Задание

1. Создать панель инструментов для всех баз.

2. Создать отдельные панели инструментов для каждой ранее созданной базы в предыдущих лабораторных работах.

3. Для двух баз данных, из ранее созданных, создать строки меню.

4. Создать три контекстных меню.

5. Во все созданные панели и меню добавить разделители.

6. Привязать созданные панели и строки меню к отчетам и формам.

Контрольные вопросы

1. Как создать панель инструментов для всех баз ?

2. Укажите последовательность создания панели инструментов для конкретной базы данных.

3. Каким образом добавляются к панели инструментов кнопки ?

4. Как создать строку меню ?

5. Укажите порядок создания контекстного меню.

6. Как удалить контекстное меню ?

7. Укажите порядок добавления разделителей кнопок и пунктов меню.

8. Как присоединить строку меню или панель иеструментов к отчету или форме?

Лабораторная работа n 9 макросы в access. Первое знакомство

Цель работы:Познакомиться с макросами в Access.

Вводные замечания

Access 97 предоставляет пользователям два средства автомати­зации работы с базами данных: язык макросов и язык Visual Basic for Applications (VBA).

Язык VBA имеет преимущества перед языком макросов. Несмотря на это последний можно использовать для создания сложных программ и для автоматизации большинства операций по управлению базой дан­ных.

В отличие от Excel 97 и Word 97, в Access 97 автоматическая запись макросов не выполняется.

Окно макросов открывается в результате нажатия кнопки Соз­дать на вкладке Макросы окна базы данных. Оно включает четыре столбца: Имя макроса, Условия, Макрокоманда и Примечание. При созда­нии нового макроса по умолчанию отображаются только столбцы Мак­рокоманда и Примечание. Показ остальных столбцов можно установить используя команды Имя макроса и Условия из меню Вид или же однои­менных кнопок на панели инструментов Создание макроса.

В столбце Имя макроса указывается имя макроса, которое надле­жит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Ус­ловия осуществляется ввод условия (логическое выражение) для вы­полнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляют­ся подлежащие выполнению действия (макрокоманды) в нужной после­довательности.Столбец Примечание, содержащий комментарии к прог­рамме, при выполнении макроса игнорируется программой, однако за­полнять его рекомендуется, поскольку в этом случае текст макроса понятнее.

Удобно разрабатывать макросы для автоматизации несложных процессов, таких как открытие и закрытие нескольких форм или отче­тов, вывод на экран или на печать нескольких документов, отме­на/восстановление отображения панелей инструментов и т.д.

Создание макросов

После нажатия кнопки Создать на вкладке Макросы пользователь получает доступ к бланку макроса. В каждой строке этой таблицы размещается одна макрокоманда. Для определения ее параметров пользователь должен заполнить предложенные программой формы в нижней части бланка. Чаще всего оператору СУБД удается определить все параметры макрокоманды «по ходу дела», не штудируя справочник. Создадим в качестве примера макрос для фильтрации дан­ных в таблице. Конечно, в Ассеss много замечательных средств для того, чтобы организовать фильтрацию, но удобство макрокоманды ПрименитьФильтр заключается в том, что в ней заранее опреде­ляется критерий фильтрации и запоминается вместе с макрокомандой Можно, иметь хоть сто макросов на разные случаи жизни. Они вызываются достаточно быстро, а отменить их действие можно обычным способом, нажав кнопку Удалить фильтр.

Итак, в бланке макроса необходимо указать требуемое имя макрокоманды (в нашем случае ПрименитьФильтр) и затем записать условие фильтрации. Такое условно можно задать с помощью построи­теля выражений.. Допустим, нам надо выбрать в таблице Литература все записи по теме «меди­цина». Условие фильтра будет выглядеть так:

[Литература]! [ТЕМА]= "медицина"

Запуск макроса может осуществляться следующими способами:

1.Щелчок по кнопке Запуск на панели инструментов ( на ней изображен восклицательный знак).

2.Вызов команды Запуск макроса из меню Сервис.

3.Маркировка имени макроса и нажатие кнопки Запуск на вклад­ке Макросы окна базы данных.

4.Двойной щелчок на имени запускаемого макроса.

После того как макрос написан, разработчик приложения или пользователь должен определить способ запуска макроса. Кроме тривиального пути – при помощи меню Сервис — макросы можно вызывать программ­ным путем -- автоматически или посредством элементов управления в формах и отчетах. Если макрос должен запускаться независимо от же­лания пользователя, то он должен быть поставлен в соответствие неко­торому событию, которое, в свою очередь, связано с определенным объектом. При обсуждении форм и отчетов мы видели, как можно свя­зать с событием выполнение определенной процедуры. Точно также для обработки событий используются и макросы. Достаточно при опре­делении свойств объекта в строке, соответствующей событию, указать имя макроса.

Создадим для примера макрос, который позволит предварять от­крытие объ­екта базы данных некоторым сообщением, выводимым в окне диалога. Разо­бьем задачу на следующие этапы.

1.Создать макрос, состоящий из одной макрокоманды — Сооб­щение. В качестве аргумента этой макрокоманды должен быть введен текст сообще­ния. Например, такой: «По этому вопросу обра­щаться к И. Иванову!» Полезно также задать аргумент За­головок. Он определяет название информационного окна Заголовок например, он может быть таким: «Напоминание».

2. Раскрыть отчет (если мы хотим связать макрос с отчетом) в режиме конструктора и задать обработку события Открытие. В соот­ветствующей строке необходимо указать имя созданного макроса.

Теперь при попытке открыть данный отчет для просмотра, на экран будет выводиться окно. Оно будет оставаться на экране до тех пор, пока пользователь не нажмет кнопку ОК. Поэтому велика вероят­ность, что тот, кому нужно, прочтет сообщение.

Данный пример можно использовать для форм или отчетов. Су­ществуют три способа получения доступа к окну свойств формы или отчета, находящихся в режиме конструктора. Первый — это команда Вид /Свойства. Второй — кнопка Свойства, которая выводится на эк­ран по умолчанию в режиме кон­структора. А третий — это контекст­ное меню формы или отчета, в котором можно выбрать команду Свой­ства. Щелкать надо квадратик, расположенный на пересечении верти­кальной и горизонтальной линеек.