Контрольные вопросы

1. Для чего используется Ассистент слияния.

2. Какие файлы следует создать для рассылки серийной корреспонденции.

3. Для чего используется кнопка «Добавить поле WORD».

4. Как удалить лишние поля и добавить новые в окне Настройка списка адресов.

5. Назовите кнопки панели Мастера слияния.

Лабораторная работа № 3

Создание презентаций с помощью приложения

Microsoft Office – Power Point.

Цель работы: Научиться создавать новые презентации, презентации на основе шаблона, а также презентации, состоящие из нескольких слайдов.

Основные понятия

Презентации довольно успешно могут сопровождать любые предметные лекции, защиту курсовых и дипломных работ, иллюстрировать доклады. Наиболее эффективным и универсальным средством для подготовки презентаций является приложение Microsoft Office – Power Point. Оно позволяет создавать качественную презентацию с использованием графической информации, слайдов, звука, видеоклипов, эффектов анимации и т.д.

В результате подготовки презентаций можно получить:

• Печатный документ – отпечатанный на бумаге слайд, предназначенный для раздачи присутствующим;

• Кальки для использования их в кодопроекторах.

• 35-миллиметровые слайды для использования в слайдоскопах;

• Страницы заметок – конспект доклада для выступающего. На каждой странице расположено уменьшенное изображение слайда и поясняющий его содержание текст;

• Электронную презентацию – набор кадров или слайдов презентации, предназначенных для показа на экране компьютера. Каждый слайд может содержать заголовки, текст, графики, рисунки, анимацию, а также созданные с помощью других программ элементы мультимедиа (в том числе звук и видеофрагменты).

• Структуру презентации – содержит только заголовки слайдов и основной текст без графических изображений.

Объекты в приложении Power Point. Разработку проекта презентации необходимо начинать с анализа ее объектов. Любая презентация может восприниматься как система взаимосвязанных сложных объектов, которые в свою очередь, состоят из совокупностей более простых и т.д. (рис.3.1).

Рис. 3.1. Типовые объекты презентации в среде Power Point

В конечном итоге такую совокупность взаимосвязанных и подчиненных друг другу объектов можно свести к ограниченному типовому набору компьютерных объектов, которые могут быть созданы в конкретной программной среде. Так, в среде Power Point типовым крупным компьютерным объектом является слайд.

Слайд – фрагмент презентации, в пределах которого производится работа над ее объектами.

Таблица 3.1.

Параметр	Назначение параметра
Вид фона	Можно изменять путем установки шаблона. Является единым для всей презентации.
Цвет фона	Можно изменять (широкая палитра). В пределах одного слайда изменять нельзя.
Вид перехода	Характеризует переход от одного слайда к другому (<< по кнопке>> или <<автоматически>>).
Звук	Наличие/отсутствие звукового сопровождения
Эффекты анимации	Объект может прилетать, появляться и т.д.

В свою очередь, слайд можно рассмотреть как некую систему, состоящую из более простых типовых компьютерных объектов: рисунка, текста, клипа, звука.

Обдумывая проект презентаций, необходимо выделить в ней фрагменты (объекты), которые будут реализованы посредством одного из четырех возможных вариантов компьютерных объектов.

В процессе создания презентации будут использованы предоставляемые средой Power Point группы инструментов, общее представление о которых можно получить из схемы, указанной на рис. 3.2.

Инструменты

Контекстное меню

Панель

Меню

Панель стандартная

Панель анимации

Панель форматированиия

Панель рисования

Рис. 3.2. Группы инструментов среды Power Point

Рассмотрим инструмент Панель анимации, с помощью которого можно выполнить следующие действия:

• установить эффект анимации;

• установить порядок анимации;

• установить переход анимации;

• установить звуковое сопровождение эффектов и т.д.

Запуск и настройка приложения. Для запуска приложения следует выбрать в главном меню программу PowerPoint. После запуска на экране появляется окно PowerPoint, в котором, если вы начинаете новую работу, нужно поставить флажок Пустая презентация. Можно также выбрать здесь Мастер автосодержания или Шаблон презентации.

После нажатия на кнопку «Ok» на экране появляется рабочее поле PowerPoint, в котором располагается окно создать слайд. В этом окне можно выбрать готовый шаблон слайда.

Создание презентации. Работу над слайдом следует начать с рассмотрения из каких объектов он будет состоять. Как правило выделяются три типа объектов : фон, текст, рисунок ( изображение).

