Глава 3

ПСИХОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Основы организации и управления

3.1.1. Основные понятия и определения

Организацию можно рассматривать в двух аспектах: I) как процесс согласования индивидуальных видов деятельности для достижения определенных общегрупповых целей (деятельность управления); 2) как явление (структура, состоящая из ряда взаимосвязанных и устойчивых компонентов).

В первом значении организация представляет собой совокупность процессов и действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

Во втором значении организация — это объединение людей, совместно выполняющих программу или достигающих цель, действующих на основе определенных правил и процедур.

Исходя из этого, теория организации имеет два основных направления - теорию процессов организации и теорию явлений организации (Теория организации и основы менеджмента (в социальной сфере): Учеб. пособие / Под ред. В. А. Абчука. - СПб., 2001. - С. 137.).

Проблематикой исследования теории процессов организации являются изучение организации и ее места в системе научных знаний, объективные закономерности и принципы организации, организационная культура, проектирование организационных систем, организационный аудит. Теория явлений организации исследует правовые формы и организационную структуру организации, состав субъектов организаторской деятельности.

Немецкий социолог Макс Вебер еще в начале XX в. разработал основополагающие принципы построения организаций.

Эти принципы не утратили своего значения и в настоящее время. Основные из них таковы: четкое разделение труда как одно из условий становления высококвалифицированных специалистов в своей области деятельности; иерархия уровней управления, при которой нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему; подбор исполнителей на основе квалификационных требований, вытекающих из должностных обязанностей; разработка стандартизированных и формализованных правил для выполнения членами организации своих должностных обязанностей и др.

Организация как объект (второе значение) - это саморегулирующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла. Это целесообразный комплекс взаимосвязанных элементов, объединенных общей целью функционирования и единством управления. Во взаимодействии с внешней средой эта система выступает как целостное единство. Структура организации характеризуется тремя основными параметрами — сложностью, формализацией и централизацией.

Сложность структуры определяется степенью дифференциации и интеграции организации. Согласно А. В. Карпову (25, с. 76), применительно к организации различают горизонтальную, вертикальную и пространственную дифференциацию.

Горизонтальная дифференциация обусловлена принципом разделения труда в организации и описывает степень специализации ее структурных подразделений. Деятельность относительно самостоятельных подразделений координируется в процессе управления (горизонтальная сеть управления).

Вертикальная дифференциация представляет собой меру разделения организации на иерархически соподчиненные уровни управления («управленческая вертикаль»). К примеру, для ВУЗов типичная иерархия по вертикали такова: ректор — проректор — декан — заведующий кафедрой — преподаватель — студент (то есть включает шесть соподчиненных уровней). Вертикальная дифференциация обеспечивает соблюдение принципа единоначалия при оптимальном объеме управления. Объем управления — это количество лиц, находящихся в непосредственном подчинении руководителя. Представления об оптимальном объеме управления различаются, однако чаще всего называют 6-8 человек. Этот объем может существенно варьироваться в зависимости от уровня профессионализма руководителя и сложности организационной деятельности. Возрастание сложности задач требует уменьшения объема управления. Именно объем управления является главным фактором организационной структуры организации. Он позволяет определить число необходимых для организации уровней управления на основе общей численности организации (25, с. 77). Например, если объем управления равен 8, а организация состоит из 512 человек, то иерархия примет следующий вид: один руководитель высшего звена — 8 руководителей второго звена — 64 руководителя третьего звена (8x8). То есть налицо три уровня руководства. Если же при аналогичном объеме управления организация состоит из 40^6 сотрудников, они потребуют уже четырех уровней управления.

Пространственная дифференциация относится к тем организациям, которые строятся по региональному принципу по следующим показателям: 1) количество региональных подразделений; 2) расстояние между ними; 3) соотношение количества работников подразделений; 4) количество управленческого персонала в центральном представительстве.

Эффективное функционирование любой организации возможно как на основе дифференциации, так и интеграции. Интеграционным средством здесь как раз и является иерархия соподчиненных частей руководства, обеспечивающая целостность и управляемость всей структуры организации.

