19. Організація ділової зустрічі

Будь-яка зустріч а тим більше ділова проводиться з певною метою. Саме спілкування в діловій практиці підтримується взаємною зацікавленістю. Щоб задовольнити зацікавленість сторін організовується зустріч.

Про ділову зустріч прийнято домовлятися заздалегідь при цьому відрізок часу між домовленістю та власне зустріччю залежить від конкретних обставин та програми зустрічі.

Протоколом передбачаються такі основні моменти домовленості:

• предмет ділової зустрічі

• місце проведення

• часові межі

• кількість учасників

• матеріали для обговорення та підсумкові документи зустрічі

предметом ділової зустрічі є питання які виносяться на обговорення, тематичні рамки переговорів, перелік проблем, які розглядатимуться.

Сучасна техніка зв’язку дозволяє здійснити прямий електронний контакт між двома і більше сторонами . перший крок до успіху ділової зустрічі це правильний вибір часу і дня тижня.

Майбутня зустріч чи переговори передбачають завчасну підготовку матеріалів, ті що передбачають позицію учасника зустрічі та містять рекомендації щодо питання яке розглядається; проекти різних угод, протоколів.

Рекомендують:

• починати розмову із загальних фраз поступово переходячи до найбільш важливих принципових питань за якими можна легко дійти згоди;

• задавати доброзичливі й прямі питання;

• відповіді вислуховувати;

• записувати цінну інформацію;

• орієнтуватися на бажаний партнером кінцевий результат який вигідний і для організаторів;

не можна:

• ставити запитань які підказують відповідь;

• тиснути на співрозмовника;

• змушувати партнера довго чекати зустрічі;

• обдурювати партнера та постійно вимагати від нього доказів.

Важливо вміло закінчити зустріч, підвести підсумки розмови, виробити спільне рішення, вчасно й коректно її завершити.

20. Види етикету

Розрізняють кілька видів етикету, основними з який є:

· придворний етикет - строго регламентований порядок і форми обходження, установлені при дворах монархів;

· дипломатичний етикет - правила поведінки дипломатів і інших офіційних осіб при контактах один з одним на різних дипломатичних прийомах, візитах, переговорах;

· військовий етикет - звід загальноприйнятих в армії правил, норм і манер поводження військовослужбовців у всіх сферах їхньої діяльності;

· загальногромадянський етикет - сукупність правил, традицій і умовностей, дотримуваних громадянами при спілкуванні один з одним.

Більшість правил дипломатичного, військового і загальногромадянського етикету тією чи іншою мірою збігаються. Відмінність між ними полягає в тому, що дотриманню правил етикету дипломатами надається більше значення, оскільки відступ від них чи порушення цих правил може завдати шкоди престижу чи країни її офіційним представникам і привести до ускладнень у взаєминах держав.

Сучасний етикет регламентує поводження людей у побуті, на службі, у громадських місцях і на вулиці, у гостях і на різного роду офіційних заходах - прийомах, церемоніях, переговорах.

Отже, етикет - дуже велика і важлива частина загальнолюдської культури, моральності моралі, виробленої протягом багатьох століть життя всіма народами відповідно до їхніх представлень про добро, справедливість, людяність - в області моральної культури і про красу, порядок, благоустрій, побутовій доцільності - в області культури матеріальної.

Ситуація 6. Соціа́льна відповіда́льність — це обов'язок особи оцінити власні наміри та здійснювати вибір поведінки відповідно до норм, що відображають інтереси суспільного розвитку, а у випадку порушення їх — обов'язок звітувати перед суспільством і нести покарання.

Соціальна відповідальність – це зобов’язання менеджменту приймати рішення і здійснювати дії, які сприяють росту благополуччя і задовольняють інтереси як організації так і суспільства в цілому.

Бізнес - це будь-яка діяльність, направлена на отримання прибутку шляхом створення та реалізації відповідної продукції чи послуг. В ринковій економці відбувається жорстка боротьба між виробниками, тому вміння оцінити можливі наслідки впровадження у виробництво нового виду продукту є необхідною умовою виживання підприємства.

Приклад соц. відповідальності:

Корпоративна соціальна відповідальність «Київстар» — це ведення бізнесу в гармонії з суспільством, добровільно взяті зобов’язання компанії та активна участь у соціальному і економічному розвитку України. Відповідальність компанії ґрунтується на місії, баченні, цінностях та ідеї Великої Турботи про клієнтів. «Київстар» прагне досягати успіху в бізнесі виключно шляхом, який сприяє розвитку суспільства і країни.

Для «Київстар» соціальна відповідальність бізнесу — це комплексне поняття, основними складовими якого є:

Відповідальність за власні послуги: добровільна відмова від розміщення і продажу «дорослого» контенту та гемблінгу, співпраця з МВС України щодо протидії розповсюдження незаконного контенту в інтернеті та мобільного шахрайства, а також інформаційна робота з навчання дітей безпечному використанню інтернету та формування мобільної культури в суспільстві.

