6.2. Специфика бухгалтерского учета в компьютерной среде

Компьютеризация бухгалтерского учета позволяет выделить два этапа в истории своего развития – механизированный и автоматизированный.

Первый этап (50–60-е гг.) характеризуется использованием электромеханических перфорационных машин, организацией ма­шиносчетных станций на крупных предприятиях, где основную роль играла комплексная механизированная обработка учетных записей таблично-перфокарточной системы счетоводства на базе типовых программ.

Переход ко второму этапу – автоматизированному (с начала 70-х гг.) – был вызван появлением ЭВМ, приспособленных для решения задач в сфере экономики.

Развитие архитектуры ЭВМ и их операционных систем созда­ло предпосылки для взаимодействия пользователя с программой. Получив результаты расчетов, он оперативно мог принимать решения, связанные с дальнейшей работой с программой.

Появление в начале 80-х гг. ПЭВМ, обладавших высоким бы­стродействием, большой емкостью оперативной и внешней памяти на жестком магнитном диске, широким выбором внешних устройств ввода-вывода информации, ориентированных на выполнение фун­кций формирования первичных документов и учетных регистров, позволило по-новому подойти к вопросам организации машинной обработки бухгалтерских задач. Начался переход от централизо­ванной обработки бухгалтерской информации на вычислительных центрах предприятий к децентрализованной, предусматривающей установку ПЭВМ на рабочем месте бухгалтера, создавались автома­тизированные рабочие места (АРМ).

На современном предприятии, особенно крупном, объем информации, необходимой для принятия управленческих решений, весьма велик, и очень многие пара­метры при этом являются взаимозависимыми. В настоящее время практически невозможно эффективно руководить предприятием, основываясь исключительно на профессиональной интуиции. В быстрорастущей организации прибыль уве­личивается очень быстро. Причем неэффективное управление обходится до­роже именно крупному предприятию, поскольку в этом случае даже незначи­тельные потери из-за нерационального управления умножаются на огромные финансовые и товарные обороты.

Профессиональные бухгалтеры стали одними из самых активных и распространенных потребителей компьютерных технологий обработки экономической информации. Они позволяют им существенно по­высить эффективность работы, снизить ее трудоемкость, улучшить ка­чество учета и аудита. Персональный компьютер является рабочим инстру­ментом бухгалтера, своего рода "средством труда". Ведение учета и составление отчетности вручную морально устарело.

Таким образом, необходимость компьютеризации бухгалтерского учета была вызвана многими обстоятельствами:

• общий технический прогресс, повсеместное внедрение авто­матизации технологических процессов во всех отраслях эко­номики и сферах бизнеса. Обработка учетной информации и ее использование становится составной частью всеобщего процесса автоматизации, в том числе в сфере управления предприятием;

• возрастание объема информации в геометрической прогрессии по отношению к росту производ­ства и сбыта;

• появление мощных технических средств – компьютеров, современных программных продуктов, позволяющих вос­принять и переработать огромные массивы учетных дан­ных с высокой степенью оперативности и широкими воз­можностями представления и восприятия;

• рост значения быстроты и правильности принимаемых ре­шений по управлению, от которых иногда зависит судьба бизнеса, усложнение задач экономического управления пред­приятием.

Для современных систем управления крупным и средним предприяти­ем характерно внедрение комплексных систем автоматизации, или корпора­тивных систем. Комплексная система автоматизации управления предпри­ятием – это некая операционная среда, которая способна предоставить акту­альную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, регистрации сведений об их выполнении, для ана­лиза, контроля.

В комплексной системе автоматизации бухгалтерская информационная система выполняет роль подсистемы и отвечает за организацию учетной сферы предприятия. К наиболее важным характеристикам корпоративных систем относятся:

• охват большого числа задач управления предприятием;

• детальная разработка обобщенной модели документооборота предприятия с учетом внутренних связей документов и реализация функций системы как производных междокументных связей;

• развитая технология объединения и консолидации данных уда­ленных подразделений.

Корпоративная информационная система автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления предприятием и является многопользовательской, функционирует в распределенной вычислительной сети. Внедрение такой системы под силу только крупному предприятию.

