Адресная книга

Адресная книга представляет собой набор адресных книг из Microsoft Outlook, Microsoft Exchange Server или служб каталогов Интернета, в зависимости от настройки диспетчера электронной почты Microsoft Outlook. Адресная книга может использоваться для поиска и выбора имен, адресов электронной почты и списков рассылки при задании адресов получателей сообщений. При вводе имени в поле Кому, Копия или СК автоматически выполняется поиск соответствующих имен в адресной книге. Если совпадение найдено, адрес разрешается и сообщение может быть отправлено. Если совпадения отсутствуют, открывается диалоговое окно Проверка имен для ввода дополнительных сведений. Кроме того, быстрый поиск имен может выполняться путем их ввода в поле Найти контакт на панели инструментов Стандартная.

В диалоговом окне Адресная книга могут отображаться несколько типов адресных книг.

Глобальный список адресов — это средство Microsoft Exchange Server. В нем содержатся все адреса электронной почты и списки рассылки организации. Эта адресная книга создается и обслуживается администратором. Она также может содержать адреса электронной почты общих папок. Глобальный список адресов может быть загружен для автономного использования.

Службы каталогов Интернета (ldap)

Службы каталогов Интернета используются для поиска адресов электронной почты, которых нет в локальной адресной книге и в каталоге организации, таком как глобальный список адресов. Если каталог LDAP не является частью сети организации, для его просмотра необходимо подключение к Интернету.

Адресная книга Microsoft Outlook и контакты

Адресная книга Microsoft Outlook создается автоматически и содержит элементы папки Контакты. Они отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения Контакты в списке Источник адресов. Папка Контакты используется для хранения и просмотра всех типов сведений о других пользователях, таких как почтовый адрес, номера телефонов, адреса электронной почты, номера факсов и адреса веб-страниц. При обновлении контактов обновляется и адресная книга Microsoft Outlook. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу в контакты Microsoft Outlook, поскольку контакты поддерживают такие возможности, как списки рассылки, отображаемые имена, псевдонимы и все остальные возможности, поддерживаемые личными адресными книгами. Контакты Microsoft Outlook полностью интегрированы в Microsoft Outlook, обеспечивая гибкость и возможности настройки, которые отсутствуют в личной адресной книге. Например, для контактов можно определять дни рождения, несколько типов телефонных номеров, годовщины и другие сведения. Можно также сортировать, фильтровать и просматривать контакты множеством разных способов, например по имени или по какому-либо атрибуту, например почтовому индексу. И, конечно, имеется возможность использовать дополнительные возможности печати, предоставляемые Microsoft Outlook. Адресная книга Microsoft Outlook доступна в автономном режиме.

Запись сведений в дневник

В дневнике автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношение к выбранным контактам. Эти действия располагаются на временной шкале. Помимо отслеживания элементов Microsoft Outlook, таких как почтовые сообщения, и других документов Microsoft Office, таких как файлы Microsoft Word и Microsoft Excel, могут записываться любые виды взаимодействия, которые требуется сохранять, даже сведения, которые не хранятся в компьютере, например телефонные переговоры, отправленные и полученные рукописные сообщения.

Дневник используется для записи дат и времени взаимодействия с контактами, например количества часов работы с определенной учетной записью. Для создания списка всех элементов, имеющих отношение к контакту, воспользуйтесь отслеживанием действий, вместо того чтобы связывать эти элементы с контактом.

Если известен день создания или изменения файла, но не известен путь к нему, дневник позволит найти нужные сведения на основе времени работы с файлом. Например, если для документов Microsoft Excel установлено автоматическое занесение в дневник, любой документ Microsoft Excel может быть быстро найден на основе данных о дате его последнего открытия.

Записи заносятся в дневник на основе времени выполнения соответствующих действий. Например, документ Microsoft Word добавляется на временную шкалу в момент сохранения или последнего изменения. Записи в дневнике могут быть организованы в логические группы на временной шкале, например почтовые сообщения, собрания и телефонные переговоры, для быстрого поиска информации, например, всех собраний, в которых вы участвовали в течение последней недели или месяца.

При открытии записи в дневнике отображаются сведения о соответствующем действии, кроме того записи в дневнике могут использоваться как ярлыки для перехода непосредственно к элементам Microsoft Outlook или файлам, к которым относятся эти записи в дневнике.