Вторым параметром структуры организации является ее формализация. Формализованностъ структуры организации зависит от степени жесткости, нормативной предписанности, регламентированности подразделений. В достаточно высоко формализованной структуре организации все «расписано» - инструкции, наставления, предписания, нормативы, правила и прочее. Однако формализованная сторона — это лишь вершина айсберга. В любой организации существуют неформальные организации. Если формальная организация имеет административно-юридический статус, ставит индивида в рамки функциональных связей и нормы поведения, то неформальная организация такого статуса не имеет, а общность индивидов опосредуется в ней личным выбором и непосредственными внеслужебными контактами, личными внепроизводственными интересами.

Одним из требований, предъявляемых к высокому уровню профессионализма руководителя, является знание закономерностей функционирования неформальных организаций и умение их использовать во благо организации. Мотивация положительных сторон неформалов, использование в организации приемов и способов «школы человеческих отношений» (см. гл. 2), разумное внедрение в организации (в определенных пределах) принципа партисипативного управления помогут руководителю ликвидировать или хотя бы свести к минимуму нежелательные явления, возникающие в неформальных организациях предприятия, учреждения или фирмы.

Третьим параметром структуры организации является централизация, определяемая через функцию принятия решений. Чем больше мера этой функции, сконцентрированной на высшем уровне управления, тем выше централизация, и наоборот, чем больше свободы предоставляется для принятия решений сотрудникам других уровней управления, тем выше децентрализация. Выбор той или иной степени централизации всегда определяется сочетанием ряда факторов, среди которых основными являются профессионализм членов организации, уровень их мотивации, характер и сфера деятельности организации, ее масштабы (25, с. 81—82). Ниже описаны преимущества централизации и децентрализации по А. В. Карпову.

Преимущества централизации: 1) улучшение контроля и координации специализированных независимых функций, уменьшение количества ошибочных решений, принимаемых менее опытными руководителями; 2) сильное централизованное управление позволяет избегать ситуаций, при которых одни отделы организации растут и развиваются за счет других; 3) централизованное управление позволяет более экономно и легко использовать опыт и знания персонала центрального административного органа.

Преимущества децентрализации: 1) управлять особо крупными организациями централизованно невозможно из-за огромного количества требующейся для этого информации и, как следствие, сложности процесса принятия решений; 2) децентрализация дает право принимать решения тому руководителю, который ближе всего стоит к возникшей проблеме и, следовательно, лучше всех ее знает; 3) децентрализация стимулирует инициативу и позволяет личности отождествлять себя с организацией. При децентрализованном подходе самое крупное подразделение организации кажется его руководителю совсем небольшим, и он может полностью контролировать его; 4) децентрализация помогает подготовке молодого руководителя к более высокой должности, предоставляя ему возможность принимать важные решения в самом начале его карьеры.

Философия организации — это совокупность смыслов и целей существования организации. Эта совокупность принимается персоналом и реализуется путем соблюдения принятых норм и правил, регламентирующих деятельность организации. Пока существует организация, она всегда будет обладать своей философией, независимо от того, осознается это руководителем или нет. Согласно С. И. Макшанову (Макшанов С. И. Управленческие философии и стратегии // Психология менеджмента: Учебник / Под ред. Г. С. Никифорова. - СПб, 2000. - С. 95-102.), основными функциями философии организации являются:

1. Порождение солидарности (осознание и приятие персоналом смыслов и ценностей организации.

2. Создание непротиворечивости облика организации во внешней среде.

3. Обоснованные критерии при найме, аттестации, мотивации и стимулировании персонала.

4. Принятие решений о создании новых продуктов, об управлении качеством товаров или услуг.

Совокупность долгосрочных целей организации, направленных на воплощение ее философии, составляет основное содержание стратегического управления. В стратегическом управлении выделяются шесть ведущих стратегий: три базовых и три сквозных".

К базовым стратегиям относятся:

1. Стратегия продукта. Основными политиками этой стратегии являются определение ассортимента, качества или услуг.

2. Стратегия продвижения продукта. Основными политиками этой стратегии являются маркетинг, общественные связи, реклама, ценообразование, политика скидок, транспортирование, складирование, сбыт.

3. Стратегия персонала. Основные политики — найм, кадровый мониторинг, обучение и развитие, мотивация, стимулирование, взаимодействие, контроль.

К сквозным стратегиям относятся:

1. Стратегия ресурсов. Основные политики — управление информацией и временем, материальными ресурсами и финансами.

2. Стратегия конкуренции. Основные политики - информационная, экономическая, физическая безопасность, лоббирование.

3. Стратегия инноваций. Основные стратегии — управление изменениями, производство технологий изменений.