Компьютерные системы крупных и средних предприятий представля­ют собой сложную систему, включающую совокупность методических мате­риалов, прикладных и системных программных средств, регламентирующих информационно-алгоритмическую поддержку финансово-хозяйственной дея­тельности предприятия. В результате работы всех пользователей систем происходит накопле­ние информационной базы предприятия оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. При этом обеспечивается:

• принцип однократного ввода информации и, как следствие, отсутст­вие дублирования функций пользователей, упорядочение документооборота;

• простота контроля корректности и ценности данных, персонифика­ция действий пользователя;

• контроль регламента выполнения хозяйственных операций;

• быстрая перестройка системы, изменение эксплуатационной схемы системы при изменении бизнес-процесса.

Администрация предприятия, используя для управления хозяйственной деятельностью комплексную систему автоматизации или корпоративную систему, получает возможность:

а) своевременного получения достоверной информации о текущей дея­тельности предприятия;

б) оперативного контроля и управления финансами, материальными и трудовыми ресурсами;

в) формирования обоснованных планов на основании анализа данных об имеющихся ресурсах;

г) контроля выполнения планов и взаимных обязательств;

д) анализа результатов деятельности и формирования оптимальных управляющих воздействий.

С позиции организации бухгалтерского учета крупные и средние пред­приятия отличаются: большим штатом работников бухгалтерии и планово-финансовых служб, узкой специализацией каждого работника на своем участке, разнообразным потоком первичных и отчетных документов и четко отработанной технологией их обработки.

С позиции методологии бухгалтерского учета эти предприятия харак­теризуются: сквозным аналитическим учетом затрат, детально количественно-суммовым учетом, связью с планированием и финансовым анализом.

Поэтому подсистема бухгалтерского учета должна обеспечивать:

а) автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с российскими и международными стандартами, анали­з финансово-хозяйственной деятельности предприятия, планирование, а также внутренний аудит;

б) получение оперативной, постоянно меняющейся информации о те­кущем состоянии дел на предприятии, основной акцент при этом должен быть сделан на получение оперативных аналитических отчетов по использо­ванию вложенных финансовых ресурсов;

в) возможность консолидированного управления и получения консоли­дированных финансовых отчетов.

На крупных и средних предприятиях обработка учетной информации с помощью бухгалтерской информационной системы ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, бухгалтерскому финансовому и управленче­скому учету. На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, реги­страции и обработки учетной информации имеются АРМ бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующих между собой.

На уровне первичного учета с помощью АРМ работников осуществляется сбор, регистрация и частичная обра­ботка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия.

На этом уровне данные первичных документов и информация, полу­ченная с уровня первичного учета, регистрируется и группируется в системе синте­тических и аналитических счетов. С помощью учета на основе данных анали­тического и синтетического учета формируются Главная книга, бухгалтер­ский баланс и др. формы финансовой отчетности. АРМ этого уровня позво­ляют формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также представляют руководству оперативную информацию.

В отличие от крупных и средних предприятий, на малых предприятиях основное внимание уделяется автоматизации финансового учета и получе­нию сводной бухгалтерской (финансовой) отчетности. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним бухгалтером. Основной функциональной задачей такой бухгалтерской информационной системы яв­ляется своевременное получение бухгалтерской отчетности.

В существующей практике бухгалтерского учета наметились два пути компьютеризации: 1) когда весь комплекс работ поручается специа­лизированной сторонней организации (разработчику) по согласованно­му с заказчиком проекту; 2) когда предприятие само выбирает подходя­щую, по его мнению, прикладную программу, а затем с помощью разра­ботчика внедряет ее.

Первый вариант обычно используют крупные предприятия, организации холдингового типа и т.п. Небольшие организации предпочитают компьютеризировать бухгалтерский учет путем приобретения и привязки стандартной программы к особен­ностям своего бизнеса. В любом случае компьютеризация учета не должна осуществляться вне связи с другими функциями управления и рассматривается как составная часть автоматизированной системы об­работки и использования экономической информации.

