6.2. Задачи анализа структур управления

В соответствии с изложенными вы­ше общеметодическими положения­ми успешное проведение анализа структур управления во многом зависит от четкого определения це­лей и задач такой аналитической про­работки.

При этом следует иметь в виду, что наибольший эффект может быть обеспечен на основе программно-целевого подхода к исследованию организационных структур управления. Именно такой подход позволяет отчетливо видеть проблему создания рациональной структуры управления АП во всех ее деталях.

Надо сказать, что актуальность данной проблемы на сегодняшний день определяется рядом моментов. Прежде всего, до недавнего време­ни, вопросам совершенствования структур управления с позиций тео­рии, методологии и практики уделя­лось явно недостаточно внимания. Это порождало многие недостатки в ОУАП и влекло за собой снижение его эффективности и качества. Далее заметим, на автомобильном тран­спорте пока еще не выработана достаточно апробированная методика исследования структур управления, на основе которой можно было бы формировать рациональные структу­ры для действующих и вновь созда­ваемых АТП, А ТО, ТУ и т. д. Не сле­дует забывать также, что директив­ными органами перед автомобиль­ным транспортом поставлены задачи дальнейшей концентрации произ­водства, централизации управления за счет ликвидации мелких, нерен­табельных автохозяйств и создания автотранспортных объединений. Сле­довательно, необходимо очень точно давать нужное организационное строение таких объединений, избегая излишеств в формировании штатов управленческого персонала.

И еще одна деталь, характеризую­щая важность, актуальность созда­ния рациональных структур управ­ления нашими производствами - это требования научно-технического прогресса, широкое внедрение новых форм организации труда, бригадно­го подряда, новейших средств вычислительной техники и оргтехники.

Не только теория, но и практика, сама жизнь, показали, что без все­мерной рационализации структур уп­равления их упорядочения нельзя рассчитывать на реальный переход к интенсификации производства и по­вышение его эффективности.

В решении крупномасштабной про­блемы создания рациональной струк­туры управления целесообразно вы­делить ряд самостоятельных задач:

1. Осуществить исследование и всесторонний анализ структур управ­ления определенных объектов (АТП, ТО, ТУ и т. д.). При этом следует основание выбрать объект исследования; дать детальную характерис­тику объекта исследования и его структуры управления; сделать необходимые выводы и оценку положительных и отрицательных моментов в построении структуры управления ванным объектом.

2. Определить место и значение структуры управления в организации правления данным объектом. В данном случае нужно: методически правильно определить место и значение структуры управления; дать оценку соответствия структуры управления данному объекту.

3. Систематизировать и изучить существующие методические подходы к созданию и совершенствованию структур управления путем: класси­фикации применяемых методических подходов; анализа различных подхо­дов; отбора наиболее приемлемых и целесообразных подходов для использования на последующих эта­пах разработки рациональных струк­тур управления данным объектом.

4. Непосредственно разработать методику создания рациональных структур управления: дать общие контуры и принципиальные позиции формирования структур управления; выработать типовые варианты строе­ния структур управления для объек­тов различных классов.

5. Наметить пути дальнейшего совершенствования структур управле­ния в условиях использования совре­менных ЭВМ и технических средств управления.

Цели и задачи анализа структур управления не всегда ограничивают­ся тем, что непосредственно связано с формированием структур управле­ния и их построением. Чаще цели и задачи анализа СУ значительно ши­ре. Это объясняется тем, что их основное назначение состоит в рацио­нальном распределении и закрепле­нии за органами управления авто­транспортным производством и их подразделениями всего комплекса задач, функций и методов управле­ния, необходимых для успешного ру­ководства производственно-хозяйст­венной деятельностью. Кроме того, структуры управления служат на­дежным средством обеспечения необ­ходимого единства руководства, строгой согласованности в действиях аппарата управления, четкой коорди­нации целей, задач и функций раз­личных подразделений.

Из сказанного напрашивается вы­вод о том, что в более широком смысле и понимании анализ структуры управления предполагает постановку анализа целей и функций тех подразделений, которые включены в структуру данного автотранспортного производства. Именно знание целей и функций подразделения в целом и каждого сотрудники аппарата управления в отдельности позволяет более объективно судить о характере построения СУ.

В анализе структур управления важное место занимает метод сравне­ния, при котором анализируемая структура сравнивается с эталонной. В качестве эталона берется вариант рациональной СУ, который признан образцом и к которому следует стре­миться структурам реально сущест­вующих АТП. В свою очередь, рациональной структурой следует считать такую, которая в полной мере отвеча­ет определенным требованиям (табл. 6.1).

Заметим, что по поводу типовых, эталонных, стандартных структур управления высказывалось немало возражений. Отмечалось, что струк­тура управления, разработанная индивидуально для конкретного производства, лучше и полнее отра­жает его специфику и особенности. С таким доводом трудно не согла­ситься. Но нужно помнить и о том, что в каждом стремлении индиви­дуализировать структуру управления проявляются и отрицательные пос­ледствия для управления производст­вом. В анализе без эталонных струк­тур обойтись невозможно, не с чем будет сравнивать СУ анализируемого объекта.