Философия и стратегии организации тесно взаимосвязаны. В философии грамотно развивающейся организации или компании присутствуют смыслы, связанные со всеми приведенными выше стратегиями.

Основными этапами процесса управления социальными объектами (общностями) являются:

1) сбор и обработка информации;

2) ее анализ, диагностирование, прогнозирование, систематизация, целеполагание;

3) выработка решений, направленных на достижение поставленных целей;

4) планирование, программирование, проектирование, выработка конкретных управленческих решений;

5) организация деятельности для выполнения решений;

6) контроль деятельности, подбор и расстановка кадров;

7) обучение и переобучение, кадровый аудит.

Понятие «управление» многопланово, имеет множество определений. Не вдаваясь в теорию вопроса, отметим философский смысл данного понятия. Управление — это функция организационных систем (биологических, технических, социальных), обеспечивающая сохранение их структуры, поддержание режима деятельности, реализацию ее программ и целей. Нас прежде всего интересуют социальные системы, в разряд которых входят организации любого типа. В этом плане социальное управление представляет собой целенаправленное воздействие на социальные общности (коллектив, семья и пр.) и социальные-объекты (организации) для упорядочивания, сохранения, совершенствования и развития их качественной определенности. Такое управление обусловлено системной природой общества, общественным характером труда, необходимостью общения людей и их жизнедеятельности в процессе обмена продуктами материальной и духовной деятельности.

Конкретизация управленческой деятельности отражается в таких понятиях, как управление безопасностью, управление инновациями, управление изменениями, управление персоналом и др. Рассмотрим некоторые из них.

Управление персоналом организации представляет собой целенаправленную деятельность руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, включающую разработку концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления персоналом. Основными этапами управления персоналом являются: планирование кадровой работы, проведение маркетинга персонала, определение кадрового потенциала и потребности организации в персонале, найм, отбор и расстановка кадров.

Технология управления персоналом организации охватывает широкий спектр деятельности кадровой службы. Найм, деловая оценка персонала при приеме, отбор, подбор, профессиональная ориентация , аттестация, трудовая адаптация, обеспечение безопасности персонала, управление нововведениями в кадровой работе, обучение, повышение квалификации и переподготовка кадров, управление деловой карьерой — вот далеко не полный перечень мероприятий, проводимых в области кадрового менеджмента специалистами и менеджерами по кадрам.

Управление по целям — один из методов управленческой деятельности, предусматривающий упреждение, предвидение возможных результатов деятельности и планирование путей их достижения. Управление по целям реализуется тремя способами.

Первый способ — простое целевое управление. Оно предусматривает разработку руководителем сроков и конечной цели управления без указания на механизмы и средства ее достижения.

Второй способ — программно-целевое управление. Предусматривает разработку руководителем целей управления и механизма их реализации, сроков и промежуточных этапов деятельности сотрудников. Цель здесь достигается в предусмотренные сроки, в то время как при простом целевом управлении достижение целей в предусмотренные сроки не гарантировано.

Управление персоналом: Энциклопедический словарь / Под ред. А. Я. Абчука. - М., 1998. - С. 398.

Третий способ — регламентное управление, предусматривающее разработку руководителем конечной цели управления и ограничений по параметрам и ресурсам. Цель будет достигнута, хотя сроки ее достижения заранее трудно определить.

Программноцелевое управление предпочтительно применять при деловой оценке персонала, когда производится измерение результатов и эффективности труда сотрудников, оценивается вклад каждого работника в достижение целей организации.

Управление деловой карьерой представляет собой комплекс мероприятий, проводимых кадровой службой организации по планированию организации, мотивации и контролю служебного роста работника, исходя из его целей, потребностей, возможностей, способностей и склонностей, а также исходя из целей, потребностей, возможностей и социально-экономических условий организации. В организации, которая пускает на самотек управление деловой карьерой, мотивация поведения и труда работников, как правило, слаба, человек трудится не в полную силу, не стремится повышать свою квалификацию. Управление деловой карьерой предполагает соответствующие поведение и действия самого работника еще при приеме на работу. Управляя своей деловой карьерой, работник должен помнить: готовить себя к тому, чтобы занять более высокооплачиваемое место, которое может стать вакантным, можно лишь при условии постоянного профессионального роста, расширения своих знаний и формирования новых навыков.