Изменение расположения строк/колонок

В процессе работы с готовой таблицей часто приходится встав­лять, переносить и удалять поля. Желание пользователя получить удобную в применении таблицу (например, упорядочить ее поля таким образом, чтобы наиболее часто используемые из них располагались ближе к левому краю) является вполне естественным. Выполнение та­кого требования влечет за собой изменение структуры таблицы.

Поставленную задачу можно легко решить с помощью мыши. Для этого необходимо маркировать поле, установить указатель мыши на заголовке маркированного поля, удерживая нажатой левую кнопку ма­нипулятора, переместить поле в позицию перед полем, куда необходи­мо его вставить и отпустить кнопку мыши.

Изменить расположение полей можно и в окне конструктора таб­лицы. Для этого необходимо переместить строки в проекте таблицы.

Иногда целесообразно не перемещать поля, а копировать их, что позволяет сократить время, необходимое для создания таблицы, в которой многие поля имеют идентичные параметры. Чтобы, создавая очередное поле, не производить установку параметров повторно, следует скопировать имеющееся поле. Копирование полей осуществля­ется следующим образом:

- Активизируется режим конструктора таблицы.

- Маркируется копируемое поле.

- Выбирается команда Копировать в меню Правка.

- Установливается курсор в строке проекта таблицы, соответс­твующей полю, перед которым нужно вставить копию.

- Вставляется пустая строка перед строкой, куда необходимо скопировать запись, для чего активизируется команда Вставка строки из меню Правка.

После вставки копии необходимо изменить ее имя, поскольку Access-таблица не может содержать поля с одинаковыми именами.

Примечание:Поскольку в среде Windows буфер обмена общий для всех прило­жений, сохранность его содержимого зависит от выполнения ко­манд Копировать и Вырезать и в других приложениях (например, в Paintbrush или в Excel).

Различие между командами Вырезать и Удалить заключается в том, что при использовании команды Удалить маркированная область не помещается в буфер обмена, и старое содержимое буфера сохраня­ется.

При копировании полей из одной таблицы в другую нет необхо­димости в изменении имен, поскольку речь идет о двух независимых таблицах.

Внимание!

Записи, которые не могут быть вставлены в целевую таблицу, временно сохраняются в таблице с именем Paste Errors (Ошибки вставки). Позднее их можно вставить в целевую таблицу, например, после изменения ее структуры.

Изменение типа поля

Изменение типа поля в таблице, в которую введены данные, мо­жет привести к появлению ошибок, поскольку программе Access при­дется конвертировать данные, что не всегда может быть выполнено однозначно. Существуют ограничения на ввод информации в поля оп­ределенного типа. Так, в числовые поля или поля даты нельзя вво­дить буквы.

Примечание:При изменении имени поля данные не конвертируются.

Внимание!

В программе Access запрещено конвертирование данных всех ти­пов в данные типа Счетчик. Данные этого типа используются и обрабатываются программой особым образом. Если при состав­лении таблицы не создано поле счетчика, его можно вставить в таблицу в любое время.

Проблемы возникают и при преобразовании текстового поля в числовое. В этом случае удаляется содержимое всех полей, которые включают хотя бы одну букву. (Перед удалением данных Access, ко­нечно, выдает соответствующее сообщение.) Числовые же поля сво­бодно конвертируются в текстовые, поскольку последние могут со­держать как цифры, так и буквы.

В случае преобразования поля Memo в текстовое поле могут быть потеряны данные, если размер текстового поля окажется недос­таточным для размещения всего содержимого поля Memo. Часть симво­лов может быть утеряна и при уменьшении размера текстового поля без изменения типа.