Задание

1. Изучить команды главного меню Access.

2. Вывести и убрать с экрана различные панели инструментов.

3. Ознакомиться со справочной системой Access. Ознакомиться с различными способами получения справочной информации.

4. Ознакомиться с возможностями работы Помощника.

5. Добавить на стандартные панели различные кнопки. Убрать с панелей добавленные кнопки.

6. Создать собственную панель инструментов, разместив на ней 10 различных кнопок. Удалить созданную панель.

7. Произвести настройку параметров Access.

8. Изучить различные контекстные меню.

Контрольные вопросы

1. Какие пункты главного меню имеет Access ?

2. Какие действия можно осуществить, используя команды главного меню?

3. Какие действия можно выполнить используя различные контекстные меню ?

4. Как вызвать и убрать различные инструментальные панели ?

5. Как пользоваться справочной системой ?

6. Какие возможности предоставляет Помощник ?

7. Как добавить и убрать со стандартной панели кнопки ?

8. Как создать собственную панель ?

9. Каким образом производится настройка параметров Access ? Какие существуют возможности настройки ?

Лабораторная работа n 5 создание запросов

Цель работы: Освоить приемы создания различных запросов.

Общие сведения

Вопросы, формулируемые по отношению к базе данных, называют­ся запросами.

Запросы предназначены для просмотра, изменения и анализа данных. Они используются также в качестве источника записей при создании форм и отчетов. Одним из наиболее распространенных зап­росов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц в соответствии с заданными пользо­вателем критериями.

В Access, как и во многих современных СУБД, для формирования запросов используется "Запрос по образцу" (Query by Example или QBE).

Запрос по образцу - это таблично-ориентированный язык для выбора данных из одной или нескольких таблиц.

Для создания запроса необходимо открыть базу данных, в окне базы перейти на вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке Создать.

На экране появится диалоговое окно Новый запрос, предназна­ченное для выбора способа построения запроса. Могут быть испольованы следующие способы создания запросов:

Конструктор – самостоятельное создание нового запроса;

Простой запрос – создание запроса на выборку из определенных полей;

Перекрестный запрос – создание запроса, выводящего данные в компактной форме, подобном формату электронной таблицы;

Повторяющиеся записи – создание запроса на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе;

Записи без подчиненных – создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице.

Мастер Простой запрос служит для создания простых запросов. Запрос создается при помощи Мастера по шагам. При этом имеется два варианта запроса: в запрос включаются все поля таблицы, включая и поля связанных между собой таблиц; в запрос включаются итоговы значения из таблицы (например, подсчитаны суммы по записям, определены средние арифметические и т.д.). Выбор варианта запроса производится на втором шаге Мастера установкой флажка Подробный или Итоговый.

Мастер Перекрестного запроса работает тоже по шагам, создавая перекрестный запрос.Такой запрос – это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса. Перекрестный запрос создается в предположении, что исходная таблица содержит необходимые данные для формирования заголовков строк и столбцов.

Запросы для выборки повторяющихся записей и записей, которым не соответсвует ни одна запись в подчиненной таблице не требуют особых пояснений. Смысл их очевиден из названия.

Конструктор запросов является основным средством по работе с запросами, поэтому рассмотрим более подробно работу с ним.

.Для запуска его необходимо выбрать значение Конструктор в окне Новый запрос и на­жать на кнопку ОК.

В результате на экране появятся два окна: окно конструктора запросов Запрос на выборку и окно выбора таблиц Добавление табли­цы.

Окно Добавление таблицы состоит из трех вкладок, содержащих перечни объектов предлагаемых программой для проектирования зап­роса: Таблицы, Запросы и Таблицы и запросы. Выбрав соответствующую вкладку необходимо выбрать нужную таблицу и затем щелкнуть по кнопкам Добавить и Закрыть.

В окне конструктора запросов появится небольшое окно с заго­ловком таблицы и списком ее полей.

Для переноса нужного поля в бланк запроса необходимо выпол­нить двойной щелчок на нем. В результате имя этого поля будет по­мещено в строку Поля бланка запроса (нижняя половина окна конс­труктора запросов). В бланке запроса указываются параметры запро­са и данные, которые нужно отобрать, а также определяется способ их отображения на экране.

Примечание: Имя поля (и даже несколько маркированных имен) можно пере­нести в бланк запроса методом Drag and Drop.

Для упорядочения отобранных записей по алфавиту целесообраз­но воспользоваться возможностями сортировки самого запроса. Для этого в строке Сортировка нужно щелкнуть в первой колонке, отк­рыть список значений и задать способ сортировки данных.

Если больше никаких условий не требуется, то создание запроса можно завершить, закрыв окно конструктора запросов и присвоив зап­росу имя, в появившемся окне Сохранение .

Имя сохраненного запроса программа включает в список, нахо­дящийся на вкладке Запросы окна базы данных. Результат выполнения запроса отображается после нажатия кнопки Открыть в окне базы данных или кнопки Запуск (кнопка с изображением восклицательного знака) на панели инструментов Создание запросов, а также после двойного щелчка на имени запроса. При этом не имеет значения, открыта таблица с данными или нет.

В таблице с результатами выполнения запроса данные обрабаты­ваются так же, как и в обыкновенной таблице. При этом можно ис­пользовать команды как из контекстного меню окна запроса, так и из меню Формат.

Access позволяет отменить отображение полей в запросе еще при его создании. Для этой цели предназначены контрольные индика­торы в строке Вывод на экран бланка запроса. После выполнения запроса на экране отображаются только те поля, для которых в бланке установлены флажки.