4 Временной принцип Парето. Установление приоритета с помощью анализа авс. Биоритмы.
Правило Парето позволяет определить наиболее приоритетные задачи, входящие в 20% задач менеджера, и которые поглотят 80% его времени. В целях сокращения затрат времени используется правило эффективного рабочего дня.
С помощью правила Парето руководитель определяет те виды деятельности, которые занимают наибольший удельный вес в рабочем времени, при этом таких дел может быть меньше. Чем других. В общем объеме загруженности руководителя они могут занимать до 20% времени.
Другим способом планирования рабочего дня руководителя является метод АВС. Для его выполнения ранжируются все задачи по объему времени и значимости работ.
В целях АВС анализа:
Составляется список дел на соответствующий период
Задачи упорядочиваются с точки зрения достижения поставленной цели
Все виды деятельности оцениваются по шкале АВС.
Проверка личного временного графика с точки зрения соответствия важности задачи и запланированного времени
Корректировка задач и времени на их выполнение в соответствии с АВС.
А-задачи – нельзя делегировать, при этом невыполнение их создает большие проблемы
В-задачи – важны, но их можно делегировать
С-задачи – рутинные работы, выполнение которых дает незначительный вклад в достижение цели.
Руководитель должен планировать в жестких рамках не более 60-70% всего времени. А 20% - резервировать на не предвиденные вопросы, 10-20% - на творчество.
Разделение задач по срочности и важности:
А-задачи – должны быть решены человеком немедленно и срочно
В-задачи – требуют планового выполнения или делегирования
С-задачи – срочные, но делегируемые
«мусорная корзина» - могут быть отложены, или вовсе не выполнены.
5 Анализ использования рабочего времени руководителя.
Анализ рабочего дня начинается с определения затрат рабочего времени на различные работы. Для этого по каждому заданию определяется приблизительное время на выполнение, а суммирование затрат времени дает представление об общей загруженности рабочего дня.
В течение дня руководитель расходует время на различные работы, но его рабочий день начинается до прихода на работу.
Планирование дня:
Приступать к решению важных проблем без раскачки
Избегать незапланированных импульсных действий, которые смогут вызвать обратную реакцию
Отказаться от случайных дел, кроме важных
Соблюдать индивидуальный режим труда и отдыха
в конце рабочего дня подвести итоги
Планирование рабочего дня на завтра
Потери рабочего времени бывают из-за:
Нечеткой постановки цели
Отсутствия приоритетов
Попытки сделать одновременно слишком много дел
Плохое планирование рабочего дня
Лени
Поиска плохо хранимой информации
Длительного ожидания
Спешки и суеты
Неиспользования делегирования
Недостаточного контроля над полученным заданием
Телефона
Неспособности сказать нет
Любая работа может быть выполнена различными способами:
Составить план работы
Предварительная подготовка
Поиск информации
Сырье
В поле работы не должно быть ничего лишнего
Все средства труда должны быть в строгом порядке
Работать равномерно, размеренно, но при этом соблюдать периоды труда и отдыха
В случае полной неудачи сменить вид работы
Убрать рабочее время после работы.