Тема 4: организация бланков и многоадресных (серийных) текстовых документов

Цепь работы: овладеть навыками подготовки и использования компьютерных бланков и организации однотипных (Form Letter) документов с помощью функции слияние (Mail Merge) между документом, содержащим основной текст и источниками переменного содержания отдельных элементов итогового документа (обращение, имя и адрес адресата и др.) и овладеть навыками подготовки сложных документов: разработка главного документа, организация сносок и примечаний, подготовка серийных документов, применение форм для организации сложных документов и др

Задание для самостоятельной работы

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на разные подходы в создании МНОГОАДРЕСНЫХ документов как с использованием мастера слияния, так и с помощью панели инструментов «Слияние».

1.Разработать документ и систему его копирования по нескольким адресам (многоадресный документ) на базе имеющегося архивного шаблона.

1.1.Сформировать основу документа для рассылки:

1. Активизировать новый документ.

2. В меню "Сервис" выбрать опцию "Письма и рассылки" и активизировать панель инструментов слияния, выделив в меню строку "Показать панель инструментов слияния" (обратите внимание , что панель будет пассивна до тех пор, пока ее функции не будут востребованы);

3. Подготовить к рассылке факс о заседании совета директоров вашей фирмы:

• В меню "Файл" выбрать опцию "Создать"; в поле "Создание документа " в предложении "Создание с помощью шаблона " выбрать "Общие шаблоны " и на вкладке выбрать лист "Письма и факсы"; щелкнуть по ярлыку "Стандартный факс".

В окне появится следующий шаблон стандартного факса:

« "Адрес, телефон и факс отправителя"

"Название фирмы"

Факсимильное сообщение

Кому: [Поле "Фамилия"] От: "Ф.И.О. Председателя правления"

Факс: [Поле "номер факса"} Страниц "Число страниц факса"

Телефон: [Поле "номер телефона"] Дата: [Поле "Текущая дата"]

На: "Тема сообщения" Копия: : [Поле "Получатель копии"] »

• Заполнить необходимые поля адресной части факса: Адрес, номера телефона и факса, название фирмы и др. :

• Записать содержательную часть факса на место, зарезервированное текстом «Факсимильное сообщение», обратив особое внимание на стиль этого фрагмента документа. В качестве примера содержательной части факса использовать:

Пустая строка (На этой строке будут установлены следующие поля: [Поле "Обращение"] [Поле "Фамилия"] [Поле "Имя Отчество"]

Заседание совета директоров ОАО Импульс состоится февраля хххх года в административном здании ОАО Импульс. Начало заседания 12 час.

Основные вопросы:

Результаты финансовой деятельности ОАО за ххххх год,

Состояние рынка и тенденции его развития отрасли,

Кадровые вопросы.

Председатель Совета

• Записать текст в рабочий каталог под именем 4 _1_ФИО;

• В меню "Сервис" активизировать опцию "Письма и рассылки" и "Мастер слияния"; на открывшейся вкладке в пошаговом режиме выполняются процедуры слияния (в виде этапов 1 из 6),

• Выбрать тип документа " Письма " и перейти на следующий шаг, выбрав в качестве используемого документа "Текущий документ".

1.2.Подготовить источник данных (список), состоящий из записей, разделенных на поля:

1. На третьем этапе в режиме "Выбор получателей" щелкнуть по кнопке "Создание списка" и перейти на "Создать …" .

2. В раскрытом окне "Новый список адресов" будет предложен начальный шаблон с типовыми наименованиями полей.

3. С помощью меню кнопки "Настройка" удалить ненужные поля, добавить необходимые поля, расставить, если необходимо, поля в списке в соответствии с их упоминанием в полном тексте факса.

4. Используя кнопку "Создать запись" заполнить источник данных, вписав данные о не мнее 5 адресатах (Переход к следующему адресату следует осуществить нажатием кнопки "Создать запись").

5. Просмотреть таблицу данных для рассылки, используя в меню кнопки просмотра.

6. Сохранить в рабочей папке файл данных об участниках под именем "Список". Обратите внимание на активизацию кнопок панели инструментов "Слияние" при подключении-активизации источника данных .

1.3.Вставить поля слияния в основной текст:

1. Перейти на четвертый этап работы Мастера слияния.

2. Вернуться на поле основного документа.

3. Перевести курсор и щелкнуть мышью на поле факса "Поле "Фамилия"" (удалить предварительно поясняющий текст - «введите сюда имя»).

4. Активизировать предложение ".Другие элементы". и выбрать из списка подходящую строку, например, "Фамилия".

5. Повторить операцию для остальных полей адресной части факса.

6. Перевести курсор на первую (пустую) строку факса. Установить поле "Обращение", записать пробел, Поле "Имя отчество", пробел, поле "Фамилия".

7. Проверить как работает предложения "Блок адреса …". и "Строка приветствия … ".

1.4.Осуществить слияние (объединение) основного текста с готовым источником:

1. На пятом шаге осуществить просмотр писем, подготовленных для каждого получателя; при необходимости провести корректировку списка получателей, исключив лишних.

2. На шестом шаге провести слияние либо путем выдачи готовых документов на печать, либо в режиме "Изменить часть писем …" сформировать файл готовых документов, состоящий из набора всех подготовленных результатов или их части.

3. Проверить документы для рассылки, сформированные в этом файле.

1.5. Выполнить работы по вставке полей слияния в основной документ, просмотру документов и их слиянию в отдельный файл с использованием кнопок панели инструментов "Слияние". Обратить внимание на возможности выполнения всех действий, необходимых для слияния документов с использованием этой панели.

Сравнить эти два способа слияния документов.