Операции поиска

Поиск данных в таблице большого объема, выполняемый с по­мощью кнопок перехода, может занять много времени. Поэтому, если содержимое искомого поля известно, к нему следует переходить, ис­пользуя функцию поиска. При этом Access проверяет всю таблицу на наличие в ней полей, удовлетворяющих критерию поиска.

Диалоговое окно поиска открывается в результате активизации команды Найти из меню Правка или щелчка на кнопке с изображением бинокля.

В поле Образец диалогового окна поиска указывается искомый объект (содержимое поля). Если не будут выполнены другие установ­ки, Access исследует все поля активной колонки на предмет совпа­дения их содержимого с объектом поиска. По умолчанию регистр при поиске не учитывается. Чтобы программа нашла только те поля, со­держимое которых соответствует объекту поиска и по способу напи­сания, надлежит активизировать опцию С учетом регистра.

Существенно расширить круг поиска можно, применив символы подстановки * и ?. Звездочка заменяет любое количество символов, а знак вопроса - только один символ.

По умолчанию в диалоговом окне поиска установлена опция Только в текущем поле, вследствие чего поиск осуществляется толь­ко в активном поле. Это позволяет быстрее получить результат. Название активного поля появляется в строке заголовка окна поис­ка. Если необходимо выполнить поиск во всей таблице, следует отк­лючить опцию Только в текущем поле. Программа начинает выполнять поиск после нажатия кнопки Найти. При обнаружении искомого объекта Access выделяет его, а в строке состояния появляется сообщение Образец поиска обнаружен. С помощью кнопки Найти далее можно про­верить остальные поля на наличие в них объекта поиска.

Диалоговое окно поиска находится на экране во время поиска, и пользователь в любое время может изменить установки в нем. В случае необходимости внести изменения в найденное поле таблицы, операцию поиска следует завершить с помощью кнопки Закрыть.

Другое ограничение сферы поиска устанавливается с помощью опции С учетом формата полей, которую можно использовать только совместно с опцией Только в текущем поле. Например, пользователю необходимо отобразить в поле День рождения даты рождения за июнь. Если он использует в качестве объекта поиска сочетание букв июн, он ничего не добьется, так как внутренние форматы даты и времени отличаются от форматов их отображения. Однако объектом поиска июн все же можно воспользоваться, если установить опцию С учетом фор­мата полей. При ее активизации объект поиска сопоставляется с со­держимым поля в формате отображения. (При этом должно быть задано Совпадение объекта поиска с любой частью поля, поскольку название месяца является лишь частью содержимого поля День рождения.) Су­ществует другой способ решения данной задачи: указать в качестве объекта поиска порядковый номер месяца июнь - 06. Другим средством быстрого перехода к нужным записям являются фильтры.

Фильтрация данных в таблице

Для применения фильтра необходимо:

1. Раскрыв таблицу для просмотра, нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов. В окне таблицы будет видна только пустая запись для ввода критериев фильтрации.

2. Ввести в нужное поле необходимый критерий (это могут быть первые цифры кода, первые буквы или фамилия целиком, адрес и т.д.)

3. Нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов или команду Записи/Фильтр/Применить фильтр.

4. Для возврата к прежнему состоянию необходимо нажать кнопку Удалить фильтр на панели инструментов.

При фильтрации можно ввести критерии на каждый столбец таблицы. Фильтрация отбирает записи, удовлетворяющие всем заданным условиям (объединение по И). Если ни одна из записей не удовлетворяет критерию, то строка таблицы остается пустой и никаких сообщений при этом программа не выводит.

В тех случаях, когда условие фильтрации формируется достаточно сложно, применяется расширенный фильтр. Его окно активизируется нажатием кнопки Расширенный фильтр или командой Записи/Фильтр/Расширенный фильтр. Окно разбито на две панели. На верхней размещается список полей, а на нижней бланк для формирования условия фильтрации. Каждый столбец бланка предназначен для одного поля таблицы. Строки Условия отбора предназначены для ввода одного или нескольких значений поля. Фильтрация для одного поля выполняется для каждого введенного в бланк значения поля (объединение по ИЛИ). Здесь же можно задать сортировку. Сортировка может быть задана по любому полю независимо от того, по какому полю производится фильтрация.

Со строкой Условия отбора связано контекстное меню, позволяющее командой Построить запустить построитель выражений для облегчения составления сложного условия отбора.

Отбор записей для расширенного фильтра выполняется по команде Применить фильтр контекстного меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши вне бланка. Здесь же имеется команда Очистить бланк, для его очистки.