5.7.Просмотр и редактирование документа

Для выполнения этой функции маркер перемещается на соответствующую строку списка (рис.5.2) и нажимается клавиша F4. Hа дисплей выдается форма документа, аналогичная приведенному на рис.5.4, но с заполненными полями. Дальнейшая работа с документом полностью аналогична описанной выше в разделе «Создание нового документа».

5.8.Удаление документа из базы данных

Hенужные документы или созданные случайно средствами программы можно удалить из базы данных. Для этого маркер перемещается на удаляемый элемент списка документов (рис.5.2) и нажимается клавиша F8. После ввода этой команды на дисплей выводится запрос на подтверждение удаления документа. В случае выбора команды на удаление и нажатия клавиши ER программа удаляет документ из базы.

5.9.Смена видимых документов

В базе данных могут содержаться многие сотни и тысячи документов. Для удобной работы с ними можно сделать видимыми лишь некоторые документы, определенного подразделения, названия, типа и др.

Для смены видимых документов используется клавиша F2 – настройка маски. После ее нажатия на дисплей выдается запрос (рис.5.6) на ввод признаков запроса о наименовании подразделения, номера и названия документа, даты, и др. Признаки запроса, запрашиваемые одновременно, не ограничиваются.

Рис.5.6.Поиск или отбор документов по признакам маски в задаче

«Распоряжения и приказы администрации по охране труда»

Признаки запроса по номерам документов и дате издания могут быть оговорены либо точным значением соответствующего признака либо диапазоном значений.

По окончании подготовки запроса выбирается опция «ОК». Программа просматривает базу данных и выполняет поиск (выборку) документов по признакам запроса.

Следует учесть, что если задано какое-либо условие видимости документов в списке (какое-либо поле в форме настройки маски не пробел и не нуль) то все дальнейшие операции над базой данных совершаются только над видимым множеством документов, т.е. при генерации отчетов будут просматриваться только видимые документы.

Для снятия условий видимости необходимо снова нажать F2 и выбрать команду «очистить» для снятия всех условий видимости.

5.10.Использование пункта меню «Отчеты»

Возврат в меню программы (из окна рис.5.2) осуществляется нажатием клавиши Esc. Это вызывает появление строки-меню в левом верхнем углу экрана. Для активизации пункта меню «Отчеты» маркер, окрашенный в зеленый цвет, клавишами-стрелочками перемешается на данный пункт и нажимается клавиш «ER». После этого появляется каскадное меню (рис.5.7). Перемещение по пунктам подменю – с помощью клавиш-стрелочек. Если находясь на каком-либо пункте подменю (при этом цвет маркера-зеленый) нажать «ER», то происходит как-бы «погружение» внутрь этого пункта – выполняется функция, которая привязана к этому пункту меню. При перемещении по пунктам меню на нижней строке экрана размещается краткая справочная информация о назначении этого пункта.

Рис.5.7.Каскадное меню по пункту «Отчеты» в задачах «Распоряжения и приказы администрации по охране труда» и «Предписания органов надзора»

При обращении к пунктам подменю:

Сведения о выполнении

Предписания

Извещения

будут выданы соответствующие документы, но предварительно программа потребует выбрать по какому из подразделений или по всем подразделениям необходимо вывести такие данные (см. рис.5.8) и указать период за который такие данные необходимы. Как уже ранее говорилось, в первом случае на экран будет выведен документ с реквизитами выбранного подразделения (например, комбината «Скала», «Борец» и т.д.), а во втором – с реквизитами головной организации (в данном случае « Условное Теруправление Госкомрезерва»).

Рис.5.8.Данные, запрашиваемые программой при выборе пункта меню «Сведе- ния о выполнении в задаче «Распоряжения и приказы администрации по охране труда»

Все отчетные документы выводятся в нортоновский редактор и могут быть отредактированы, записаны и распечатаны.

Следует помнить, что изменения в выводимых документах, выполненные с использованием возможностей нортоновского редактора, не сохраняются при дальнейшей работе с программой. Такие изменения могут быть сделаны только программным путем.