Мастер таблиц

Еще одним способом создания таблицы является использование заготовок, которые доступны в Мастере таблиц, когда можно использовать различные заготовки. Все заготовки разбиты на две большие группы: для делового и личного применения. Из всех существующих полей надо отобрать те, которые должны входить в создаваемую таблицу. Если предлагаемое поле не в полной мере соответствует предъявляемым требованиям, то его свойства можно будет изменить позднее в режиме конструктора.

Шагая по подсказке Мастера можно изменить имя таблицы, присвоенное по умолчанию; определить ключевое поле в создаваемой таблице; связать ее с другими таблицами базы данных; определить режим, который будет активизирован после завершения работы Мастера переход в режим: конструктора, если необходимо внести изменения в структуру созданной таблицы; непосредственного ввода данных в таблицу; ввода данных через форму, созданную мастером.

Работа с Мастером таблиц в целом не вызывает больших сложностей. Поля, предлагаемые Мастером, не могут служить решением на все случаи жизни. Но, тем не менее, их можно использовать в качестве исходного материала для дальнейшей разработки.

Импорт таблиц

Access может импортировать данные из файлов самых разных форматов. Окно диалога, позволяющее выполнить импортирование, внешне похоже на окна открытия и сохранения файлов. В нем необходимо определить тип файла, который будет служить источником данных, и найти необходимый файл. Окно Импорт имеет стандартные для программ Microsoft средства поиска файлов.

Наиболее просто импорт выполняется из баз данных, например, dBASE, FoxPro, Paradox. Это объясняется тем, что в файлах разных СУБД определены одинаковые по смыслу элементы, имеющие схожие свойства. Импорт электронной таблицы Excel проходит не так гладко и требует определенного диалога с пользователем для настройки алгоритма преобразования. Но если даже правильно ответить на все вопросы программы, нет гарантии, что данные будут импортированы без потерь и искажений. В результате может понадобиться несколько приемов переноса.

Импорт из текстовых файлов осуществляется с использованием специального Мастера. В процессе его работы необходимо объяснить, каким образом разделяются колонки в тексте, задать тип разделителя полей, определить таблицу для сохранения импортируемых данных (новая или уже существующая), в случае необходимости изменить некоторые свойства будущих полей, как в режиме конструктора и задать ключевое поле, задать имя новой таблицы.

В заключение работы Мастера можно установить флажок Проанализировать таблицу после импорта данных, который запустит другой Мастер, цель которого – установить, достаточно ли рационально организованы данные в новой таблице. Возможно, лучше будет разбить ее на несколько таблиц.

Связь с таблицами

Существует несколько форматов баз данных, которые поддерживаются в Access, поэтому в некоторых случаях нет необходимости импортировать базу данных, а достаточно установить связь с файлом. Такой способ позволяет работать с файлом базы данных, используя «родную» для него СУБД.