Организация работы с регламентированными отчетами

Так как регламентированные отчеты ежеквартально изменяются в соответствии с текущими нормативными документами, они поставляются в виде отдельных файлов, так называемых внешних отчетов. Эти файлы располагаются в каталоге ExtForms, подчиненном каталогу информационной базы. Все внешние отчеты сгруппированы в каталоги, имена которых определяются периодом отчетности, для которого они разработаны. Например, каталог Rp01q3.grp будет содержать регламентированные отчеты за третий квартал 2001 года. Кроме того, в каталоге, содержащем группу отчетов, располагается текстовый файл RpList.txt, содержащий перечень отчетов данной группы и соответствующие им имена файлов.

Пользователь может обращаться к регламентированным отчетам с помощью стандартных средств работы с внешними отчетами. Кроме того, предусмотрен специальный механизм, облегчающий работу с регламентированными отчетами, который описывается ниже.

Использование регламентированных отчетов

Работа с регламентированными отчетами осуществляется по команде меню: «Отчеты»; «Регламентированные отчеты» главного меню программы. На экран выдается окно формы режима «Регламентированные отчеты».

В верхней части окна располагается поле для выбора группы отчетов. В поставочный комплект включена только одна группа регламентированных отчетов, то есть отчеты за один период. После получения и загрузки новых форм отчетности за следующие кварталы в этом списке будут появляться новые группы.

Ниже располагается список отчетов. Для обращения к конкретному отчету следует выбрать нужную группу и установить курсор в списке на нужный отчет. После этого следует нажать кнопку «Открыть» или дважды щелкнуть мышью в списке отчетов в нужной строке. При этом открывается форма регламентированного отчета.

Состав параметров настройки конкретных регламентированных отчетов зависит от их назначения и принципов работы.

В каждой группе регламентированных отчетов поставляется инструкция, содержащая описание состава отчетов, их использования и условий применения. Доступ к этой инструкции выполняется также из списка отчетов.

Составление регламентированного отчета

Составление регламентированных отчетов основано на свойстве так называемых «электронных таблиц». При вводе данных в определенную ячейку таблицы значения других ячеек таблицы, алгоритмически связанных с редактируемой ячейкой, автоматически пересчитываются. Это позволяет складывать или вычитать суммы по колонкам или столбцам бланка отчета, а также производить более сложные действия.

Форма для составления регламентированного отчета содержит бланк отчета, т. е. таблицу «1C:Предприятия», работающую в режиме ввода данных, а также диалог уп­равления заполнением и печатью данного отчета.

Форма составления отчета зависит от типа отчета; тем не менее, все формы имеют общие кнопки и реквизиты диалога.

Как правило, во всех диалогах регламентированных отчетов имеются кнопки:

• «Сохранить» — содержимое ячеек формы запоминается. Чтобы вернуться к сохраненным данным, достаточно нажать на кнопку «Восстановить».

• «Очистить» — все ячейки формы, заполненные ранее, будут очищены.

• «Восстановить» — запись в форму ранее сохраненных значений.

• «Закрыть»— завершение работы с формой, при этом программа предложит сохранить последнее состояние формы.

В нижней части диалога расположен бланк отчета, который представляет собой таблицу «1C: Предприятия», работающую в режиме ввода данных. Эта таблица содержит ячейки желтого и зеленого цвета.

Ячейки, окрашенные желтым цветом, предназначены для ввода и редактирования данных.

Ячейки, выделенные зеленым цветом, вычисляются на основе данных в ячейках желтого цвета и не редактируются вручную. Это, как правило, суммирующие строки или столбцы бланка; для вычисления значений могут применяться и более сложные алгоритмы.

Вы можете заполнить форму, указав все необходимые данные вручную, и затем напечатать отчет, выбрав в меню «Файл» пункт «Печать». На печать будет выведена таблица, которая видна в окне редактирования диалога составления отчета.

Отчеты составляются за тот период, для которого они подготовлены. Так, отчеты, поставляемые для III квартала 2001 года, будут составляться именно за III квартал 2001 года; возможность изменения периода построения отчета отсутствует.

Тем не менее при составлении отдельных отчетов пользователь имеет возможность установить иной период. Присутствующий в таких отчетах реквизит «Период» может принимать значения «квартал» или «месяц»; в последнем случае можно выбрать из предложенного списка месяц, за который и будет сформирован отчет.