1.2 Методи та засоби діагностики

Під час діагностики організації використовуються наступні методи: спостереження; опитування виконавців; вивчення документів, що є в розпорядженні; анкетування; фотографія робочого дня.

Джерелами інформації про організацію, якщо брати до уваги насамперед закордонний досвід, можуть бути:

- інформація про організацію, що публікують спеціалізовані видавництва, союзи підприємців, торговельні палати;

- інформація про фірми: товарно-фірмова; адресна, загальнофірмова, галузева, про персональні зв'язки, про фінансові зв'язки фірми, біографічні довідники;

- інформація, що публікують самі фірми; щорічні звіти про діяльність фірм; балансові звіти фірм (щорічні чи щоквартальні); проспекти фірми, виставочні і ярмаркові каталоги, монографії про діяльність фірми;

- періодична преса, що публікує спеціалізовану інформацію про фірму; інформація, яку публікують у вигляді окремих випусків чи додатків до економічних журналів і газет про діяльність фірм;

- інформація про фірми, що надають спеціалізовані організації й установи, кредитно-довідкові бюро, консультаційні фірми на основі абонементів і замовлень;

- інформація про фірми, надана на підставі замовлень урядовими закладами, союзами підприємств, торговельними палатами, іншими організаціями, що сприяють розвитку зовнішньоекономічної діяльності;

- ростери (досьє) на фірми, які формують міжнародні економічні організації системи ООН, ЄЕС. Джерелами вихідних даних для діагностики підприємств та організацій є:

- паспорт;

- виробнича структура;

- штатний розклад;

- організаційна структура управління підприємством, його функціональних і виробничих структурних підрозділів;

- стратегічні, середньострокові, оперативні (квартальні, місячні, тижневі, добові) плани й звіти про виробничо-господарську діяльність підприємства і його структурних підрозділів;

- накази, розпорядження, листи міністерства;

- нормативно-технічні, методичні документи та правові акти, що регламентують відносини працівників апарата керування в процесі виконання функцій, положення про підприємство, виробничі одиниці, структурні підрозділи, посадові інструкції фахівців і технічних виконавців, процедури управління, норми і нормативи, оборот документів, інформаційні потоки, карти організації роботи службовців;

- матеріали документальних ревізій і опитування працівників як внутрішніми консультантами, так і зовнішніми аудиторськими, консалтинговими фірмами.

Будь-яка організація, навіть якщо вона складається з трьох осіб, – це складна система, яку можна охарактеризувати безліччю ознак.

Формально провести системний аналіз можна, використовуючи такі методи:

а) побудувати «дерево цілей», і тоді аналіз можна розглядати як системний аналіз із погляду цілей;

б) побудувати «дерево робіт», і тоді аналіз можна розглядати як системний аналіз із погляду робіт;

в) побудувати змішаний граф, у якому завдання (цілі) одночасно характеризують і заходи (функції), тоді аналіз можна розглядати як функціонально-цільовий аналіз;

г) побудувати граф проблем, кожна з яких сформульована таким чином, що вона неявно визначає як цілі (для рішення проблеми), так і функції (тобто заходи, які необхідно вжити для вирішення проблеми, що відповідають більш пріоритетному елементу в структурі елементів графа проблем).

Принципових відмінностей між згаданими методами системного аналізу немає, і необхідно використовувати такий метод, що виявиться найбільш доцільним у конкретному випадку.

Для визначення завдань і взаємозв'язків між завданнями можна використовувати різні методи. Можливо використання опису системи з погляду проблем і суто експертний метод виявлення проблем і зв'язків між ними. Опис систем з погляду проблем є найбільш прийнятними серед керівників виробничих підприємств.

Складні задачі та функції необхідно розкласти на такі складові частини, які відрізнялися б одна від іншої за однією з перерахованих нижче характерних рис:

- за необхідним алгоритмом управління;

- за виконавцями (відповідно до існуючого чи передбачуваного розподіла функцій між виконавцями в структурі організації);

- за вхідними та вихідними змінними (тобто за змінними, які характеризують матеріали, послуги та інші елементи на вході організації, і змінними, які характеризують продукцію, послуги та інші елементи на виході організації). Зазначені відмінності між задачами й функціями можуть бути зумовлені характерними рисами як об'єкта, так і суб'єкта керування. З огляду на такі особливості, розроблені правила декомпозиції задач і функцій під час виконання процедури функціонального аналізу промислового підприємства.