Представленный в табл. 6.1 пере­чень основных требований, предъяв­ляемых к рациональной структуре управления, говорит о их многообра­зии и разнохарактерности. На первое место выдвигается требование, сог­ласно которому состав подразделе­ний в структуре управления любым АТП должен быть экономически оправдан. Это значит, что излишест­ва в построении аппарата управле­ния недопустимы. В ходе анализа следует иметь в виду, что экономичный состав структурных подразделений можно обеспечить путем высокой четкости их формирования и приведения в строгое соответствие целевого назначения каждого подразделения фактическому набору функций, реализуемых в нем.

Таблица 6.1. Основные требования, предъявляемые к рациональной структуре управления автотранспортным производством и составу ее показателей (параметров).

Показа-тель стру-ктуры управ-ления	Направленность и содержание требования	Основное требование рационального содержания показателя СУ	Критерии соответ-ствия требованиям
Состав подраз-делений Система связей Иерар-хичность Масштаб управ-ляемости Уровень центра-лизации (децентрализации) решаемых задач Ответ-ствен-ность за решение Компози-ционное единство	Экономическая Организационная Социальная Техническая Технологическая Экономическая Организационная Социальная Техническая Технологическая Экономическая Организационная Социальная Техническая Технологическая Экономическая Организационная Социальная Техническая Технологическая Экономическая Организационная Социальная Техническая Технологическая Экономическая Организационная Социальная Техническая Технологическая Экономическая Организационная Социальная Техническая Технологическая	Экономичность состава структурных подразделений Четкость формирования структурных подразделений Соответствие квалификации работников структурных подразделений занимаемой должности Возможность использования в подразделении ТСУ, ОТ и вычислительной техники Четкое определение целей подразделений и их приоритета Экономичность системы связей Четкое разграничение между административными, функциональными и технологическими связями Исключение дублирования однородных по содержанию связей Возможность использования технических средств передачи информации Создание логически завершенного цикла обмена информацией между подразделениями Соблюдение допустимого соотношения между средними значениями показателя экономической ответственности и заработной платы сотрудников Сокращение излишней иерархичности как в целом по АТП, так и в составе отдельных подразделений Наличие продуманной системы продвижения кадров и повышения их квалификации Использование средств вычислительной и оргтехники на всех уровнях аппарата управления Сосредоточение на каждом уровне всех необходимых функций управления Соблюдение значения допустимого уровня экономической ответственности руководителя, оказывающего управленческое воздействие на подчиненных Поддержание масштаба управляемости в определенных рациональных пределах Обеспечение правильного распределения нагрузки между отдельными работниками аппарата управления Формализация процесса взаимоотношений между исполнителями и структурными подразделениями Определение объема функций, распределенных между различными подразделениями и отдельными исполнителями и последовательности их реализации Соблюдение экономических обоснований при централизации (децентрализации) функций управления Рациональное распределение структурных подразделений Наделение руководителей структурных подразделений всеми необходимыми правами для стимулирования руда сотрудников Создание централизованных подразделений для механизированной обработки первичной информации Определение компетенции линейных и функциональных руководителей Соблюдение рационального уровня показателя экономической ответственности подразделений и исполнителей Исключение двойственности подчинения структурных подразделений и исполнителей Моральная заинтересованность сотрудников в результатах своего труда Закрепление технических средств за подразделениями и регламентация их использования Четкое распределение, закрепление прав и обязанностей сотрудников в положениях и подразделениях и должностных инструкций Единство экономической политики предприятия Создание единых комплексов по управлению основным, вспомогательным и обеспечивающим производствами Простота восприятия сотрудниками структурной схемы управления АТП Создание логически завершенных вспомогательных схем подготовки и реализации управленческих решений и ситуаций с ориентацией их на механизированную обработку Упрощение процесса функционального управления и повышения его качества	Наличие оптимального со-става структурных подраз-делений аппарата управ-ления, определяемого на основе построения дерева целей функционирования АТП с учетом специфики работы данного предприятия Установление рационального количественного состава связей и их соотношения между структурными подразделениями с учетом специфики работы данного АТП Сокращение числа иерархических уровней до предельного и научного и научно обоснованного рационального значения Поддержание масштаба управляемости в пределах научно обоснованного значения показателя нормы управляемости по категориям функционального единообразия деятельности руководителя Распределение структур-ных подразделений в соответствии с оптималь-ными значениями показа-телей централизации управления АП Соблюдение неубывания и превышения среднего уровня показателя экономической ответственности над заработной платой сотрудников, выполняющих регламентированные функции при отсутствии двойственности их подчинения Графическое оформление структурных схем-блоков управления основным, вспомогательным и обеспечивающим производствами с обязательным выделением блока общего управления АТП и связей между ними

Важным требованием является обеспечение высокой экономичности системы связей, заложенных в СУ. Это предполагает необходимость обеспечения рационального коли­чественного состава связей, исключение дублирования однородных свя­зей, широкое использование техни­ческих средств управления (ТСУ) в управлении производством.