I этап. Создание фона. Выбрав команду Формат → Оформление слайда → Цветовая схема слайда или Формат → Оформление слайда → Шаблоны оформления можно поменять цвета для стандартных схем слайдов (заголовки, тени, фон и т.д.).

П этап. Создание текста. Для создания текста в слайд нужно выполнить следующий алгоритм:

На панели рисования нажать кнопку «Надпись», перенести курсор на слайд до появления поля ввода текста, ввести текст, переместить поле с текстом в нужное место слайда.

Ш этап. Различные изображения являются непременным атрибутом всякой презентации. Их эффективность заметно возрастает, если аудитория очень велика или слабо знакома с излагаемым материалом. Для своих презентаций пользуйтесь библиотекой ClipArt или другими сканированными картинками .

IV этап. Настройка анимации текста. В целях создания эффектов анимации для текста можно воспользоваться панелью Эффекты анимации, которая появляется после выполнения команды Показ слайдов → Эффекты анимации. Для того чтобы сопроводить появление вашего текста нестандартными эффектами, надо выделить его целиком и нажать на панели Эффекты анимации кнопку «Настройка анимации».

V этап. Запуск и наладка презентации. Для запуска воспроизведения слайда следует нажать кнопку «Демонстрация», расположенную в нижней части экрана. После запуска презентации нужно решить, какие объекты будут запускаться автоматически, а какие по нажатию кнопки. Для изменения параметров воспроизведения необходимо выделить объект и нажать кнопку «Настройка анимации» или «Эффекты анимации».

Рис. 3.3. Создание презентации

Создание презентации, состоящей из н6ескольких слайдов. После создания первого слайда для создания второго слайда следует выбрать на стандартной панели кнопку Создать слайд. Далее необходимо указать вид слайда и приступить к его формированию. Создав несколько слайдов, необходимо обеспечить переход от одного слайда к другому. Для этого нужно выбрать в главном меню пункт Показ слайдов → Смена слайдов. В открывшемся окне Смена слайдов выполнить необходимые установки для указания эффекта, вида перехода, в окне Продвижение укажите продвижение слайда: автоматически или по щелчку.

Работа с сортировщиком слайдов. При наладке больших презентаций удобно работать с сортировщиком слайдов. Для этого надо указать в главном меню Вид → Сортировщик слайдов или нажать соответствующую кнопку в нижней части экрана. После выбора этого режима на экране появятся все слайды презентации. В сортировщике слайдов удобно выполнять операции копирования, удаления, перемещения, вставки слайдов.

Удаление слайда.

1. Выделит слайд в окне Сортировщика слайдов.

2. Нажать клавишу <Delete> на клавиатуре или кнопку «Вырезать на стандартной панели».

Копирование слайда.

1. Выделить слайд в окне Сортировщика слайдов.

2. Нажать кнопку «Копировать» на стандартной панели.

3. Установить курсор в нужном месте Сортировщика слайдов.

4. Нажать кнопку «Вставить» из буфера на стандартной панели.

Перемещение слайда.

1. Захватить слайд мышью в окне Сортировщик слайдов.

2. Перетащить слайд в нужное место.

Вставка нового слайда.

Указать мышью место вставки нового слайда (установить курсор между слайдами).

Нажать кнопку «Создать слайд» или «Выгрузить файл из буфера».

Наладка презентации

1. При наладке презентации в режиме Сортировщика слайдов можно указать мышью на любой слайд и включить в него демонстрацию.

2. Для работы с отдельным слайдом щелкнуть на нем два раза мышью.

3. Для остановки презентации необходимо нажать правую клавишу мыши и дать команду Завершить показ слайдов.

Создание управляющих кнопок. Для удобства работы некоторые виды презентации можно снабдить управляющими кнопками. В процессе демонстрации они помогут осуществить возврат к предыдущему слайду, переход к следующему слайду, вызов каких-то дополнительных функций. Рассмотрим создание следующих управляющих кнопок:

• переход к следующему слайду;

• переход к предыдущему слайду;

• выход из презентации;

• звуковое сопровождение;

Алгоритм создания управляющих кнопок

1. Выбрать пункт Показ слайдов в главном меню.

2. Выбрать строчку Управляющие кнопки.

3. Выбрать нужную кнопку в предлагаемом наборе.

4. Указать размеры кнопки при помощи мыши.

5. В окне Настройка действия необходимо указать: По щелчку мыши или По указанию мыши.

6. Указать вид гиперссылки: следующий слайд, предыдущий, слайд № и т.д.

7. Вместо перехода по гиперссылке можно вызвать любую программу, указав ее в обзоре.

8. Настроить звук, сопровождающий действие при переходе.