Вычисления в отчете

Вычисления в отчетах можно производить с использованием вы­числяемых элементов управления, отображающие значение, вычисленное на основе данных из одного или нескольких полей базовой таблицы или из других элементов управления.

Вычисляемым можно сделать любой элемент управления. Для этого его нужно маркировать на панели элементов в режиме Конструк­тор, вставить элемент в отчет и ввести подлежащее вычислению выра­жение. В формуле для вычисления вначале ставится знак "=", а наиме­нования полей, участвующих в вычислениях, заключаются в квадратные скобки.

Рассмотрим пример.В отчет по таблице Зарплата необходимо вставить поле Доход.

Последовательность действий в этом случае может быть следую­щей:

- Маркировать ранее созданный отчет.

- Перейти в режим Конструктор.

- На панели элементов щелкнуть по кнопке Поле (кнопка аб).

- Вставить это поле в верхний колентитул отчета.

- На панели элементов щелкнуть по кнопке Надпись (кнопка Аа).

- Вставить этот элемент в Поле.

- Вписать надпись Доход.

- Анологично вставить элемент управления Поле в поле Доход в области данных.

- В случае необходимости убрать лишнее из вставленных полей и надписей.

- В последнее поле ввести формулу:=[Часы]*[Оклад]/165+[Про­цент премии]*[Часы]*[Оклад]/165/100+[Совмещение]+[Начисления].

Внимание!

При написании формул необходимо следить за тем, чтобы назва­ния вводимых полей полностью соответствовали названиям в таблице.

Печать отчета

Печать таблиц, запросов, форм и отчетов в Access практически не отличается от печати документов в других приложениях Microsoft Office 97. Формат и ориентация страницы, размеры полей и колонок, а также параметры принтера устанавливаются в диалоговых окнах Па­раметры страницы и Печать.

Предварительный просмотр

Перед печатью рекомендуется переходить в режим предваритель­ного просмотра для выполнения окончательной проверки документа. В этом режиме можно увидеть, как созданный документ будет выглядеть на бумаге. В случае использования TrueType-шрифтов достигается практически полное соответствие изображения на экране напечатан­ному документу. Для активизации режима предварительного просмотра предназначены команда Предварительный просмотр из меню Файл и од­ноименная кнопка панели инструментов База данных.

В режиме предварительного просмотра страница может иметь разные масштабы отображения. Масштаб отображения изменяется в ре­зультате выполнения щелчка на странице документа или с помощью кнопки Размер панели инструментов Формат (форма/отчет). В поле Размер этой же панели можно задать точное значение масштаба отоб­ражения страницы.

В режиме Предварительный просмотр возможен одновременный просмотр нескольких страниц. Для этого нужно активизировать кноп­ку Две страницы или Несколько страниц панели инструментов Предва­рительный просмотр либо выбрать в меню Вид команду Число страниц и задать в появившемся подменю отображение 1,2,4,8 или 12 стра­ниц.

Опции печати

Чтобы напечатать документ, достаточно выполнить щелчок на кнопке Печать панели инструментов База данных. В этом случае ис­пользуются установленные по умолчанию параметры печати: формат страницы, размер полосы набора и полей, ориентация листа бумаги (книжная или альбомная), принтер и т.д. Все перечисленные пара­метры можно изменить в диалоговом окне Параметры страницы, кото­рое открывается в результате активизации одноименной команды из меню Файл. Рассмотрим назначение элементов этого окна.

Размеры полей страницы (по умолчанию единицей измерения яв­ляются миллиметры) определяются на вкладке Поля. По умолчанию все поля страницы равны 25,4 mm (один дюйм). Установки, выполняемые в полях вкладки Поля, распространяются только на активный документ. При этом Access сохраняет информацию о полях страницы только от­четов и форм. Параметры страниц таблиц, запросов и модулей (если они отличаются от принятых по умолчанию) необходимо задавать при каждом выводе на печать.

Примечание:

Размеры полей, установленные по умолчанию для таблиц, моду­лей, а также новых форм и отчетов, можно изменить на вкладке Об­щие диалогового окна Параметры меню Сервис.

Если при печати форм и отчетов применяются готовые бланки, то на вкладке Поля надлежит активизировать опцию Печатать только данные. В результате программа выведет на печать только данные. При печати таблиц и результатов выполнения запросов эта опция не­доступна.

Теперь перейдем к элементам вкладки Страница. В области Ори­ентация определяется ориентация листа бумаги - Книжная или Аль­бомная. В области Бумага устанавливается размер бумаги Размер и источник ее подачи Подача. На этой же вкладке осуществляется вы­бор принтера - текущий принтер или другой принтер.

Вкладка Столбцы предназначена для выполнения установок при выводе на печать страниц, сверстанных в несколько колонок.

Иногда записи из одной группы отчета не помещаются на одной странице. Ac­cess позволяет задать принудительный переход на сле­дующую страницу, чтобы избежать появления висячих записей. Для этого необходимо перейти в режим конструктора отчетов и нажать кнопку Сортировка и группировка или выбрать в меню Вид команду с таким же именем.

В открывшемся окне Сортировка и группировка указать группу (поле), записи которой нельзя разрывать.

В строке Не разрывать устанавливется значение Полную группу.

Если требуемые параметры принтера отличаются от используемых по умолчанию, необходимо выбрать в меню Файл команду Печать и отк­рыть одноименное диалоговое окно.

В этом окне можно задать печать нескольких экземпляров Число копий, направить печать в файл, задать печать всего документа, нескольких страниц или выбранных данных. Номера печатаемых стра­ниц указываются в полях Страницы с.. и по...

Примечание:Опция Выбранные записи доступна только в том случае, если в документе маркированы записи.