Структура автотранспортного производства не только является сложной, но и многоступенчатой. В силу этого многоступенчатой предс­тавляется и структура управления АП. Наличие большего или меньшего числа ступеней определяет соответст­вующую иерархию в структуре управления. Требование сокращения числа иерархических уровней до научно обоснованного предела явля­ется также исключительно важным и внимание к нему в процессе диаг­ностического анализа должно быть неослабным. Сокращение числа сту­пеней в системе управления АП от низового звена (автоколонны) до республиканского министерства автотранспорта не следует рассмат­ривать как простую административ­ную акцию. Только глубокий анализ фактически сложившегося в рамках данной СУ разделения управленчес­кого труда в части подготовки, обос­нования, принятия и реализации управленческих решений обеспечи­вает в этом деле необходимую обос­нованность и строгий порядок.

Структура управления АП харак­теризуется и таким параметром, как масштаб управляемости. Такая коли­чественная оценка состояния струк­туры управления предполагает под­держание масштаба управляемости в определенных продолах, при выходе из которых структура перестает отве­чать установленным требованиям.

Необходимо внимательно следить за значениями показателя нормы управляемости, устанавливаемого для каждого руководителя. Норма управляемости, как максимальное число работников, ко­торое можно закрепить за одним руководителем при условии эффектив­ного руководства с его стороны, обес­печивает достаточно полную загруз­ку руководящего состава. Одновре­менно она препятствует росту числа начальников и поддержанию ком­пактности структуры управления.

Уровень централизации и децент­рализации функций оказывает су­щественное влияние на структуру управления производством любого уровня. Централизация функций в условиях АП с его раздробленностью и низким уровнем концентрации име­ет особо важное значение. Благода­ря планомерной и последовательной работе по повышению уровня централизации решаемых в системе управ­ления задач, можно обеспечить более рациональное построение структур при уменьшении численности управленческого персонала и издержек на управление. В этой части анализ структур управления играет особую роль.

Конечно, децентрализация некоторых функций управления АТП и АТО не только будет сохраняться, но и в определенной степени усиливаться. По этой причине задача ана­лиза состоит в определении путей рациональ­ного сочетания централизации и децентрали­зации функций.

Структура должна реально обеспе­чивать отсутствие двойственности в подчинении работников управления и производственного персонала. При этом каждый руководитель, специа­лист, технический исполнитель дол­жен нести ответственность за решение (принимаемое, реализуемое и контролируемое). Четкое построение структуры управления исключает и другое негативное явление — двойст­венное подчинение структурных под­разделений. Одно из направлений анализа структур специально нацеле­но на выяснение характера подчинения подразделения соответствующим руководителям.

Структура управления реально существующего или проектируемого производства должна обладать определенным композиционным единством. Поскольку структура представляется в графической форме, то ком­позиция этого графического построе­ния дает зрительное восприятие по­ложительных и отрицательных сто­рон СУ. Хорошее композиционное строение структуры управления не только правильно воспринимается аппаратом управления, рабочими, ИТР и служащими, но и прочно откладывает в их памяти иерархи­ческие уровни, связи и подчинен­ность. Графическое изображение структуры создает у каждого работ­ника производства некоторый стерео­тип поведения в сложных отноше­ниях по управлению (работник знает, к кому обращаться по соответствую­щему вопросу, с кем следует вести согласование подготавливаемых проектов решений и т. д.). Графи­ческое оформление структур несет, таким образом, большую смысловую нагрузку, и это требует особого вни­мания при проведении анализа СУ.

При наличии определенных общих черт и свойств каждая система управления АП в известном смысле индивидуальна и характеризуется своей структурой, своей системой информационного, кадрового, техни­ческого и другого обеспечения. Не­сомненно это накладывает известный отпечаток на характер целей и пере­чень задач анализа структур.

Следует также учитывать, что в современных условиях в организации управления на автотранспорте проявляется развитие широкой спе­циализации АП в целом и его отдель­ных частей, а также интеграция и укрупнение производства.

Ярким выражением специализации АП явилось бурное повсеместное раз­витие централизованных перевозок важнейших народнохозяйственных грузов, создание специализирован­ных АТП, центров технического обслуживания, специализированных производств по восстановлению узлов и деталей автомобилей, специа­лизированных авторемонтных заводов и т. д.

Интеграция и укрупнение АП осу­ществляется в направлении образо­вания автокомбинатов, создания объединений, развития централизо­ванных эксплуатационных служб и др.

С учетом изложенного из общей совокуп­ности задач анализа СУ целесообразно вы­делить следующие:

определение соответствия СУ автотранспортного предприятия целям и направлениям его развития, а также особенностям функ­ционирования;

установление характера иерархической структуры управления АП;

характеристика состояния функциональной структуры управления АП;

выявление характера взаимосвязей в сис­теме управления АП.

В каждом конкретном случае ана­лиз СУАП может представлять собой определенный набор задач, в кото­рый помимо указанных выше будут входить и другие задачи. В ходе ана­лиза может несколько меняться пос­ледовательность аналитической про­работки представленных выше задач, при необходимости часть задач мо­жет не рассматриваться.