1. Характеристика и основные элементы организации как системы.

Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни: экономика, наука, культура, образование, личная жизнь. Существуют различные трактовки термина «организация». В одних случаях он употребляется для обозначения деятельности по упорядочению всех элементов определённого объекта во времени и пространстве. Во многих других случаях организация рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нём сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Организация - это самоорганизующаяся система на всех этапах жизненного цикла [8, с. 11]. Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определёнными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под словом «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» – то, что организация состоит из отдельных людей или групп, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют индивидуумы, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов группы должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации [8, с. 46].

Одной из самых древних и устойчивых социальных организаций является семья. На основе семьи развивались впоследствии организационные структуры рода, племени, общины, поселения, народности, нации, государства и другие виды социальных, экономических организационных объединений. Организация – это элемент общественной системы, самая распространённая форма человеческой общности, первичная ячейка социума. Она не существует без общества, и общество не может существовать без организаций. Организация – объект и субъект общества. Организация является самостоятельной подсистемой общества и имеет специфические потребности, интересы, ценности, предлагает обществу продукт своей деятельности, свои услуги и предъявляет обществу свои требования. Индивидуальное и групповое поведение людей определяется их включённостью в организации. Независимо от типа и масштабов деятельности каждая организация должна быть некоторым образом упорядочена (организована). Выделяют следующие общие принципы упорядочивания деятельности организации:

• определение и детализация целей;

• определение приёмов, способов деятельности, способствующих достижению этих целей;

• поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы;

• координация, согласование различных видов деятельности, порученных каждой группе;

• обеспечение единства целей;

• установление эффективного контроля.

Все организации (биологические, социальные, физические) построены на основе иерархического принципа. Явление иерархии можно определить как разноуровневое распределение частей (элементов) целого по общности их функций (свойств). В социальных организациях этот принцип обуславливает сложные отношения между людьми, что качественно отличает социальные иерархические системы от всех других [1]. Иерархический принцип означает:

1. централизацию, линейную подчинённость низших звенев системы высшим, особую форму разделения труда – не только по горизонтали, но и по вертикали, закрепление за людьми и подразделениями управленческих и исполнительных функций;

2. иерархия обуславливает личную зависимость одного человека от другого;

3. иерархия функционирует как власть, т.е. члены организации подчиняются правилам и стандартам организации – в противном случае к ним могут быть применены санкции и меры принуждения.

Становясь членом организации, каждый из нас постепенно усваивает ее правила и нормы поведения, а также идеалы, кото­рые могут в дальнейшем стать ценностными и жизненными ори­ентирами личности. Несомненно, культура организации, в рамках которой продолжается социализация и формирование личности, несет огромную ответственность за дальнейшую судьбу своих членов.

Организационные системы можно разделить на закрытые и открытые:

Закрытая организационная система – это та система, которая не имеет связи с внешней средой, т.е. не обменивается с внешней средой продуктами, услугами, товарами, например натуральное хозяйство.

Открытая организационная система имеет связи с внешней средой. Любая организация является открытой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы, в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть ресурсов с помощью определённых технологий перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги, которые передаются во внешнюю среду.

Организация как система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность. Любое предприятие функционирует внутри более крупной системы: внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, в которой оно постоянно вступает в сложное взаимодействия. Предприятие включает серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других её частях.

Основные понятия и характеристики общей теории систем:

1. Элементы. Любая система, независимо от открытости, определяется через её состав. Компоненты и связи между ними определяют свойства системы.

2. Границы системы. Это разного рода материальные и не материальные ограничители, отделяющие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система выступает частью большей системы, которая называется надсистемой. В свою очередь каждая система состоит из двух и более подсистем.

3. Синергия (от греческого – «вместе действующий»). Это понятие используется для описания явлений, при котором целое всегда больше, меньше, чем сумма частей, составляющих целое.

4. Вход-преобразование-выход: цикл событий. При системном подходе, на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. что именно производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать, по какой цене. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция, либо услуги. Затем определяются параметры входа, т.е. исследуется потребность в ресурсах, которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономический, геополитический, социальный, экологический). И, наконец, исследование параметров «процесса», преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе рассматривается производственная технология, либо технология управления и пути её совершенствования.

5. Цикл жизни: возникновение, становление, функционирование, кризис, крах.

6. Системообразующий элемент, от которого в решающей степени зависит формирование всех остальных элементов и жизнеспособность системы в целом.

Внутренняя среда –часть общей среды, находящейся в рамках организации, которая оказывает непосредственное воздействие на деятельность организации. состояние организации не является чем то неизменным и застывшим. Изменение внутреннего содержания организации происходит под влиянием времени и результате управленческих действий людей. К основным внутренним факторам относят: цели и задачи, структура организации, техника и технология, люди.

Цели и задачи – разнообразны и зависят от специфики деятельности, жизненного цикла, стратегии. Цель определяет направление движения, конечное конкретное состояние или желаемый результат которого стремится добиться группа.

