог деятельности автотранспорта об­щего пользования республики.

Информационные системы управ­ления на уровне отдельного АТП или АТО состоят из информацион­ных систем подразделений, имею­щихся в их составе. Информаци­онные системы производственных единиц контактируют и перекрещиваются с информационными системами вышестоящих органов хозяйственного и административного управления, а также общественных организаций.

Практика показывает. что не все виды информации активно используются в системе управления производством. Так, большая часть первичной информации идет на образование экономической и статистический информации. Примерно 3/4 всей информации каждого АТП составляет экономическая ин­формация. Однако только половина ее ис­пользуется непосредственно в управлении производством. Часть экономической инфор­мации носит чисто справочный характер, а остальная оседает в отчетах и сводках и не оказывает влияния на характер принимаемых решений.

Было бы неправомерно делать вывод о том, что аппарат управ­ления не стремится полнее исполь­зовать экономическую информацию при подготовке, обосновании и при­нятии решений. Довольно часто та­кая информация не используется по причине запаздывания ее, в резуль­тате чего многие нужные сведе­ния устаревают и становятся непри­годными. На некоторых АТП из-за отсутствия современных средств ме­ханизации обработка информации настолько затягивается, что прохож­дение отдельных документов, сводок и форм от подразделения к под­разделению требует в среднем от 5 до 10 дней.

В современных условиях, с раз­витием самостоятельности АТП и повышением их ответственности за эффективность и качество работы, использование экономической инфор­мации в решении вопросов про­изводства и управления будет не­изменно повышаться.

На передовых АТП и АТО приня­та система информационного обе­спечения, основанная на выделении из всей системы управления ряда функционально-автономных под­систем. Данный принцип формиро­вания информационного обеспечения позволяет наладить эффективное снабжение всех подразделении и служб информацией.