1.1.2 Организация кассовых операций на предприятиях

почтовой связи.

Для хранения денежных сумм на предприятиях связи имеют специально оборудованное помещение – кассу. Касса представляет собой специальное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к её работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в сейфах, которые в конце рабочего дня закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от сейфов и помещения кассы хранятся у кассира, а зарегистрированные дубликаты, в опечатанных кассиром пакете, хранятся у руководителя предприятия.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию в результате умышленных действий или при недобросовестном отношении к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При приеме работника на должность кассира его под роспись главный бухгалтер предприятия должен ознакомить с Порядком ведения кассовых операций. Кассиру запрещается передоверять свои обязанности другим лицам, хранить в кассе предприятия деньги и другие ценности не принадлежащие данному предприятию.

Предприятия связи имеют право хранить в кассах наличные деньги в пределах лимита остатка кассы, установленного согласно Правилам организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь.

Лимит остатка кассы – это предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассах по состоянию на конец рабочего дня.

Предприятия связи имеют право хранить деньги в своих кассах сверх установленного лимита только для выдачи заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, пенсий в течение трех дней со дня получения их в банке.

Денежную наличность сверх установленного лимита остатка кассы, предприятие обязано сдавать в обслуживающий банк на свой расчетный счет в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком.

Наличные денежные средства предприятие получает в банке, в котором открыты соответствующие счета, на цели, установленные законодательством РБ.

Ответственность за соблюдение требований Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий связи, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров. При этом руководители и главные бухгалтеры за грубые нарушения Правил ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РБ.

1.1.3 Документальное оформление кассовых операций

В основном деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по специальным денежным чекам. Чековые книжки получают в банке и хранят в надежном месте под ключом у распорядителя счета или у главного бухгалтера. Подписываются чеки руководителем предприятия, главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

Кроме того, в кассу организации поступают деньги от работников за отпущенную им спецодежду, топливо, материалы, готовую продукцию, а также квартирная плата, плата родителей за содержание детей в детских садах, яслях, возврат подотчетных сумм и т. д.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам формы № КО - 1, подписанным главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. При этом лицу, сдавшему деньги, выдается на руки квитанция приходного ордера формы № КО-1, подписанная главным бухгалтером и кассиром и скрепленная печатью.

Приходные кассовые ордера при использовании их для приема денежных средств за реализованную продукцию, товары, работы, услуги перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности. Использование копии (ксерокопии) с зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода. Пример заполнения приходного кассового ордера приведен в приложении А.

Расход наличных денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы, премий, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, выдачей на командировочные расходы и т. д. Указанные выплаты производятся в основном по расчетно-платежным или платежным ведомостям с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера без составления такого ордера на каждого получателя.

Разовые выдачи денег на оплату труда, выдачи депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам формы № КО –2.

Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими уполномоченными. Когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных ордерах необязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя. Пример оформления расходного кассового ордера приведен в приложении Б.

Все приходные и расходные кассовые документы заполняются ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или посредством технических устройств. Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. При этом прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форм № КО – 3. В журнале отдельно регистрируются приходные и расходные кассовые документы. При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга формы № КО – 4 применяется для учета движения денег в кассе. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа на часть, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. При этом бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

Организация с применением наемного труда ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла, бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и второй (отрывной) экземпляр кассовой книги вместе с приложенными приходными и расходными документами под расписку передает в бухгалтерию.

В бухгалтерии кассовые отчеты и документы обрабатываются; каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанным в предыдущем отчете, проверяется правильность выведенных оборотов и остатка.

Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия.