4.2. Методы выделения проблем управления
Для выделения проблем совершенствования управления из общего списка проблем следует конкретизировать содержание отдельных функций управления.
Функция определения целей и задач фирмы направлена на их выявление и структуризацию, на определение приоритетов и последовательности.
Функция планирования (включая прогнозирование) направлена на разработку и обеспечение реализации процедур разработки прогнозов и планов, их методическое обеспечение, выбор плановых показателей и нормативов, обеспечение комплексности и непрерывности планирования, увязку планов различной деятельности и направленности.
Функция организации направлена на создание предпосылок эффективной работы, обеспечение хозяйственной деятельности фирмы всем необходимым, усовершенствование структуры и коммуникаций, распределение прав и обязанностей.
Функция мотивации (активизации и стимулирования) - использование экономических методов управления (соответствующая оплата труда, премирование, льготы, штрафы), создание и использование творческого климата в коллективе, использование социально-психологических методов управления.
Функция координации и регулирования - обеспечение протекания управляемых процессов в рамках параметров, заданных планом. Она направлена на обеспечение постоянного оперативного руководства подчиненными. А в основе данной функции - информация о деятельности объекта управления, поступающая по каналам обратной связи.
Функции учета, анализа и контроля включают измерения, регистрацию, обработку и анализ данных, характеризующих различные причины отклонений от плана и меры по их устранению.
Облегчить выделение проблем совершенствования управления из общей совокупности имеющихся проблем можно с помощью постановки дополнительных вопросов, например, таких:
Имеет ли место дублирование управленческих функций? Если да, то каких?
Выполнение каких управленческих функций не отражено в организационной структуре управления?
Можно ли передать некоторые функции аппарата управления на более высокий (или более низкий) уровень управления? Если да, то какие?
Является ли оптимальным число уровней управления с точки зрения распределения прав и обязанностей для его оперативности?
Какие подразделения (отдельные лица) аппарата управления перегружены или недогружены управленческой работой?
Не противоречит ли структура управления задачам производственно-хозяйственной деятельности (ПХД)?
По каким вопросам ПХД существует чрезмерная централизация управления?
Какие изменения следует внести в структуру управления с целью ориентации на конечные результаты ПХД в связи с внедрением экономических методов управления?
4.3. Анализ выявленных проблем и их оценка
На основе изложенного можно сформулировать такую последовательность процедур, выполняемых при составлении перечня проблем и его структуризации:
Выявление проблем и формирование их перечня на основании экспертного опроса по каждому направлению деятельности организации.
Установление и измерение причинности и предшествования между проблемами перечня (каталога). Эта процедура также осуществляется на основе экспертного опроса.
Построение структуры (графа) проблем, определяющей рациональную последовательность решения проблем с точки зрения причинно-следственных связей и возможности максимального использования влияния частичного или полного решения предшествующих проблем на более полное и эффективное решение последующих проблем.
Анализ построенного графа проблем и его корректировка с возможным возвратом процедур 1 - 3, т. е. дальнейшее уточнение каталога проблем, корректировка результатов измерения отношений, а также графа проблем в целом.
Для каждого направления деятельности организации и функции управления берутся проблемы нулевого уровня, т. е. базовые проблемы (если на нулевом уровне проблем мало, то можно к ним добавить и проблемы первого уровня), и для них повторяются процедуры 1 - 4. В результате получаем граф базовых проблем в целом для организации.
Анализируются проблемы нулевого уровня как наиболее важные для всего предприятия.
Проведенное таким образом выявление проблем, определение их взаимного влияния, позволяют создать необходимые предпосылки для разработки путей (т. е. способов и средств) их решения.
Чтобы проблемы были приблизительно одного масштаба, целесообразно их формулировать для одного уровня управления, например, организации. В противном случае проблемы совершенствования управления в организации, в целом перекроют проблемы совершенствования управления в ее отдельных подразделениях /11/.
Разберем небольшой пример. Допустим, экспертам было дано задание выявить проблемы совершенствования подготовки, принятия и реализации решений (могут быть проблемы совершенствования методов управления, совершенствования кадровой работы, структуры управления и т.д.). Экспертиза выполнялась на основе конкретизированных функций управления (п. 3.2), и было выявлено 11 проблем, которые были проранжированы в следующем порядке приоритетности:
Отсутствуют отработанные процедуры принятия и реализации решений.
Не отработана технология подготовки решений в области капитального строительства.
Отсутствует четкая система контроля за выполнением мероприятий.
Р
ис.
6.3. Структуризация проблем
Отсутствуют отработанные процедуры принятия и реализации решений.
Не отработана технология подготовки решений в области капитального строительства.
Отсутствует четкая система контроля за выполнением мероприятий.
Недостаточно информации, необходимой для принятия решений на разных уровнях управления.
Допускается дисбаланс между задачами капитального строительства и ресурсами.
Низкая эффективность групп системного анализа.
Низкая исполнительная дисциплина работников аппарата управления.
Слабо практикуется экспертная подготовка проблемных вопросов.
Ослаблена работа технического контроля при отгрузке готовой продукции.
Нарушаются сроки корректировки чертежей и технологических процессов.
Слабо развита гласность в процессе подготовки решений.
На основе упорядочения каталога проблем выполним их структуризацию (Рис.6. 3). Стрелками показаны взаимозависимые проблемы.
Так, например, решение проблемы 1 позволяет решить проблемы 2 и 3. Решение проблемы 3 позволяет решить проблему 7, и т.п.
На основе выявленных проблем можно сформулировать цели, а затем и альтернативы их достижения.