Тема 11. Деловая коммуникация социокультурного менеджмента

Коммуникация есть специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания. Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации и предприятия. Специалисты в области менеджмента, по мнению исследователя А.П. Панфиловой, считают, что 63% английских, 73% американских, 85 % японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, при чем сами руководители тратят на неё от 50 до 90% своего времени. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри фирмы, так и за её пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурентами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами и иными субъектами взаимодействия.

Деловая коммуникация – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, творческой и т. д.

Основные задачи деловой коммуникации – продуктивное сотрудничество, стремление к сближению целей, улучшение партнерских отношений. Деловая коммуникация предполагает следующие условия: 1. Обязательность контактов всех участников общения, независимо от их личных симпатий или антипатий; 2. Предметно-целевое содержание коммуникации; 3. Соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия, с учетом должностных ролей, прав, функциональных обязанностей, придерживаясь при этом субординации и делового этикета; 4. Взаимозависимость всех участников и достижение качественного результата; 5. Коммуникативный контроль и формальные ограничения.

Деловая коммуникация может быть в 2 формах вербальной и невербальной.

Вербальные (языковые) речевые средства являются основными. Вербальные средства должны отвечать следующим требованиям: содержать необходимый материал; излагать его надлежащим образом; быть правильно адресованным; быть точно ориентированным по месту и времени. Вербальные средства могут быть как устными, так и письменными. При этом они качественно различаются по восприятию. Вербальные средства могут быть в форме публичного выступления либо текстового материала. Публичные выступления решают задачи: информируют объект о делах фирмы; организуют отношения объекта с организацией; способствуют продвижению товара; обеспечивают новации. Текстовой материал подается в следующих формах: речь на презентации; пресс-релиз; рекламный текст; описание товара; аналитический материал; письмо в средства массовой информации; репортаж; очерк или эссе. Текстовой материал должен отвечать следующим требованиям: содержать материал, способный заинтересовать аудиторию, привлечь внимание; быть способным решить насущные задачи организации; вызывать доверие аудитории, служить для неё непререкаемым авторитетным мнением известного лица или организации; быть динамичным, содержать драматические моменты, описания конфликтов и способов их разрешения. Для того, чтобы текст состоялся он должен быть изложен простым, доступным языком, подкреплен убедительными фактами, иметь четкую структуру, обеспечивающую внимание аудитории.

В деловой коммуникации предметом общения является деятельность (дело) и партнером по общению всегда выступает личность, значимая для другого.

Общение – специфическая форма взаимодействия человека с другими людьми, в общении реализуются, прежде всего, социальные отношения людей.

В общении выделяются 3 основные стороны; коммуникативная сторона состоит в обмене информацией; интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия с определенной целью (согласовать действия, распределить функции, повлиять, убедить) собеседника; перцептивная сторона, связана в восприятием друг друга партнерами по общению.

Общение как процесс, в котором происходит обмен информацией, опытом, способностями и результатами деятельности. Деловое общение учитывает особенности личности, характера, возраст, настроение собеседника, но интересы дела более значимые, чем возможные личностные расхождения. По мнению Кузнецова И.Н. «Деловое общение – это обмен эмоциями, и взаимодействие, психологический контакт. Поэтому его необходимо рассматривать с точки зрения социокоммуникативной совместимости и с учетом достижений практической психологии». Деловое общение не является целью, оно есть лишь средство для достижения каких-либо других целей. В деловом общении предметом общения является дело. Партнер в деловом общении выступает как личность, значимая для субъекта, общающихся людей отличает взаимопонимание в вопросах дела. Основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество. Рокфеллер говорил: «Умение общаться с людьми – такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. Ия готов платить за это умение больше, чем за какой –либо другой товар в мире».

Кодекс делового общения; 1. Принцип кооперативности – «твой вклад должен быть таким, какого требует принятое направление разговора»; 2. Принцип достаточности информации – «говори не больше и не меньше, чем требуется в данный момент»; 3. Принцип качества информации – «не ври»; 4. Принцип целесообразности – «не отклоняйся от темы, сумей найти решение»; 5. Выражай мысль ясно и убедительно для собеседника; 6. Умей слушать и понять нужную мысль; 7. Умей учесть индивидуальные особенности собеседника ради интересов дела. Специфика делового общения заключается в том, что оно основывается на определенном деле (виде деятельности), связанной с производством нового продукта или делового эффекта. При этом стороны выступают в определенных формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей.

Коммуникативная компетентность в общении играет значимую роль. Она связана со следующими факторами. 1. Потребность в общении или необходимость дела является началом общения (целевое предназначение – убедить, переманить, согласовать, разузнать и т. д.); 2. Ориентировка в целях общения, в ситуации общения; 3. Ориентировка в личности собеседника; 4. Планирование содержание своего общения (держать в голове то, что надо сказать); Выбрать средства, речевые фразы, которыми будет пользоваться, решает как говорить и как вести себя.; 5. Восприятие и оценка ответной реакции; 6. Корректировка стиля и методов общения в процессе. Значение невербальных средств.

Социальное расстояние (зоны) между собеседниками (120-400 см.) от собеседника; (45-120 см. – личная зона); (15-45 см. – интимная зона), публичная зона более 400 см. Интонация, которая может придать иной смысл сказанному; мимика – разговор лицом; поза , с которой вас встречают или провожают; жесты. Деловой взгляд в районе лба (теория 3-го глаза).

