5.4.Перемещение по списку документов
Для перехода к другому документу и перемещения по строке списка используются те же клавиши и их сочетания, что и в задаче «Учет и анализ травматизма, статотчетность» (см. п. 1.4).
5.5.Сортировка списка документов
После запуска программы документы в списке располагаются в произвольном порядке. По желанию пользователя список может быть отсортирован по некоторым полям – номерам, датам, фамилиям и подразделениям, т.е. по полям базы данных. Для сортировки списка по какому-нибудь полю (столбцу) используется функциональная клавиша F7, при нажатии которой появляется экран « Сортировка» (рис.5.3)
Рис.5.3.Окно сортировки
Для выполнения сортировки необходимо выбрать соответствующую опцию в предлагаемом списке, а затем команду «ОК».
5.6.Создание нового документа
Для создания нового документа в режиме просмотра списка нажимается клавиша F5 (или CTRL+F1 – для создания нового, похожего на данный документ, дубля).
После нажатия F5 на дисплей выводится незаполненный электронный бланк (экранная форма) полей базы данных (рис.5.4), поля которого необходимо заполнить нужными значениями. Завершение редактирования поля – ER.
Электронная форма полей базы данных по задаче «Предписания органов надзора по охране труда» имеет аналогичную структуру, но содержит больше полей.
В экранную форму вводятся данные для всех или для некоторых полей документа. Для быстрого перехода в первую позицию бланка из любого положения можно использовать клавишу Pg/Dw, для быстрого перехода в позицию < Сохранить > следует использовать клавишу Esc.
Рис.5.4.Экранная форма редактируемого документа по задаче «Распоряжения и приказы администрации по охране труда»
Значения некоторых полей документа (они выделены рамками желтого цвета) берутся из справочников, и при попытке ввести значение поля (нажатие ER на таком поле) возникает окно соответствующего справочника, например, для поля «Подразделение» (рис.5.5).
Рис.5.5.Пример использования справочника «Подразделения»
В окне отображается несколько строк справочника, причем если он весь не входит на экран, осуществляется прокрутка вверх и вниз. Переместив маркер к требуемому элементу, можно, нажатием ER поместить его в соответствующее поле документа.
Для удобства работы в справочниках предусмотрен режим поиска, когда при нажатии алфавитной клавиши маркер справочника позиционируется на соответствующий элемент, удовлетворяющий шаблону поиска. Если в справочнике несколько элементов начинаются с одной и той же буквы, то нажимать клавишу следует до тех пор, пока маркер не переместится на требуемый элемент. Если перемещения маркера не происходит, то это значит, что в справочнике не содержится строк, начинающихся с введенной буквы.
После того как все данные занесены в электронный бланк он записывается или не записывается. Для этого используются команды «Сохранить»,»Не сохранить». Программа записывает документ в базу данных и возвращается в список документов (рис.5.2). Следует помнить, что в поля электронного бланка вводятся данные, относящиеся только к данному документу, т.е. поля «Исх.№» и «Когда направлено» заполняются только если данный документ был направлен в подразделения и об этом необходимо сделать отметку.
Если документ создается с использованием комбинации клавиш Ctrl+F1, то в списке документов (рис.5.2) маркер устанавливается на документ, дубль которого требуется сделать или который может быть использован для дальнейшего редактирования, и нажимается указанная комбинация клавиш. В списке документов появляется нова строка, полностью повторяющая содержание исходной. Редактирование полей – через клавишу F4 (см.п.5.7).