1.9. Правовой статус бухгалтерской службы, ее место в структуре управления организацией

Место учета в системе современного управления определяется прежде всего сущностью самого управления. В качестве общих функций управления можно выделить планирование, организацию, учет, контроль, анализ и регулирование.

Функция планирования является ключевой в процессе управления предприятием. Она обеспечивает разработку стратегии, целей, задач, параметров развития объекта и субъекта управления. В ходе планирования определяются средства, методы и сроки, в течение которых будут достигнуты заданные результаты.

Большое место в деятельности органов управления занимает и функция организации, которая представляет вид деятельности, направленной на более конкретные цели, а именно на формирование управляемой и управляющей систем. Соответственно, она включает: разработку организационной структуры хозяйствующего субъекта, осуществление координации между структурными подразделениями и т.д.

Информация, необходимая для разработки плановых параметров, характеризующая отклонения от плана и требующаяся для проведения анализа, контроля и регулирования производственной системы, базируется на учете.

Учет в системе управления выступает как самостоятельная функция управления. Он является средством отражения объективных процессов производственно-хозяйственной деятельности различных звеньев экономики.

Сущность учета как функции управления заключается в последовательном создании, накоплении и выдаче информации, необходимой для принятия управленческих решений, достоверном и полном отражении развития управляемой системы, а также активном участии в организационно-распорядительной деятельности субъекта управления по осуществлению этих решений.

Функция регулирования призвана обеспечить необходимое упорядочение и устойчивое развитие предприятия в соответствии с конкретными условиями и задачами.

Функция регулирования связана с функциями анализа и контроля, которые выступают средством достижения соответствия между поставленными задачами и достигнутыми результатами.

Наряду с руководителем и его заместителем Трудовой кодекс РФ впервые в трудовом законодательстве выделил главного бухгалтера как работника, обладающего особым правовым статусом в трудовом процессе. Главный бухгалтер обладает определенными властными полномочиями, проявляющимися в том, что его требования по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Безусловно, что главный бухгалтер выступает проводником внутрипроизводственной политики, определяемой руководителем.

Интерес представляет вопрос о том, возможно ли вообще отнести главного бухгалтера к категории "должностное лицо"? В процессе трудовой деятельности организаций всех организационно-правовых форм и форм собственности всегда участвуют не только работники, выполняющие профессиональные трудовые функции, но и работники, правовое положение которых является особым. Данное особое положение обусловлено выполнением ими организационно-распорядительных и административно-хозяйственных функций, которые выражаются в осуществлении руководства подчиненными лицами, а также в полномочиях по управлению и распоряжению имуществом.

Нормы практически всех отраслей российского права оперируют понятием должностного лица, хотя используют его по-разному. Но именно должностные лица всегда занимали и занимают особое положение в определенной сфере деятельности, включая и трудовую деятельность, регулируемую нормами трудового права.

Еще в 1949 г. Ц.А. Ямпольская¹ писала, что к числу отличительных признаков должностного лица следует относить правомочия этих лиц на совершение юридически значимых действий, направленных на возникновение, изменение или прекращение правовых отношений. И в настоящее время данная позиция некоторыми учеными признается обоснованной. Понятие должностного лица неразрывно связано с понятием должности, хотя и не является равнозначным ему. В юридической литературе должностью принято считать структурную единицу какой-либо организации, которая предопределяет содержание и объем связанных с нею полномочий для занимающего ее лица. Если физическое лицо занимает определенную должность, то и наделяется определенными полномочиями. Согласно ст. 57 ТК РФ, трудовая функция работника может быть определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, но только должностные лица вправе осуществлять властные полномочия.

Требование работодателя о наличии у лица, претендующего на должность главного бухгалтера соответствующего стажа работы, можно считать правомерным и относящимся к деловым качествам работника.

Формулировки должностного лица содержатся в Уголовном кодексе РФ (примечание 1 к ст. 285) и Кодексе об административных правонарушениях РФ (примечание к ст. 2.4.), в других российских законах.

Таким образом, труд главного бухгалтера как работника, отличающегося особым правовым положением в трудовом процессе, наряду с руководителем и его заместителем, в решающей степени определяет успех совместной трудовой деятельности всех работников организации. В связи с этим четкое правовое определение критериев трудовой правосубъектности главного бухгалтера как должностного лица, деятельность которого базируется на трудовом договоре, является не пустой формальностью, а основой, предопределяющей целую цепочку различных правовых последствий.

Организация структурно состоит из множества взаимосвязанных элементов, одни из которых осуществляют коммерческую (текущую, финансовую, инвестиционную) деятельность, а другие – управление ею. Но все они находятся в неразрывной связи и представляют в совокупности систему управления. Одной из составляющих системы управления хозяйствующим субъектом является подсистема бухгалтерского учета, выделяющая в своей структуре финансовый, управленческий и налоговый учет с соответствующими информационными потоками, которые характеризуются наличием прямой и обратной связей.

Бухгалтерская (финансово-бухгалтерская) служба является частью единого механизма управления текущей, финансовой и инвестиционной деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями организации.

Правовой статус бухгалтерской службы регулируется нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.