Стратегии общения – открытые – закрытые; монологическое – диалогическое; ролевое – личностное. Открытое общение – это умение выразить до конца свою точку зрения и услышать собеседника. Тактика общения – совокупность умений говорить и слушать. Между «слушаю и слышу» большая разница. Позиции общения – Сверху, снизу, на равных или доброжелательная, нейтральная, враждебная.

Формы делового общения. Деловой разговор может быть как при непосредственном общении, так и по телефону, видеотехники, электронной почты. Деловой разговор предполагает обмен его участниками информацией по поводу конкретной управленческой ситуацией. В таком разговоре имеет быть место запрос или обращение одной из сторон по поводу информации, а также ответ, содержащий данную информацию или подтверждающий её отсутствие. Целью делового разговора обычно является достижение определенной договоренности по рассматриваемым вопросам, принятие соответствующих решений, проведение согласованных действий.

Деловая беседа по продолжительности больше, чем деловой разговор. Беседа предполагает контакт непосредственный по заранее запланированным проблемам. Она может проходить в форме монолога, в форме диалога, а также в форме многостороннего делового общения. Беседа имеет целью анализ конкретной ситуации, прозондировать настроение подчиненных, партнеров или потребителей. Выработать решение по взаимоприемлемому решению Беседа требует подготовки по месту, времени, по составу участников, а также повестке дня и регламенту её проведения.

Деловое совещание носит официальный характер, в отличие от беседы. Совещание может проводиться как при непосредственном контакте, так и его отсутствии, например, в режиме видеоконференции. Основной целью совещания является коллективная выработка управленческого решения по всему кругу управленческих задач: планированию, организации работы, изменению структуры организации, методам стимулирования, результатам контроля и учета, устранению недостатков. Совещание может быть нацелено на решение финансовых, экономических, маркетинговых проблем. Оно тщательно готовится. Место, время, состав участников, регламент, проект решения.

Деловые переговоры – особая форма совещания, имеющая следующие отличия: переговоры ведутся двумя или более сторонами, каждая из которых имеет свои интересы; целью переговоров является приемлемое для сторон согласование интересов; результат переговоров документально фиксируется в договоре сторон (контракте). При подготовке переговоров необходимо выполнять следующие требования: интересы сторон; состояние дел сторон; имеющиеся у сторон обязательства как перед друг другом, так и перед внешней и внутренней средой. Состояние дел и интересы потребителей, партнеров, конкурентов. В также экономическую, политическую и социальную ситуацию участников переговоров.

Переговоры обязательно включают в себя элемент торга – обмен чего-то на что-то, подразумевая, что оно равноценные по значимости предметы и что такой обмен принесет одинаковое удовлетворение обеим сторонам, участвующим в переговорах. Французская пословица гласит, что переговоры – это не место для порывов, а место для дипломатии. Профессиональный предприниматель обязан быть дипломатом, т. е. иметь в своем арсенале приемы, инструменты, отмычки, позволяющие открывать сердца партнеров, снимать их сопротивление, нейтрализовать их «нечестные действия». Хорошими дипломатами не рождаются, ими становятся в результате освоения знаний деловой коммуникации.

Симпозиум – совещание по какому-либо значимому вопросу (обычно научного характера). Целью симпозиума является свободное, творческое обсуждение важной для науки или практике проблемы, сближение позиций участников или наоборот, выявление противоречий в подходах в решении значимой проблемы. Участники симпозиума разделяются на слушателей и выступающих, причем эти роли не закреплены.

Семинар - подобно симпозиуму представляет собой совещание по значимой теоретической или прикладной проблеме. Главная цель семинара – учебная. Участники ведут обсуждение по заранее подготовленным вопросам или тематическим сообщениям.

Презентация – есть представление фирмы, лица или продукции определенной аудитории. Она может проводится как самостоятельное мероприятие, так и в сочетании с приемом. Презентации обычно проводят в связи с открытием новой фирмы, её филиалов, представительств, с целью подвести итого или озвучить планы на будущее, для представления или пропаганды нового товара, нового имиджа фирмы, для представления нового руководителя или партнера, при открытии отделения в новом регионе и т.д. Презентация обычно является частью рекламной компании, а также необходимым элементом связей с общественностью. По сравнению с другими формами работы, направленной на стимулирование продаж, презентация обладает следующими преимуществами. Наличие обратной связи с аудиторией, возможность гибкого реагирования на ее реакцию, корректировка содержания по ходу презентации. Возможность воздействия на аудиторию непосредственно через живую речь. Использовать сегмент рыка, как точную подачу о продукте, тем, кто в ней нуждается (адресность и учет особенностей аудитории).

Общение может быть эффективным только тогда, когда Вы помните, что Вы должны поступать с другими так, как бы Вы хотели, чтобы поступали с Вами. Лучший подход к взаимодействию – сотрудничество по принципу «лучше худой мир, чем хорошая война». Помнить о взаимной выгоде «выигрыш на выигрыш». Отношения надо уметь сохранять и поддерживать, особенно с партнерами. Надо приобретать личный опыт общения на разных уровнях социальной лестнице. Ваши ошибки в общении – это путь к совершенствованию.