14. Виды контроля.

Контроль как основная функция менеджмента объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и (функционировании объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности,(анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий успехов и просчетов в использовании средств и методов управления.

Выполнение функции контроля требует высокой профессиональной подготовки, опыта работы с людьми. Специалист в области контроля должен быть организованным и доброжелательным., что может дать больший эффект, чем жесткий контроль и жесткие санкции, хотя последнее во многом определяется видом работ, самостоятельностью выполнения и другими ситуационными факторами. Во всяком случае менеджеры отвечают за эффективность своих решений материально, административно морально, т.е. своим престижем.

Функцию контроля, исходя из ее роли в процессе управления, называют функцией обратной связи менеджмента с объектом управления,. Значение данной функции обусловлено природой экономической деятельности менеджеров которые осуществляют процесс управления этой деятельностью и через деятельность людей в соответствии с объективным характером воспроизводственных процессов, и с учетом субъективных факторов внешней и внутренней среды, влияющих на это развитие.

Различают следующие виды контроля:

Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедурой линий поведения.

В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты, он имеет две разновидности; диагностический и терапевтический.

Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны предупреждающие сигналы и т.е. указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объект - сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного, начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей.

Заключительный контроль. Цель такого контроля - помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь. Используется после того, как работа выполнена, (при текущем - в процессе ее выполнения).

Предварительный контроль применяется, как правило, в трех ключевых областях обеспечения хозяйственной деятельности ор­ганизации — человеческие ресурсы, материальные и финансовые ресурсы.

Контроль человеческих ресурсов обеспечивается путем тща­тельного анализа деловых и профессиональных знаний, навыков персонала, которые требуются для выполнения конкретных дол­жностных обязанностей. С учетом этих требований производится отбор соответствующих специалистов и кандидатов на замещение конкретных должностей для обеспечения реализации намечен­ных планов (целей и задач) по документам и рекомендациям, а также путем проведения психологических тестов и необходимых собеседований с работником до его найма. Эта процедура может быть продолжена в период обучения (прохождения обязательного курса обучения) и испытательного срока его работы по найму.

Контроль используемых материальных ресурсов осуществля­ется в соответствии с действующими стандартами качества. Су­ществуют различные методы предварительного контроля ресур­сов: входной контроль поступающих материальных ресурсов на предприятии потребителе или у поставщика; выбор поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять мате­риалы, соответствующие техническим условиям (по результатам оценки этого поставщика); установление минимальных нормати­вов запасов материальных ресурсов на уровне, исключающем де­фицит в производстве.

Контроль финансовых ресурсов сводится к его планированию с учетом имеющихся и/или доступных источников. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов яв­ляется разработка бюджета, который одновременно осуществля­ет и функцию планирования. Бюджет позволяет оценить и сба­лансировать необходимые наличные деньги со средствами (источ­никами) их поступления. Бюджет обеспечивает также контроль (установление) затрат с целью запрета конкретному подразделе­нию и организации в целом использовать свои наличные деньги сверх установленного периода времени и лимита.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе про­ведения работ. Это следует понимать не буквально. Такой контроль проводится как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных этапов или эле­ментов работы, направленной на достижение желаемых целей.

Организация текущего контроля осуществления в соответствии с принципом обеспечения обратной связи.

Заключительный контроль по принципу организации аналоги­чен текущему контролю, рассмотренному выше. Их различия зак­лючаются в организации обратной связи и измерении результатов деятельности организации. При текущем контроле обратная связь используется в ходе проведения работ. Соответственно и измере­ния результатов производятся в процессе текущей деятельности организации. В рамках заключительного контроля обратная связь срабатывает после завершения всей работы. Результаты также из­меряются после завершения конкретных (оцениваемых) работ.

1. Полученная в результате заключительного контроля ин­формация о достигнутых результатах используется для планиро­вания при проведении аналогичных работ в будущем. Это позво­ляет избежать выявленных (или аналогичных) проблем посред­ством принятия упреждающих решений, а также повторения ошибок в будущем.

2. Полученные (измеренные) результаты способствуют объек­тивной мотивации исполнителей (подразделений и руководителей). [12, с. 128]

Осуществление предварительного, текущего и заключитель­ного контроля предусматривает предварительную разработку стандартов. В качестве стандартов обычно используются конкрет­ные показатели деятельности предприятия и его подразделений, которые имеют количественную оценку и могут быть измерены в процессе контроля.

Цель контроля:

• с одной стороны, является выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;

• с другой стороны, обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

Объектом контроля являются:

• средства и предметы труда;

• персонал;

• производственные и управленческие процессы.

Для осуществления контроля необходимо:

1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы; и самый несчастный руководитель - это тот, который знает, что в его организации или подразделении что-то происходит не так, как надо, но не знает, кто за это несет ответственность.

Реализация основных задач функции контроля и эффектив­ность конкретной системы контроля связаны с определенным подходом к организации контроля на предприятии. В практике разработки систем контроля используются различные подходы, определяемые ориентацией руководства и действующей органи­зационной структурой предприятия. Известны три подхода к ор­ганизации системы контроля: рыночный, бюрократический и клановый.

Рыночный подход ориентирован на оценку и контроль дости­жения организацией и ее подразделениями результатов, характе­ризующих рыночную позицию конкретного предприятия (подраз­деления), его ценовую конкурентоспособность, уровень прибыли (в том числе долю в общей прибыли организации) и т.п. Этот подход может эффективно использоваться в компаниях с децентрализо­ванной рыночно ориентированной организационной структурой, осуществляющих свою деятельность в условиях жесткой конку­ренции, имеющих четкие спецификации продукции и/или услуги на конкретных рынках (сегментах рынка).

Бюрократический подход к контролю предусматривает орга­низацию работ с учетом выполнения сотрудниками всевозмож­ных правил, положений, инструкций и других регламентирую­щих документов. В силу этого такой контроль базируется на уста­новленной в организации иерархии полномочий и ответственнос­ти. Для его внедрения необходима высокая степень формализа­ции и стандартизации всей хозяйственной деятельности органи­зации (структуризация и стандартизация работ, внедрение бюд­жетов и соответствующей системы учета и отчетности, а также других административных механизмов, определяющих деятель­ность и поведение сотрудников в организации).

При клановом подходе поведение сотрудников организации регулируется общими ценностями, нормами и традициями, а так­же другими элементами организационной культуры. Важным элементом такого подхода является определяющее значение при оценке должного и ожидаемого поведения сотрудников отдель­ной личностью или узкой группой (кланом). Клановый контроль применяется в компаниях, работа в которых организуется, как правило, группами (командами), для которых характерно также быстрое изменение технологий и продукции.

В целом современные организации в большинстве своем ис­пользуют при создании конкретных систем контроля различные комбинации приведенных выше подходов. Например, бюрокра­тический и рыночный, клановый и рыночный. Главной целью при создании систем контроля остается обеспечение возможности результативно и эффективно достигать желаемого результата.