Декомпозиція з позиції об'єкта управління.

Декомпозиція складного завдання на складові завдання відповідно умовам виробничого процесу організації:

- за етапами життєвого циклу організації, що є об'єктом управління: створення (розвиток – забезпечення експлуатації – експлуатація);

- за етапами життєвого циклу продукції: конструювання – виробництво – реалізація – використання (споживання);

- за етапами виробничого циклу: постачання і заготівля – виготовлення продукції – складування продукції;

- за типами виробництва: масове, серійне, індивідуальне;

- за категоріями виробничої діяльності відповідно до системи поділу праці, що існує на підприємстві;

- за рівнем організаційної структури підприємства: промислове об'єднання – завод – виробництво – цех – ділянка – бригада;

- за ресурсами, що є складовою частиною об'єкта управління: робота, заробітна плата, персонал, матеріали, енергія та інші ресурси;

- за послідовністю заходів, спрямованих на досягнення мети діяльності;

- за варіантами заходів, спрямованих на досягнення мети діяльності: наприклад, зниження витрат за статтями непрямих витрат, підвищення ефективності без збільшення витрат за статтями непрямих витрат.

Декомпозиція з погляду суб'єкта управління

1. Декомпозиція завдань за етапами управлінського циклу:

- визначення цілей управління;

- проектування (нормування);

- планування;

- організація виконання;

- облік;

- контроль;

- аналіз;

- диспетчеризація;

- регулювання;

- звітність;

- стимулювання.

2. Декомпозиція завдань за етапами економічного циклу:

- облік, контроль і аналіз відхилень від нормативних показників;

- визначення (вдосконалення) нормативних показників;

- зміна обсягу виробництва.

3. Декомпозиція завдань за рівнями суб'єктів управління:

- виробничо-диспетчерське управління промисловим об'єднанням.

Декомпозиція задач продовжується доти, доки будуть виконуватися наступні вимоги:

- виконання кожного зі завдань можна доручити окремому структурному підрозділу;

- міру виконання кожного завдання чи обсяг виконаної роботи можна визначити за допомогою певного показника (критерію).

Для кожного завдання на останньому рівні декомпозиції визначається показник, що характеризує обсяг чи якість виконаної роботи.

Дуже важливим етапом аналізу є етап перевірки системності показників, що використовуються для оцінки виконання роботи чи досягнення поставлених цілей.

Для виявлення й визначення проблеми використовують функціонально-цільовий аналіз.

Для вирішення проблеми використовують причинно-наслідковий аналіз проблеми.

При аналізі результатів діагностики управління підприємством використовуються такі методи: причинно-наслідковий, порівнянь чи аналогій, балансовий, математичний, графічний, екстраполяції і т.п. Вибір конкретного методу аналізу зумовлено особливостями діагностики організації.

Метод порівнянь, чи аналогій, – логічний засіб, що дозволяє охарактеризувати одне явище через інше. Використовується при зіставленні звітних даних із плановими, з даними попередніх періодів, із кращими показниками інших підприємств галузі, із середнєгалузевими даними, з показниками ідентичних підприємств в інших країнах.

Балансовий метод – сукупність прийомів, використованих для узгодження взаємозалежних показників. Баланси виявляють співвідношення взаємозалежних показників діяльності чи процесів, резерви і «вузькі місця» при вирішенні окремих питань.

Математичні методи дають можливість перевести на мову математики задачу економічної оцінки досліджуваного об'єкта на підставі теорії вірогідності й математичної статистики, теорії масового обслуговування, динаміки середнього статичного та динамічного моделювання, математичного програмування і т.п.

Графічний метод як різновид математичного методу за допомогою графіка дає можливість наочно показати кількісні показники розвитку системи.