Информационная сторона контроля

С информационной точки зрения систему управленческого контроля можно представить как систему с обратной связью в виде схемы (см. рис. 9.1).

В приведенной схеме обратная связь выполняет две основные функции:

1) обнаружение ошибок при движении к цели;

2) инициирование корректирующих воздействий.

17. Принципы и эффективность контроля.

Как отмечалось выше, процесс контроля включает три разли­чимых этапа, на каждом из которых осуществления конкретная (присущая этому этапу) совокупность действий.

Н а первом этапе осуществляется выработка стандартов и кри­териев, определяющих конкретные показатели оценки в процессе контроля.

Стандарты представляют конкретные цели или показатели дея­тельности предприятия, прогресс которых поддается измерению.

В качестве стандартов принимаются конкретные показатели результативности деятельности организации или ее элементов. Поэтому они должны быть выбраны (сформулированы) из целей и стратегий организации. Определение стандартов взаимосвязано с реализацией процесса планирования. [9, c. 59]

При использовании в качестве стандартов конкретных целей необходимо учитывать две важные характеристики этих целей: 1) наличие временных рамок выполнения работы; 2) конкрет­ность критерия, по отношению к которому можно оценить сте­пень выполнения работы.

Конкретный критерий и определенный период времени назы­вают показателями результативности. Эти показатели могут быть легко определены для таких величин как объем продаж, прибыль, стоимость материалов и т.п. Но бывает, что важные цели, которые желательно определить как показатели результативности, выра­зить количественно очень трудно или невозможно. В этом случае используется косвенные численные оценки.

Второй этап предусматривает осуществление измерений, сопос­тавление полученных результатов с установленными стандартами и выявление отклонений. На этом этапе главной задачей контроля яв­ляется определение отклонении реальных результатов деятельнос­ти организации и ее подразделений от ожидаемых (планируемых) показателей или стандартов. Выявление отклонений текущего ре­зультата от планируемого является основой для принятия управ­ленческого решения о начале действий по корректировке.

Передача и распространение информации предусматривают обязательное доведение установленных стандартов и достигну­тых результатов до сведения соответствующих сотрудников орга­низации, принимающих решения. Для обеспечения эффектив­ности контроля необходимо, чтобы информация была точной, до­водилась до сведения ответственных за соответствующий участок работы сотрудников во время и в виде, позволяющем принять не­обходимые решения и действия. Присутствие человека в этой це­почке сопряжено с возможным искажением информации, на ос­нове которой должны приниматься решения в области контроля.

Третий этап предусматривает определение конкретных дей­ствий для вмешательства (невмешательства) в деятельность по реализации целей организации. При этом менеджер может выб­рать одно из трех решений:

1. Ничего не предпринимать.

2. Пересмотреть стандарт.

3. Устранить отклонение. [15, с. 37]

Ничего не предпринимать. Если система контроля показала, что при наличии отклонения в каком-либо элементе организации ее основные показатели (стандарты) не выходят за пределы допус­тимых отклонений (в соответствии с установленными масштаба­ми измерений), то необходимо продолжать измерение результа­тов, повторяя цикл контроля. Такое решение принимается менед­жером, когда он может быть уверен в достижении организацией ее целей с учетом обнаруженного несоответствия конкретного по­казателя (стандарта) в отдельном контролируемом элементе. При необходимости может быть временно сокращен интервал контро­ля показателей, связанных с выявленным отклонением.

Пересмотреть (откорректировать) стандарт. Сами стандарты могут оказаться нереальными, так как они основаны на планах, которые являются лишь прогнозами будущего. При пересмотре планов должны уточняться (изменяться) и стандарты. Кроме то­го, стандарты должны быть изменены в случае, когда они оказы­ваются практически недостижимыми при конкретных условиях (внутренних и внешних) функционирования организации. При изменении стандарта (стандартов) должно также приниматься решение об изменении соответствующего плана организации и/или подразделения (подразделений).

Устранить отклонения. Если отклонение от стандарта не свя­зано с его изменением, то действия должны быть направлены на выявление и устранение истинной причины такого отклонения. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы уяс­нить причины отклонения и добиться возвращения организации к деятельности по траектории, направленной на достижение ожи­даемого результата. Такие действия могут быть направлены на улучшение тех или иных внутренних переменных организации, совершенствование функций управления или технологических процессов. При этом необходимо помнить, что причиной отклоне­ния от желаемого результата может быть любая переменная организации или сочетание различных факторов.

Прежде, чем принять решение о корректирующем действии, не­обходимо взвесить все факторы (переменные) и их взаимосвязи, имеющие отношение к данной проблеме. До принятия решения менеджер должен убедиться, что принимаемое им решение (действие) не создаст дополнительных трудностей в достижении же­лаемого результата при разрешении рассматриваемой проблемы.

Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований.

• должна обеспечиваться эффективность контроля, определяемая его успешностью и полезностью при достижении целей организации (получение выгод от контроля, сокращение затрат на реализацию и функционирование системы контроля).

• необходимо исключить влияние контроля на поведение людей (сотрудников).

• должны быть созданы условия для обеспечения выполнения основных задач контроля.

• определение области и границ контроля должно учитывать его эффективность и экономичность.

Чтобы контроль мог обеспечить достижение целей организации, он должен обладать определёнными характеристиками. При этом характеристики должны отражать способности контроля в решении задач с учётом достижения успеха организации, в том числе:

Стратегическую направленность контроля – контроль должен быть ориентирован на отражение общих приоритетов организации и их поддержку. Если высшее руководство определяет те или иные виды деятельности организации как стратегические, то в каждой из этих областей должен быть налажен эффективный контроль.

Ориентация контроля на результаты – конечная цель контроля состоит не в том, чтобы устанавливать стандарты, собирать текущую информацию о ходе работ в организации и выявлять проблемы, а чтобы своевременно и качественно решать задачи, стоящие перед организацией по достижению её целей.

Соответствие контроля делу – эффективный контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности, отслеживая результаты, определяющие достижение целей организации. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно для результативной и эффективной деятельности организации.

Своевременность контроля – соизмеримость временного интервала измерений и оценок, контролируемых показателей, процесса конкретной деятельности организации в целом. Физическое значение такого интервала (периодичности измерений) определяется временными рамками измеряемого процесса (плана) с учётом скорости изменения контролируемых показателей и затрат на реализацию операций контроля.

Гибкость контроля – возможность контроля своевременно приспосабливаться к изменениям внешней среды, внутренних переменных организаций и контролируемых процессов.

Простота контроля – содержание реализации контроля по отношению к людям, для которых он предназначен, а также к контролируемым процессам и явлениям.

Экономичность контроля – любой контроль, который стоит дороже, чем получаемый выигрыш от его применения для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией и не выполняет главной задачи – недопущения кризиса. Затраченные средства на контроль должны приближать организацию к поставленным целям.