Меню Правка

В окне базы данных меню Правка содержит команды Вырезать, Копировать, Вставить, Удалить, Переименовать известные по другим приложениям, работающим под Windows. В других режимах работы в этом меню появляются новые команды для редактирования активных объектов. Например, в окне таблицы в меню добавляются команды добавления новой записи и удаления текущей.

Меню Вид

Меню Вид больше зависит от конкретного приложения, поэтому в этом меню вы почти не найдете знакомых вам команд, за исключением команды Панели инструментов. Например, меню содержит команду Свойства, которая выводит на экран дополнительную информацию о выбранном объекте базы данных, такую как дата и время их создания.

В этом же меню можно выбрать команду Таблица, которая выводит подробную информацию об объектах базы данных в виде таблицы. Если такая информация не нужна, то нужно выбрать меню Список и подробная информация исчезнет. Можно также выбрать команду Крупные значки для окна базы данных.

Меню Вставка

Меню Вставка в окне базы данных используется для добавления новых объектов — таблиц, запросов, форм, отчетов — в окне базы данных. Быстрее и проще это сделать с помощью кнопки Создать, находящейся в правой части окна диалога. Альтернативную возможность добавления объектов в базу данных предоставляют команды меню Вставка.

Меню Сервис

В этом меню, кроме известных команд Орфография и Автозамена, присутствуют команды управления базой данных. Со многими из них можно познакомимся в следующих работах, а сейчас рассмотрим одну из этих команд — Параметры. При выборе этой команды на экране откроется окно диалога. Нажимая мышью ярлыки, можно выбирать вкладки, каждая из которых содержит логически сгруппированные параметры системы.

Меню Окно

Меню Окно является стандартным для приложений Windows и содержит команды, которые управляют открытыми окнами на экране. С его помощью можно упорядочивать, свертывать и восстанавливать окна, а также осуществлять перемещение между окнами. Если открыть таблицу, то будет два окна на выбор: окно базы данных, представляющее саму базу данных, и окно выбранной таблицы. Можно открыть и другие объекты, но все они должны находиться в одной и той же базе данных.

Команды меню ?

Подобно большинству наиболее популярных программ, MS Access имеет контекстно-зависимую справочную систему. Это означает, что можно получить справку по использованию средства, с которым работает в настоящий момент пользователь.

? — последняя команда системного меню, предназначенное для получения разнообразной справочной информации. Назначение команд следующее.

Справка по Microsoft Access – запускает помощника.

Вызов справки – позволяет получить справочную информацию.

Что это такое ? – позволяет получить информацию о любой команде.

Microsoft на Web - открывает доступ к наиболее полезным страницам Web - страниц Microsoft.

О программе – кроме служебной информации об авторских правах, выводится разнообразная информация о компьютере, ресурсах системы.

Для получения справочной информации можно воспользоваться одним из следующих способов:

- Выбрать команду меню ? Microsoft Access.

• Выбрать команду меню ? Вызов справки.

• Нажать F1 в любой момент сеанса работы с MS Access. На помощь придет помощник.

• Выбрать команду Что это такое ? и щелкнуть по пункту меню, информацию о котором необходимо получить.

- Некоторые из окон диалога содержат кнопку Справка на панели инструментов. Если кнопка Справка была нажата при работе в одном из окон диалога, MS Access снабдит информацией о том, как пользоваться этим окном диалога.

Контекстное меню

Одним из новых достоинств Windows 95 является широкое использование контекстного меню, которое раскрывается нажатием правой кнопки мыши. Одно из основных правил Windows 95 гласит следующее: «Когда вы не знаете что делать, нажмите правую кнопку мыши». То же самое относится и к MS Access. Обычно более удобно ис­пользовать контекстное меню, чем строку меню или панель инструментов. Чтобы выйти из меню без выбора команды, достаточно нажать левую кнопку мыши за его пределами.

Список команд всплывающего меню в MS Access, вызываемого при нажатии правой кнопки мыши, зависит от положения указателя мыши.

ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ ACCESS

Каждому режиму работы соответствует собственная панель инстру­ментов. Панели инструментов, используемые при создании форм, отчетов и запросов, будут рассмотрены в соответствующих работах. Сейчас познакомимся с наиболее часто используемой панелью инструментов — «База данных».

Кнопки панели инструментов имеют следующие назначения:

Создать базу данных - создает новую базу данных.

Открыть базу данных - открывает существующую базу данных.

Сохранить - сохраняет текущий объект.

Печать - печатает содержимое документа.

Предварительный просмотр - открывает окно предварительного про- смотра документа.

Орфография - проверяет орфографию.

Вырезать - удаляет выделенный текст или выделен­ные объекты и помещает их в буфер.

Копировать - копирует в буфер выделенный текст или выделенные объекты без удаления.

Вставить – вставляет содержимое буфера. Конкретное действие этой кнопки зависит от режима работы.

Формат по образцу - копирует текущий формат для выбранного объекта

Отменить - отменяет последнее действие.

Связи с Office - осуществляет связь с другими приложе­ниями Microsoft Office.

Анализ - анализирует структуры таблиц базы дан­ных и быстродействие выбранных объ­ектов.

Крупные значки - показывает пиктограммы объектов в уве­личенном виде.

Мелкие значки - показывает пиктограммы объектов в уменьшенном виде.

Список - выводит перечень объектов в виде списка без дополнительных параметров.

Таблица - выводит перечень объектов в виде таб­лицы, содержащей дополнительные пара­метры.

Программа - открывает окно модуля.

Свойства – открывает, или закрывает окно свойств выбранного объекта.

Схема данных - создает и редактирует связи между табли­цами.

Новый объект - создает новый объект базы данных .

Помощник - вызывает Помощник.

При работе в любом окне можно определить назначение кнопки на панели инструментов, указав на нее курсором мыши. В результате под курсором мыши появится ее название.

Как и для большинства объектов MS Access, можно по своему усмотрению настроить внешний вид панели инструментов. Для этого надо использовать команду Вид /Панели инструментов, в результате чего на экране появится меню, в нижней части которого находится команда Настройка. При выборе этой команды на экране появляется окно диалога «Настройка», которое содержит список всех возможных панелей инструментов. Отображаемые в данный момент панели инструментов отмечены галкой.

В случае необходимости можно добавить на экран новую панель инструментов, выбрав кнопку Создать, после чего настроить выбранную панель. По умолчанию панели инструментов размещаются в верхней части экрана, но можно изменить положение панели инструментов простым перемещением ее в любое место экрана. При этом можно изменять ее размер.

ПОМОЩНИК

Помощник представляет собой новый подход к предоставлению помощи непосредственно в процессе работы. Помощник имеет свое лицо, которое всем своим видом показывает отношение к действиям пользователя и предлагает советы и возможные варианты дальнейших действий.

Помощник действует во всех приложениях Microsoft Office 97. Его главным назначение является раскрытие всех функциональных возможностей конкретного приложения и оказание помощи в эффективном решении задач.

Помощник анализирует стоящие перед вами задачи и предлагает наиболее простые пути их решения. При выборе предлагаемого совета Помощник отслеживает предыдущие действия пользователя.

гибкость и настраиваемость

Помощник позволяет взаимодействовать с компьютером наибо­лее естественным способом. Как и большинство средств Microsoft Office, его можно настроить в соответствии с пожеланиями пользователя. Для этого надо открыть окно диалога «Помощник». На вкладке «Параметры» с помощью флажков можно установить параметры использования Помощника. На вкладке «Коллекция» можно выбрать любое из девяти возможных типов анимационных изображений Помощника.

Окно справочной системы имеет собственную панель инструментов. Кнопки панели инструментов в главном окне справочной системы имеют следующее назначение:

Разделы - открывает окно диалога «Справочная система», содержащее вкладки: «Содержание», «Предметный указатель» и «Поиск».