 Задачами бухгалтерской (финансово-бухгалтерской) службы являются:

1. организация взаимоотношений организации с другими субъектами хозяйствования;

2. поиск внутренних и внешних краткосрочных и долгосрочных источников финансирования, выбор наиболее оптимального их сочетания;

3. своевременное обеспечение финансовыми ресурсами текущей деятельности организации;

4. эффективное использование финансовых ресурсов для достижения стратегических и тактических целей организации;

5. сохранение и рациональное использование основного и оборотного капитала, собственного и заемного капитала;

6. обеспечение своевременности платежей по обязательствам организации.

Конкретной формой реализации задач финансово-бухгалтерской службы является разработка учетной политики, элементами которой выступают:

• финансовая политика;

• кредитная политика;

• политика управления денежными потоками;

• амортизационная политика;

• дивидендная политика;

• политика формирования доходов и расходов;

• налоговая политика.

Деятельность бухгалтерской службы организации осуществляется на основании самых разнообразных документов: организационных, распорядительных, платежных, учетных. Так, в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" все факты хозяйственной деятельности, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, поэтому постановка бухгалтерского дела в узком смысле сводится к разработке правил оформления, приема, выдачи и хранения учетной документации на основании организационных и распорядительных документов и составлению ряда дополнительных, корректировке специализированных документов – регистров бухгалтерского и налогового учета и документов внутренней отчетности.

Таким образом, организация бухгалтерского дела предполагает:

• разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания);

• составление графика документооборота организации;

• создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;

• формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения его квалификации);

• создание технологии обработки получаемой информации (переменяемая форма ведения учетного процесса).

Основополагающие признаки, характеризующие статус главного бухгалтера организации, определены ст.7 Федерального закона "О бухгалтерском учете". Однако в соответствии с данным Законом и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 27 августа 1998 г. № 34н, установлено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при совершении фактов хозяйственной деятельности несет руководитель организации.

Руководители организации в зависимости от объема работы могут:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

На практике руководитель редко ведет бухгалтерский учет лично. В этом случае он должен создать необходимые условия для его правильного ведения. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. По российскому законодательству главный бухгалтер:

1) отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление достоверной бухгалтерской отчетности;

2) обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств организации, соответствие законодательству осуществляемых фактов хозяйственной деятельности;

3) дает всем работникам организации обязательные для выполнения указания по документальному оформлению фактов хозяйственной деятельности и представлению для учета необходимых документов, отчетов, иных сведений.

За невыполнение или недобросовестное выполнение своих обязанностей главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

При вступлении в должность главному бухгалтеру в первую очередь необходимо ознакомиться с положением о бухгалтерии, а при его отсутствии – создать данный документ. В нем должны быть отражены цели, задачи и функции бухгалтерии, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации, а также организация учетного процесса.

Положение о бухгалтерии составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Приступающий к работе главный бухгалтер знакомится с ним под расписку или вносит дополнения и изменения, которые утверждаются руководителем организации.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения их полномочий, определения прав и обязанностей. Закрепление за работником участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или сокрытия отдельных фактов хозяйственной деятельности. В инструкции указывается перечень документов, получаемых работником для обработки, дальнейшей передачи, и наличие права подписывания. Структура инструкции соответствует положению о бухгалтерии и отражает следующие разделы: "Общие положения"; "Функции работника", "Права и обязанности"; "Взаимодействия с другими работниками бухгалтерии и организации"; "Организация работы"; "Правила оценка результатов работ".

Должностные инструкции составляются главным бухгалтером и утверждаются руководителем организации. После ознакомления с инструкцией работник ставит отметку "ознакомлен", дату и подпись. Рекомендуется текст инструкции выдать бухгалтеру, что также фиксируется надписью "инструкция получена на руки", затем ставится дата и подпись.

Принятый на работу новый главный бухгалтер имеет право изменить должностные инструкции в соответствии со своими требованиями. После этого они утверждаются руководителем организации и доводятся до сведения работников бухгалтерии. В штатном расписании должно быть указано общее количество работников бухгалтерии, наименование должностей, основные обязанности работников, система оплаты труда и размер заработной платы. Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации. В дальнейшем проводится аттестация работников бухгалтерии, по результатом которой работник может быть уволен, переведен на другую должность и т.п. Кроме этого необходимо решить вопросы взаимозаменяемости сотрудников в случае болезни, отпусков и т.п.

Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объемов обрабатываемой информации по каждому из объектов учета. Расчеты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживания на работы по бухгалтерскому учету. В соответствии с расчетным определяется количество работников бухгалтерии и формируется ее организационная структура. Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.

Для большинства учетных систем в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной). Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотношений фирмы с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация финансовой бухгалтерии, соответствующая национальной учетной системе, в той или иной степени регламентируется государством, а во многих случаях и группой государств в лице межправительственных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения фирмы, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями ее использования. Финансовая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати.

Управленческая (аналитическая, промышленная) бухгалтерия направлена на решение внутренних проблем, связанных с повышением эффективности работы в разрезе центров ответственности, сегментов деятельности. Деятельность управленческой бухгалтерии не регламентируется государством. Основная ее цель заключается в представлении информации и ее анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов деятельности, в обеспечении учета доходов (маржи) и расходов.

Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Возможны два варианта организации учетного процесса: 1) централизованный; 2) децентрализованный.

При централизации учетного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетического и аналитического учета на основании первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию фактов хозяйственной деятельности.

В случае децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется ведение аналитического и синтетического учета, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений. Главная бухгалтерия в этом случае производит свод балансов подразделений, осуществляет консолидацию баланса и отчетности по организации, контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.