Корпоративна благодійність: всеукраїнська благодійна ініціатива «Для людей, для країни!», спрямована на допомогу дітям-інвалідам та дітям, позбавленим батьківського піклування, а також ветеранам та людям похилого віку.

Захист довкілля: надання послуг, дружніх до довкілля, дотримання вимог екологічного законодавства та мінімізація впливу на навколишнє середовище через раціональне використання ресурсів.

Турбота про співробітників: «Київстар» — один з найкращих роботодавців в Україні.

Виконання зобов’язань: прозоре та етичне ведення бізнесу відповідно до законодавства, повна сплата податків, внесок компанії в соціальний і економічний розвиток країни.

Ситуація 7. В жодному разі не можна використовувати такий підхід. Адже якість продукції не покращилася, і споживачі купивши таку продукцію в подальшому відмовляться від неї, і вигоди ніякої це не принесе компанії. Потрібно працювати все ж таки над покращенням якості, а не над «сфабрикованою» рекламою.

Ситуація 8. У людині все має бути прекрасним: і обличчя , і одяг, і душа , і думки …А. П. Чехов

Ніхто з нас не може заперечувати, що будь-яку людину судять за її вчинками, тобто за поведінкою у суспільстві і в родині, за її ставленням до тих, хто її оточує в повсякденному житті. Щодо поведінки – то це здатність людини до діяльності в соціальній, інтелектуальній та матеріальній сферах нашого життя. Все це передбачає якусь активну діяльність, що може мати певний результат і оцінку оточуючих. Поведінка людини, якою б вона не була, буде оцінена суспільством і самою людиною. А першим ділом люди оцінюють саме вчинки, вчинки які людина робить свідомо і які її характеризують як особистість.

Поведінка — це дзеркало, в якому кожен показує свій образ, тобто своє суще «Я».

Ситуація 9. Організаційні структури створюються насамперед для того, щоб просувати корпоративні інтереси, а не інтереси окремих груп чи працівників підприємства.

Підтримуючи стабільність та постійність, організаційна структура підприємств не може залишатись незмінною протягом тривалого періоду. Навіть релігійні організації які, здавалось, є непохитними, поступово трансформуються.

Три етапи формування організаційної структури

Перший етап	Другий етап	Третій етап
- визначення характеру виконуваних робіт; - аналіз варіантів існуючої управлінської структури	- організаційне проектування нової структури; - визначення цілей кожного структурного підрозділу; - визначення взаємозв'язків й підпорядко­ваності підрозділів та служб, схеми ліній­них та організаційних зв'язків між ними; - визначення порядку прийняття управлін­ських рішень та послідовності формування, збирання, зберігання, обробки та надання інформації	встановлення ієрархічних позицій менеджменту, побудована цій основі логічнихгруп управлінськогоапарату; - визначення посадових обов'язків і повноважень, їх виконання конкретними особами; - групування елементів управління за видами виконуваних робіт

При обранні організаційної структури підприємства завдання менеджерів полягає у тому, щоб обрана структура найкраще відповідала цілям та завданням організації, а також внутрішнім та зовнішнім факторам впливу. Оптимальною є структура, що дозволяє підприємству ефективно взаємодіяти з зовнішнім середовищем, продуктивно та доцільно розподіляти та спрямовувати зусилля працівників, а відтак задовольняти попит споживачів послуг та продукції та досягати визначених цілей з високою ефективністю.

Приклад:

Останні дослідження компаній-світових лідерів показують, що вони дуже уважні до теми впливу і зміни організаційної культури, що дозволяє і створювати порядок, і забезпечувати цілісність, і сформувати почуття причетності до організації та відданість спільній справі. Кожна лідируюча організація володіє своєю неповторною оргкультурою, яка відрізняє і робить її помітною: Coca-Cola, McDonalds, Apple, Google...

Ситуація 10. Діловий протокол зв'язаний з діловим спілкуванням. Він являє собою сукупність традицій умовностей, правил і норм, що дотримуються (повинні дотримуватися) офіційними особами в процесі ділового спілкування.

Дипломатичний протокол — це сукупність загальноприйнятих правил, традицій і умовностей, які дотримуються урядами, відомствами закордонних справ, дипломатичними представництвами, офіційними особами і дипломатами при виконанні своїх функцій в міжнародному спілкуванні.

На відміну від дипломатичного, ділового протоколу дотримуються менш суворо, тут правила більш гнучкі. Його основні принципи: ввічливість, тактовність, взаємоповага, гідність, порядність.

Дипломатичний протокол є невід’ємною складовою частиною дипломатії, її політичним інструментом, формою, якою супроводжується будь-яка зовнішньополітична акція (акт, захід) держави та якої дотримуються її представництва чи представники.