3. Справочники

В бухгалтерском учете одновременно ведется синтетический и аналитический учет.

Синтетический учет осуществляется на синтетических счетах, которые представлены в плане счетов.

Синтетические счета — это счета, предназначенные для укрупненной, обобщающей группировки учета и движения средств предприятия, их источников и хозяйственных процессов в едином денежном выражении.

Аналитический учет осуществляется на аналитических счетах, которых нет в плане счетов.

Аналитические счета — это счета, дающие подробную характеристику соответствующих объектов учета, т. е. конкретизирующие общие показатели, содержащиеся в синтетических счетах. Аналитические счета открываются в развитие определенного синтетического счета, могут вестись не только в денежном, но и в натуральных измерителях.

Например, к синтетическим счетам 01,02 ведется аналитический учет по объектам основных средств; к счетам 04, 05 — по объектам нематериальных активов; к счету 10 — по видам материалов; к счетам 20,43 — по видам выпускаемой продукции, к счету 41 — по видам товаров; к счетам 60, 62 — по предприятиям; к счетам 70, 71, 73 — по сотрудникам и т. д;

Аналитические счета по отношению к балансу носят тот же характер, что и синтетический счет, к которому они открыты.

Для проверки ведения аналитического учета существуют контрольные итоги:

1) Сумма сальдо начальных по всем аналитическим счетам, открытым к данному синтетическому счету, равна сальдо начальному этого синтетического счета.

2) Сумма сальдо конечных по всем аналитическим счетам равна сальдо конечному соответствующего синтетического счета.

3) Итоги оборотов по дебету и кредиту аналитических счетов равны дебетовому и кредитовому обороту со­ответствующего синтетического счета.

Аналитический учет в программе организован в виде справочников, а аналитическим счетам присвоено название субконто.

Режимы работы со справочниками

Справочник представляет собой объект программы, предназначенный для хранения постоянной и условно-постоянной информации. Обычно в виде справочников организуются списки товаров, сотрудников, материалов, валют, клиентов и др. Любой справочник состоит из элементов, каждый из которых характеризуется некоторыми значениями (реквизитами). Справочники используют для поддержки внутрифирменных или общих классификаторов, формирования списков возможных значений субконто.

Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при заполнении тех или иных реквизи­тов документов или других справочников. Например, если в счете требуется вводить наименование организации-клиента, выбор элемента из справочника клиентов позволит избежать ошибочного ввода наименования разными конечными пользователями.

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах:

• режим просмотра и редактирования;

• режим выбора элемента справочника.

В режиме просмотра и редактирования форма справочника открывается при помощи главного меню программы, нажатием кнопки панели инструментов, нажатием кнопки другой формы или какими-либо другими действиями, если это обусловлено конфигурацией задачи.

В режиме выбора справочник открывается только при вводе значения субконто, константы, реквизита документа или реквизита другого справочника, нажатием кнопки «Выбрать» или клавиши F4.

Отличия между двумя этими режимами заключаются в том, что в режиме выбора можно установить курсор на требуемый элемент справочника и по нажатию клавиши Enter или кнопки панели инструментов «Выбрать» ввести текущий элемент как значение редактируемого реквизита или константы.

Система «1C: Предприятие» позволяет организовать многоуровневые справочники до 10 уровней вложенности. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать условно-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитическо­го учета по счетам.