Создание контакта на основе полученного сообщения электронной почты

1. Откройте сообщение электронной почты, содержащее имя, которое требуется включить в список контактов.

2. В поле От щелкните правой кнопкой мыши имя, на основе которого создается новый контакт, и выберите в контекстном меню команду Добавить контакт.

При работе с контактами удобно иметь под рукой список электронных сообщений, встреч, задач, документов и других элементов, имеющих отношение к контактным лицам. Для задания отношения элементов к контактам создаются связи. Например, при создании задачи, для выполнения которой требуется позвонить нескольким контактным лицам, кнопка Контакты позволяет связать эту задачу с соответствующими контактами. Кроме того, для задания отношения элементов к контактам они могут связываться. Электронные сообщения, отправляемые контактным лицам, автоматически связываются с соответствующими контактами, как и все элементы, создаваемые с помощью меню Действия.

На вкладке Действия каждого контакта отображается обзор всех элементов, имеющих отношение к этому контакту. По умолчанию поиск ссылок на элементы выполняется только в основных папках Microsoft Outlook, таких как Календарь, Контакты и так далее. Однако имеется возможность создавать новые группы папок, в которых выполняется поиск, а в каждой группе могут добавляться и удаляться папки, в которых выполняется поиск.

Для открытия окна контакта из связанного с этим контактом элемента достаточно дважды щелкнуть имя контактного лица в поле Контакты.

Если в компьютере есть модем, подключенный к голосовой телефонной линии, с помощью Microsoft Outlook можно набрать любой номер телефона.

Прежде всего, настройте компьютер и модем для автоматического набора номеров. После этого вводимые номера, в том числе номера телефонов контактов, включенных в список контактов Microsoft Outlook, будут набираться автоматически.

Часто набираемые номера можно включить в список быстрого набора для ускорения вызовов. Кроме того, номера могут выбираться из списка последних набранных номеров.

Если компьютер используется в различных местоположениях, могут быть настроены параметры набора номера для нескольких местоположений. Имеется возможность настроить использование телефонной карточки, указать, как номера телефонов набираются из местоположения с текущим кодом области, а также указать код выхода для местных и междугородных звонков из офиса или номера в гостинице. Для каждого местоположения может быть отключен режим оповещения, а также выбран тоновый или импульсный набор.

Для автоматической записи времени звонка и ведения заметок в Microsoft Outlook по ходу разговора включите перед звонком параметр, задающий создание записи в дневнике. Это может понадобиться, например, при выставлении клиентам счетов за телефонные переговоры.

Слиянием называется процесс добавлением имен и адресов в почтовые наклейки, конверты, документы на бланках, каталоги, сообщения электронной почты или факсы для массовой рассылки. Слияние может быть начато в программе Microsoft Outlook или Microsoft Word, а закончено в программе Microsoft Word с помощью мастера слияния или панели инструментов Слияние. Для правильной работы средства слияния следует использовать Microsoft Word 2002.

Можно использовать папку Microsoft Outlook Контакты в качестве источника данных для слияния, в котором хранятся имена и адреса, которые будут объединены в основном документе.

Существует три способа выбора контактов для слияния.

• Щелкните контакты в папке Контакты, удерживая нажатой клавишу CTRL.

• Создайте отдельную папку контактов и скопируйте в нее только выделенные контакты.

• Создайте пользовательское представление папки Контакты. Например, можно создать представление, в котором содержатся только контакты с определенными областью или краем, а затем отправить сообщение только им.

После выбора контактов можно выбрать включаемые поля контактов. Например, может потребоваться включить поля Имя, Фамилия, Почтовый адрес и Почтовый индекс, но не включать поле Страна.

Если слияние было начато в программе Microsoft Outlook, выбранные контакты будут экспортированы во временный файл источника слияния, на принтер или в сообщение электронной почты в зависимости от выбранных параметров. Временный файл источника слияния можно сохранить, если требуется использовать те же контакты для будущих слияний.

Примечание.   Личные списки рассылки из папки Контакты не могут быть включены в слияние. Однако не обязательно удалять личные списки рассылки из папки Контакты. Они не учитываются в программе Microsoft Outlook при слиянии.