Отображение полей

В таблицах с большим количеством полей часть информации не видна на экране. С целью решения этой проблемы можно уменьшить размер шрифта или упорядочить поля, сгруппировав самые необходи­мые.

Еще одно решение заключается в отмене отображения ненужных в данный момент полей. Скрытые поля легко сделать видимыми, если понадобится информация, содержащаяся в них.

Отображение одной или нескольких полей отменяется таким об­разом:

- Выделяются поля, отображение которых необходимо отменить.

- Выбирается команда Скрыть столбцы в меню Формат.

В результате выделенная область будет удалена с экрана (но не из таблицы). Access позволяет скрыть любое количество полей (даже все).

Внимание!

Скрытые поля не используются при выполнении поиска и обра­ботке запросов.

Для восстановления отображения скрытых полей предназначена команда Отобразить столбцы из меню Формат. Диалоговое окно этой команды содержит список полей активной таблицы, в котором видимые поля отмечены. В этом окне можно как отменить, так и восстановить отображение полей - достаточно удалить или установить флажок нап­ротив их имен и нажать кнопку Закрыть.

Другой способ повышения удобочитаемости таблицы - фиксация полей. Зафиксированные поля всегда отображаются на экране в левой части таблицы, они не смещаются при перемещении по ней. Рекомен­дуется фиксировать поля, содержащие сведения, которые нужны поль­зователю постоянно.

Фиксация полей осуществляется следующим образом:

- Маркируется поле в таблице, которое необходимо зафик­сировать.

- Выбирается в меню Формат команда Закрепить столбцы.

После активизации указанной команды маркированное поле пере­мещается в левую часть таблицы и даже после перехода в последние поля остается видимым.

Отменить фиксацию позволяет команда Освободить все столбцы меню Формат. После отмены фиксации автоматический возврат поля в его исходную позицию не выполняется. Пользователь должен сам пе­реместить его с помощью мыши.

Задание

1. Просмотреть таблицы Зарплата и Сведения.

2. Поменять местами столбцы таблицы Зарплата.

3. Изменить ширину столбцов исходной таблицы таким обра­зом, чтобы вся таблица Зарплата уместилась на одном экране.

4. Изменить форматы числовых полей и полей дат.

5. Изменить шрифт и параметры ячеек.

6. Зафиксировать поле Фамилия в таблице Зарплата.

7. Освоить приемы скрытия и отображения колонок таблиц.

8. Скопировать поле одной таблицы в другую таблицу.

Контрольные вопросы

1. Как изменить экранный образ таблицы?

2. Укажите способы перестановки столбцов таблицы.

3. Каким образом изменить ширину столбца?

4. Укажите форматы для числовых полей.

5. Как осуществить копирование полей ?

6. Как скрыть колонки и снова отобразить их ?

Лабораторная работа n 4 главное меню access

Цель работы: изучить основные пункты меню, инструментальные панели и настройки.

КРАТКИЙ ОБЗОР МЕНЮ ACCESS

Взаимодействие с MS Access осуществляется посредством выбора ко­манд из текущего меню. Большинство команд является иерархическими. В результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадаю­щее меню.

Аналогично другим программам, функционирующим под Windows, меню MS Access изменяется в зависимости от конкретной ситуации. Окну каж­дого типа соответствует свой собственный набор команд и функций, примени­мых только к объекту данного типа.

Выбор команд меню

Для выбора команды из строки меню можно воспользоваться любым из следующих способов:

- Наиболее простой способ предполагает использование мыши. Для вы­полнения команды необходимо поместить курсор мыши на требуемую команду и нажать кнопку мыши.

- При использовании клавиатуры, вначале необходимо переместить курсор в строку меню, нажав клавишу F10 или Alt. Затем помес­тить световой указатель на требуемую команду и нажать Enter.

- В качестве альтернативного способа выбора команды меню c помощью клавиатуры можно нажать одновременно клавиши Аlt и подчеркнутый символ ее имени. При таком выборе команда будет выполняться сразу же после нажатия без последующего нажатия клавиши Enter.

Опции ниспадающего меню также могут иметь ниспадающее меню следующего уровня. Такие опции помечены символом треугольника. Кроме того, ряд опций после наименования содержат многоточие (...). Это означает, что в результате выбора такой команды для продолжения операции MS Access откроет окно диалога, в котором необходимо указать значения конкретных параметров. И только опции, не имеющие дополнительных символов, будут выполнены сразу в результате их выбора.

Процедура выбора опции из ниспадающего меню аналогична выбору команды меню, за исключением того, что вместо клавиш <— и —> необходимо использовать курсорные клавиши «Вверх» и «Вниз». Если выбрать команду по первой букве ее наименования, то не нужно нажимать клавишу Alt.

Отказ от выбора команды

Для отказа от выбора опции ниспадающего меню после его появления на экране, можно воспользоваться одним из следующих способов.

- Нажать клавишу Esc, в результате чего будет осуществлен переход в меню предыдущего уровня. При этом в ниспадающем меню (или меню) световой указатель будет расположен на опции, выбор которой явился причиной вызова ниспадающего меню нижнего уровня.

- Нажать клавишу F10, в результате все активные ниспадающие меню будут удалены с экрана.

- Нажать мышью любую опцию в одном из ниспадающих меню предыдущего уровня. Выбранная команда будет выполнена, а все ниспадающие меню нижних уровней будут удалены с экрана.

- Нажать мышью команду из строки меню. В результате все активные ниспадающие меню будут удалены с экрана, а выбранная команда будет выполнена.

• Нажать мышью в любом пустом месте рабочей области.

Команды меню Файл

Команды Создать базу данных и Открыть базу данных этого меню предназначены для создания новой или открытия уже существующей базы данных. Кроме команд печати, предварительного просмотра, закрытия окон меню содержит команды экспорта и импорта данных, а также установления связи с внешними таблицами (MS Access, dBASE, MS Visual FoxPro и т.д.).

В нижней части меню находятся имена баз данных, с которыми недавно работал пользователь. Если нужно открыть базу данных, сначала необходимо просмотреть данный список. Если она находится в этом списке, то нет нужды искать ее в окне диалога «Открытие файла базы данных». Просто нужно выбрать пункт меню с именем базы данных или ввести ее номер, и база данных откроется.

В нижней части меню Файл находится команда Выход. Она означает выход из Access вообще, а не из текущего окна. Если нужно просто закрыть окно, то надо выбрать команду Закрыть.