Создание диаграмм

Access позволяет представлять в виде диаграммы сведения, со­держащиеся в форме. При этом диаграмму не обязательно строить на основе всех данных. Ее можно создать на основе данных, удовлетво­ряющих заданным условиям, например, на основе сведений, получен­ных в результате фильтрации.

Перед построением диаграммы следует указать программе, со­держимое каких полей таблицы или формы использовать. По умолчанию значения столбца образуют на диаграмме ряд данных, а значения строки - категорию. Диаграмма может состоять из нескольких рядов и категорий.

Для отображения числовых значений на диаграмме служат марке­ры данных - линии, полосы, секторы и т.д. Иногда маркеры данных снабжают метками, которые представляют собой числовые или тексто­вые значения элементов ряда. Оси используются для отображения шкалы - диапазона значений рядов данных, представленных на диаг­рамме.

Диаграмму часто сопровождают легендой - поясняющим текстом и сводом условных знаков.

В Access существует несколько способов построения диаграмм. Самый простой - создание стандартных диаграмм с помощью мастера диаграмм. Более эффектные диаграммы создаются посредством прог­раммы Microsoft Graph, входящей в состав пакета Microsoft Office 97.

Рассмотрим, как с помощью мастера диаграмм построить столби­ковую диаграмму на основе данных об объеме продаж из таблицы Тор­говля. Для этого необходимо выполнить следующую последователь­ность действий:

Нажать кнопку Создать на вкладке Формы окна базы данных и выберать Таблицу Торговля в списке таблиц и запросов диа­логового окна Новая форма.

• - Запустить мастер диаграмм Диаграмма.

- В первом окне мастера скопировать поля Продавец, Объем операций и Номер записи из списка Доступные поля в список Поля для диаграммы, щелкнув на кнопке с двумя стрелками.

- Следующее окно мастера служит для выбора типа диаграммы.

Access позволяет создавать диаграммы 15-ти типов.

- Выбрать тип диаграммы, предлагаемый программой по умолча­нию, - столбиковую диаграмму.

По умолчанию на диаграмме сопоставляются объемы продаж у разных клиентов. Сведения из поля Продавец помещены в легенду ди­аграммы.

- В этом же диалоговом окне мастера диаграмм можно измените способ представления данных на диаграмме (в случае необ­ходимости), изменяя с помощью мыши положение кнопок полей Продавец, Объем операций и Номер записи, расположенные в правой части окна. Можно в любой момент увидеть результат построения диаграммы, щелкнув по образцу.

- В последнем окне мастера ввести название диаграммы, нап­ример, Объем продаж, и нажать кнопку Готово. На экране по­явится готовая диаграмма.

Поскольку возможности мастера диаграмм ограничены, для оформления и редактирования диаграмм лучше использовать Microsoft Graph, запуск которого осуществляется после выполнения двойного щелчка на диаграмме в режиме Вид/Панели инструментов/Настройка/Панель элементов.

Существует много способов изменения стандартного оформления диаграммы. Каждый элемент диаграммы имеет определенный набор па­раметров, значения которых устанавливаются в соответствующем диа­логовом окне, открывающемся вследствие двойного щелчка на элемен­те диаграммы.