Назад - выводит на экран последний просмотренный раздел Справки.

Параметры - выводит на экран меню параметров текущего окна справки.

Если иметь представление, в каком из разделов Справки может находиться интересующая информация, наиболее эффективным средством ее поиска является использование вкладки «Предметный указатель» окна диалога «Справочная система», открываемого при нажатии кнопки Разделы. Это окно диалога содержит три вкладки поиска информации. Вкладка «Предметный указатель» предназначена для поиска тем по начальным буквам названия темы, вкладка «Поиск» осуществляет поиск ключевых слов в темах и позволяет осуществлять поиск по значениям этих ключевых слов, а вкладка «Содержание» содержит оглавление справочной системы.

Для поиска во вкладке «Предметный указатель» нужно ввести начальные буквы темы, которую необходимо найти.. Если справочная система обнаружит в списке темы, начинающиеся на указанные буквы, ее наименование будет выделено цветом или яркостью. После того как нужная тема будет найдена нужно нажать кнопку Вывести. Справочная система поместит информацию об указанной теме в окно справочной системы.

При поиске по ключевым словам при первом вызове поиска справоч­ная система формирует список ключевых слов, содержащихся в справоч­ном файле. После этого на экран выводится окно диалога, ко­торое содержит поле ввода ключевого слова или его первых букв. После ввода значения поиска во второй области окна диалога выводится список ключевых слов, начальные буквы которого содержат введенное значение. Можно выбрать подходящее ключевое слово, а затем и тему, которая содержит данное ключевое слово.

Можно последовательно получить справку по нескольким темам одного раздела, не прибегая к кнопкам справочной системы. Для этой цели в тексте справки слова, по которым может быть осуществлен пере­ход, выделены зеленым цветом. В справочной системе MS Access возможны переходы четырех типов:

Полные переходы и Временные переходы - слова, соответствующие полным и временным переходам, выделяются зеленым цветом и подчеркнуты сплошной линией. В этом случае раздел, к которому осуществлен переход, остается на экране до тех пор, пока не будет осуществлен переход к другому разделу.

Всплывающие списки и Всплывающие определения – слова, соответствующие всплывающим спискам и определениям, выделяются зеленым цветом и подчеркнуты пунктирной линией. В этом случае информация остается на экране до нажатия кнопки мыши.

Если не знать, где искать интересующую информацию, нужно обра­титься к вкладке «Содержание». Темы справки упорядочены по разделам, каждый из которых обозначен пиктограммой с изображением книги. Двойное нажатие мышью на данной пиктограмме открывает оглавление следующих подразделов. При этом пиктограмма принимает вид открытой книги. Таким образом, открывая книгу курсором мыши, пользователь получает доступ к ее оглавлению.

Закрытие окон справочной системы осуществляется стандартным способом. Для этого можно выбрать команду Закрыть из системного меню или нажать Alt+F4.

НАСТРОЙКА ПАНЕЛЕЙ ИНСТРУМЕНТОВ ACCESS

Каждая встроенная панель инструментов содержит кнопки для выполнения наиболее часто используемых действий. MS Access позволяет настроить панели инструментов. Можно добавлять на панели инструментов стандартные кнопки, а также удалять кнопки с панелей инструментов. При необходимости можно создать новую панель инструментов и разместить на ней кнопки.

Для настройки панели инструментов необходимо выбрать команду Вид /Панели инструментов, выбрать из меню Настройка и в окне диалога «Настройка» установить флажки для вывода на экран настраиваемых панелей инструментов, если требуемые панели в данный момент не отображаются на экране. Затем перейти на вкладку «Команды», которая содержит список категорий кнопок, а для текущей категории отображает кнопки в области «Команды».

Для размещения кнопки на панели инструментов вначале надо выбрать категорию, а затем — требуемую кнопку. Далее установить указатель мыши на изображение кнопки, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, перенести требуемую кнопку на настраиваемую панель инструментов.