Перечень предлагаемых на рынке информационных услуг про­грамм автоматизации обработки экономической информации доволь­но велик. К наиболее известным из них относится 1С, БЭСТ, Парус, Галактика, Турбо-бухгалтер, Инфин.

При выборе прикладных программ, в котором должны участвовать и работники бухгалтерии, обычно исходят из того, какой уровень авто­матизации обработки экономической информации предприятие хоте­ло бы иметь и какие затраты для достижения этого считает возможным понести. Наиболее популярны в настоящее время системы, разрабо­танные компьютерными фирмами, имеющими хорошую репутацию на рынке, чья продукция или проекты достаточно широко известны и получили положительные отзывы многих клиентов.

Из числа таких систем следует исключить программные продукты, не предусматривающие или недостаточно предусматривающие необ­ходимость учета специфики деятельности предприятия-заказчика. Да­леко не все программы, например, могут учитывать особенности учета затрат и результатов деятельности строительных организаций, пред­приятий транспорта, связи, социально-культурной сферы.

Выбор программных средств по стоимостным критериям зависит не только от цены программы, но и от условий ее дальнейшего сопровождения. Некоторые компьютерные фирмы включают в стоимость программных продуктов отдельные виды работ и услуг, связанных с их внедрением, и объявляют покупателю, что это будет для них бесплатным. Так, при по­купке пакета прикладных программ для автоматизации бухгалтерского учета предприятию могут предложить без дополнительной оплаты на­строить программу под структуру и специфику предприятия-заказчика, ввести начальные сальдо по всем счетам, провести обучение персонала и т.п. В этих случаях стоит сравнить стоимость такого пакета программ и сопутствующих услуг с предложениями других компьютерных фирм.

На малых предприятиях особое место занимает "1С Бухгалтерия" версии 7.7, 8.0 и прочие модификации. Основной функциональной задачей такой бухгалтерской информа­ционной системы является своевременное получение бухгалтерской (финан­совой), налоговой и статистической отчетности. Программа "1С Бухгалтерия" позволяет вести учет бухгалтерских операций типа "Проводка – Главная книга – Баланс", а также обеспечивает оформление первичных документов, в частности, платежных поручений, счетов, накладных и т.д.

Программа "1С Бухгалтерия" имеет много достоинств: она ориенти­рована на привычную ручную работу бухгалтера (журнально-ордерную сис­тему), значительно упрощая ее, и рассчитана на пользователя-непрофессионала.

Программа "1С: Бухгалтерия" является универсальной систе­мой автоматизации деятельности организации и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета. За счет своей универсальности программа может быть использована для автоматизации различных участков бухгалтерского учета: това­ров и материально-производствен-ных запасов, взаиморасчетов с кон­трагентами, расчета заработной платы, амортизации основных средств, кассовых и банковских операций.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического уче­та (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автомати­ческого ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал опера­ций. При просмотре проводок в журнале операций их можно огра­ничить произвольным временным интервалом, группировать и ис­кать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

1) план счетов;

2) список видов объектов аналитического учета;

3) списки объектов аналитического учета (субконто);

4) константы и т. д.

На основании введенных проводок может быть выполнен рас­чет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в по­следнем случае не требуется перерасчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведо­мости:

1) сводные проводки;

2) оборотно-сальдовую ведомость;

3) оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

4) карточка счета;

5) карточка счета по одному объекту аналитического учета;

6) анализ счета (аналог Главной книги);

7) анализ счета по датам;

8) анализ счета по объектам аналитического учета;

9) анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

10) карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

11) журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые орга­ны, кроме того, данный режим используется для создания внут­ренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Программа имеет функции сохранения резервной копии ин­формации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Система "1С: Предприятие 8.0" – это мощная универсальная система нового поколения для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности организа­ций и может быть адаптирована к любому участку бухгалтерского учета при помощи модуля "1С: Конфигуратор". Конфигурируемость как основное свойство системы позволяет настраивать все основ­ные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с воз­можностью их произвольного распределения по журналам.

Кроме того, "1С: Конфигуратор" может редактировать суще­ствующие и образовывать новые справочники произвольной струк­туры, создавать регистры для учета средств в необходимых разре­зах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т.д.