Организационная структура – формальные организации состоят из подразделений, уровней управления. Взятые в единстве и логическом соотношении между собой они организуют организационную структуру. Структура устанавливает взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений (маркетинг, финансы, ОГТ, НИОКР…), образование структуры – следствие разделения труда. Спецификация, функциональное разделение труда ведёт к определению сферы контроля: число лиц непосредственно подчинённых одному руководителю.

Техника и технология – те возможности которые развитие науки и техники открывают для производства новой продукции, производственные задачи выполняются по определённым конкретным технологиям.

Люди – в современной концепции менеджмента, эта переменная по важности стоит на первом месте. Чтобы руководить людьми необходимо знать, чем определяется поведение отдельных людей, людей в группах, учёт индивидуальных психологических особенностей личности, влияющих на её поведение и деятельность. Наиболее простыми личностными свойствами являются: статус личности(положение личности в обществе), общественно-функциональные роли, ценностные ориентации.

Совокупность всех внутренних переменных образует рабочую среду, которая с помощью процесса управления приспособлена к потребностям организации. все внутренние переменные взаимосвязаны, т.к. они состоят из социального и технологического компонента, то их называют социотехническими подсистемами. Изменение одной влияет на изменение всех.

Организация – это открытая система, связанная со средой, зависимая от изменений среды, включающая в себя людей в качестве элементов [1,с.29]. Социальные факторы, внешние по отношению к организации, представляют собой сложное сочетание политических, экономических, юридических, социальных и социально-культурных воздействий, постоянно присутствующих в жизни организации и существенно влияющих на формирование её деятельности. Внешняя среда сказывается не столько на повседневной работе людей, сколько на их отношении к своей организации и на поведении самой организации в целом. Поэтому все происходящие в данной организации процессы и наблюдаемые тенденции являются, в некотором смысле, зеркальным отражением качественного состояния более сложной системы общественных отношений, в числе которых и экономическая и политическая стороны развития и существования общества и личности. Организация находится в определённых отношениях со всеми составными элементами экономической, социальной и политической жизни в рамках отдельно взятого государства. Внутренняя среда организации – это непосредственная обстановка, в которой приходится работать людям, объединённым совместными целями, интересами и деятельностью. При проведении исследований внутренней среды организации изучается не только человеческий ресурс, в это понятие входит еще несколько составляющих. Кратко исследования внутри организации можно разделить на следующие блоки:

1. Кадры (управленческий персонал - уровень квалификации и мотивация; работники - уровень квалификации, образование, система найма, потребность в кадрах, т.е. зависимость от рынка труда; абсентеизм (прогулы, опоздания, пьянство), уровень оплаты труда по сравнению с конкурентами, методы мотивации).

2. Менеджмент (функции, структура, методы, процесс принятия решений).

3. Производство (уровень техники/технологии, возраст оборудования, состояние НИОКР, прикладные научные исследования, венчурные производства, доля новой продукции).

4. Маркетинг (сегменты рынка, формы сбыта, сбытовая сеть, реклама и т.д.д..)

5. Финансы (баланс предприятия).

Организационная культура не существует сама по себе. Она включена в культурный контекст данного географического региона и общества в целом и проявляет особенности национальной культуры.

В общем виде можно выделить следующие факторы, влияющие на формирование и функционирование организационной культуры: глобализация, национальная культура, внешняя среда, структура и размер компании, отрасль в которой работает предприятие, собственники, руководство, менеджеры, лидеры, структура персонала.

В экономической литературе в качестве внешней среды приводится обычно от 7 до 12 факторов. Есть и двадцати факторная модель внешней среды, которая представлена следующими факторами:

1. Поставщики материальных ресурсов.

2. Поставщики технологий, техники.

3. Поставщики персонала.

4. Поставщики финансов.

5. Профсоюзы.

6. Общеэкономические факторы.

7. Политические факторы.

8. Международные факторы.

9. Государственные органы управления.

10. Налоговая система.

11. Социальные факторы.

12. Факторы образования.

13. Национальные факторы.

14. Региональные факторы.

15. Конкуренты.

16. Конкурентная среда.

17. Научно-технический прогресс.

18. Культурные факторы.

19. Барьеры выхода на рынок.

20. Покупатель.

Факторы внешней среды влияют на деятельность фирмы, и организация должна быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям среды, чтобы выжить и достигнуть поставленных целей.

Среда прямого воздействия – это факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации: поставщики ресурсов, потребители, конкуренты, законы и государственные учреждения.

Среда косвенного воздействия не оказывает непосредственного влияния на организацию, но сказывается на её деятельности, учитывается при составлении планирования и стратегии развития: состояние экономики, научно-технический прогресс, социально-культурные и политические изменения, события в других странах и т.д..

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределённостью.

Сложность внешней среды определяется количеством факторов, на которые организация призвана реагировать.

Подвижность – скорость происходящих изменений во внешней среде, с развитием рыночной экономики подвижность возрастает, наиболее быстрые изменения наблюдаются в электронике, фармацевтике, химической промышленности, в сфере коммуникаций.

Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация должна опираться на разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные управленческие решения. Если информации недостаточно или менеджер сомневается в её достоверности, то среда становится более неопределённой. Неопределённость внешней среды зависит от качества и достоверности информации.