Для удаления кнопки с панели инструментов установить указатель мыши на кнопку, которую нужно удалить с экрана. Затем на­жать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить кнопку в произвольное место экрана, свободное от панелей, после чего отпустить кноп­ку мыши. Кнопка будет удалена с панели инструментов.

Если нужно восстановить исходное состояние встроенных пане­лей, то необходимо нажать кнопку Сброс на вкладке «Панели инструментов» окна диалога «Настройка».

Окно диалога «Настройка» можно открыть с помощью любой панели инструментов. Для этого нажимается правая клавиша мыши, когда ее указатель находится на какой-нибудь панели инструментов. Появится кон­текстное меню, в котором для вызова окна диалога выбирается команда Настройка.

Для создания собственной панели нужно нажать кнопку Создать на вкладке «Панели инструментов», а затем в окне диалога «Создание па­нели инструментов» ввести имя создаваемой панели. При нажатии кнопки ОК создается пустая панель инструментов. Перейти на вкладку «Команды» и разместить на новой панели инстру­ментов, требуемые кнопки. Для окончания работы с панелью нажать кнопку Закрыть.

Для удаления пользовательской панели инструментов на вкладке «Панели инструментов» нужно выбрать удаляемую панель инструментов и нажать кнопку Удалить. Удалить можно только пользовательские панели.

НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ ACCESS

MS Access содержит множество разнообразных параметров наст­ройки. Можно указать расположение системных файлов, параметры шрифта, используемого по умолчанию и многое другое. Для настройки параметров используется окно диалога «Параметры», которое открывается в результате выполнения команды Сервис/Параметры.

Для облегчения настройки параметров они сгруппированы по функ­циональному признаку, причем каждая группа отображается на от­дельной вкладке. Ниже приведены перечень вкладок и их назначение:

Вид - содержит флажки, определяющие будут ли отображаться на экране строка состояния, системные и скрытые объ­екты, окно запуска, а также столбцы имен и условий конструктора макросов.

Общие - содержит параметры границ печатного поля, порядок сортировки базы данных, наименование рабочего ката­лога.

HTML - определяет параметры отображения гиперссылок, шаблон HTML и параметры вывода файлов ASP.

Правка/поиск - осуществляет настройку параметров поиска и замены, подтверждения и параметров фильтра

Клавиатура - настройка перехода при входе в поле, нажатии Enter и нажатии кливиши-стрелки

Режим таблицы - настраивает параметры шрифта, сетки и ширины столбцов

Таблицы/запросы - настраивает конструкторы таблиц и запросов.

Формы/отчеты - содержит параметры выделения объектов, шаблоны формы и отчета

Модуль - содержит параметры программирования, а также шрифта, цвета и окна

Другие - задает режим открытия и блокировку по умолчанию, операции DDE, перехват ошибок и т.д.

После настройки параметров можно нажать кнопки ОК или Применить. При нажатии кнопки ОК установленные значения будут действовать только в текущем сеансе работы с MS Access, а при нажатии кнопки Применить — во всех последующих сеансах.

ВЫХОД ИЗ ACCESS

. Для входа из Access можно воспользоваться одним из следующих способов:

- Выбрать команду Файл/Выход.

- Выбрать команду Закрыть системного меню главного окна MS Access.

- Указать на кнопку системного меню в главном окне MS Access и дважды нажать кнопку мыши

Если в каком-либо из открытых окон содержится не сохраненная информация, MS Access предложит указать, как поступить с ней. Для этого на экране появится окно диалога, содержащее кнопки Да, Нет, Отмена.

Для продолжения операции нужно выбрать одну из опций:

Да - сохраняет изменения и выходит из MS Access.

Нет - осуществляет выход из MS Access без сохранения изменений.

Отмена - закрывает текущее окно диалога и возвращается в MS Access.

Никогда не выключайте ваш компьютер, предварительно не выйдя из MS Access, поскольку в этом случае существует потенциальная возможность потери данных.