Вопрос 1.3.4 Подготовка и контроль первичных документов

Основанием для составления сводного денежного отчета являются первичные документы по приходным и расходным операциям. К документам по приходным операциям относится:

• корешки квитанций формы 1, формы .5;

• накладная ТН-2;

• сводная кассовая справка формы МС-42 (продажа товарно-материальных ценностей);

• корешки квитанций формы ПД-4 (коммунальные и др. услуги);

• корешки счетов за услуги электросвязи, предоставленные в кредит;

• препроводительное письмо формы МС-4 (подкрепление денежной наличностью);

• дневники кассовых аппаратов;

• итоговая ведомость автоматизированных переговорных пунктов;

• итоговая кассовая справка автоматизированной системы комплексных расчетов.

К документам по расходным операциям относится:

• препроводительная ведомость - накладная на высланные сверхлимитные остатки денежных средств;

• акты;

• справки на возврат платы;

• справки или копии платежных поручений по оплате услуг;

• квитанции авансовых книжек;

• гарантийные письма;

• бланки оплаченных переводов;

• реестры формы 10, формы 10а;

• ведомость на выплату заработной платы и других выплат;

• листы книги формы 55 (высылаются ежедневно после отчета всех почтальонов за указанную дату);

• дневники кассовых аппаратов.

Первичные документы, полученные за рабочий день, брошюруются по отдельным операциям. Бланки строгой отчетности, а также другие документы формируются в отдельные пачки по каждому коду, к пачке крепится ярлык, на котором указываются следующие реквизиты: номер отделения связи; код проведенной операции; дата проведения операции; количество услуг, оказанных за рабочий день; сумма; подпись работника отделения связи.

При обработке итогов дневников кассовых аппаратов на свободном месте ленты указываются коды проведенных операций по всем видам оплат, количество услуг; сумма по каждой операции, общая сумма по всем проведенным операциям, подпись работника отделения связи.

Для списания в расход сумм, принятых за услуги связи по платежным поручениям, к отчету прилагается копия данного платежного поручения. При отсутствии платежного поручения составляется справка, в которой указываются номер платежного поручения, дата перечисления денежных средств, реквизиты плательщика и получателя; сумма (цифрами и прописью); вид услуги, оказанной предприятием связи, оттиск календарного штемпеля, подпись работника отделения связи. В правом верхнем углу на свободном месте указывается код операции.

Вопрос 1.3.5 Порядок составления отчетности начальником

отделения связи

В конце каждого рабочего дня начальник отделения связи или его заместитель составляет сводный денежный отчет. Перед его составление начальник отделения связи или его заместитель вначале обрабатывает первичные документы, а затем составляет бланк сводного денежного отчета.

Основанием для заполнения бланка сводного денежного отчета является первичные документы по приходным и расходным операциям. Порядок обработки первичных документов раскрыт в вопросе 1.3.4.

Заполнение бланка СДО производится в двух экземплярах (один остается в отделении связи другой передается на предприятие связи для контроля и составления бухгалтерской отчетности).

Сводный денежный отчет состоит из четырех разделов: кассовые операции; движение товароматериальных ценностей; движение квитанционного материала; статистическая отчетность (пример бланка СДО приведен в приложении И).

Первый раздел "Кассовые операции" состоит из четырех частей: Приход, Расход, Выведение остатка по кассе ("Остаток на начало дня", далее - "Остаток н\д", "Остаток на конец дня", далее - "Остаток к\д"), Движение денежных средств по книге формы 55 («Контроль формы 55»).

Часть "Приход" включает в себя разделы: "Доходы", "Принято платежей", "Поступило сумм" и состоит из двенадцати граф (1-12).

Часть "Расход" состоит из четырех граф (13-16). В графах 1, 5, 9, 13 указываются коды проведенных операций, состоящие из трех цифр и буквы. Буквенное обозначение указывает на вид оплаты услуги (Н - наличными, П - платежными поручениями, Ч - чеками, А -авансовыми квитанциями, Г - гарантийными письмами).

В графах 2, 6, 10, 14 отражаются суммы по кассовым операциям. Итоговые суммы по каждой части указываются под кодами 001, 002, 003, 005. В графах 3, 7, 11, 15 указывается условное обозначение первичных документов, прилагаемых к отчету, и их количество. В графах 4, 8, 12, 16 отражается количество проведенных операций.

В строке "Остаток на конец дня" выводится остаток на конец дня и заполняются следующие данные:

- общий остаток на начало дня (В - всего) и с разбивкой, в том числе, по каждому виду;

- приход, (общий итог по приходным операциям (В - всего), который должен соответствовать сумме кодов 001, 002, 003 и с разбивкой, по каждому виду оплаты;

- расход, (общий итог по расходным операциям (В - всего), который должен соответствовать коду 005 и с разбивкой, по каждому виду оплаты;

- услуги, оказанные в счет внесенного аванса или по предварительно перечисленным разовым суммам целевым назначением, вносятся как в приходную часть сводного денежного отчета, так и в расходную часть;

- общий остаток на конец дня (В - всего) и с разбивкой по каждому виду оплаты.

В остатке на конец дня также отражается остаток наличных денег у почтальонов и сумма выплаченной зарплаты.

В строке «Контроль формы 55» отражается движение денежных средств по книге формы 55. Форма 55 заполняется в случае выдачи почтальонам денежных сумм для оплаты на дому переводов, пенсий и пособий.

Во втором разделе СДО "Движение товарно-материальных ценностей", отражается ежедневный учет и движение ценностей, находящихся в отделении связи. Этот раздел состоит из восьми граф (43 - 50). В каждой из граф отражаются соответствующие данные: коды товаров и ценностей, их остатки на начало и конец дня, движение (поступление и реализация) материальных ценностей и товаров, а также суммы списанных или возвращенных товара или других ценностей.

Раздел "Движение квитанционного материала" состоит из шести граф (51 -56) и заполняется по принципу второго раздела. Т. е. в нем указывается наименование форм бланков строгой отчетности (форма 1, форма 5, форма ТН-2), их наличие на начало и конец рабочего дня, суммы поступивших, использованных и аннулированных бланков строгой отчетности.

Четвертый раздел СДО "Статистическая отчетность" заполняется не в отделении связи. В нем отражается информация по исходящим отправлениям и оказанным услугам, отраженным в разделе "Кассовые операции".

Составленный бланк сводного денежного отчета подписывается начальником отделения связи или его заместителем и подтверждается оттиском календарного штемпеля. А затем отсылается на предприятия связи для контроля и составления бухгалтерской отчетности.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОВТОРЕНИЯ

1. Раскройте функции и назначение основной и операционных касс отделения связи.

2. Охарактеризуйте порядок получения подкрепления денежной наличности в отделении связи.

3. Поясните, в каких случаях при приеме подкрепления составляется акт.

4. Охарактеризуйте порядок высылки отделениями связи сверхлимитных остатков.

5. Охарактеризуйте порядок подготовки и контроля первичных документов в отделении связи.

6. Раскройте порядок оформления сводного денежного отчета.