Лекция 2. Организация аналитической работы

Вопросы:

1.Информационное обеспечение экономического анализа и ведение аналитической работы

2. Факторы и резервы повышения эффективности хозяйственной деятельности

1.

Экономический анализ базируется на системе экономической информации.

Система экономической информации – совокупность данных, всесторонне характеризующих хозяйственную деятельность на всех уровнях. Информационная система весьма динамична; она состоит из входных данных, результатов промежуточной обработки, выходных данных и конечных результатов, поступающих в систему управления.

Источники информации об анализируемых предприятиях и организациях могут быть систематизированы следующим образом.

К плановым относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии – перспективные, текущие, оперативные и т. д., а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

К учетным источникам информации относятся документы бухгалтерского учета, статистического и оперативного учета, а также все другие виды отчетности. Ведущая роль в информационном обеспечении экономического анализа принадлежит бухгалтерскому учету, где наиболее полно отражаются хозяйственные процессы и их результаты (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении капитала, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5) и пр.

Данные статистического учета используются для углубленного изучения взаимосвязей, выявления экономических закономерностей. Данные оперативного учета создают условия для повышения эффективности и своевременности аналитических исследований.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность: законы, указы, постановления правительства, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия и т. д., а также техническая документация, материалы исследований.

Информация для экономического анализа должна соответствовать ряду требований:

1. Аналитичность информации, т. е. поступающая информация, должна быть именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая нужна аналитику.

2. Объективность информации необходима для того, чтобы выводы после проведения анализа соответствовали действительности.

3. Единство информации – возможность сопоставления информации.

4. Оперативность информации (с помощью ПЭВМ).

5. Рациональность информации, т. е. минимум затрат на ее сбор, хранение и пользование.

Главная цель аналитической обработки экономической информации – раскрыть причинную связь и измерить влияние факторов на тот или иной показатель.

Аналитическая обработка экономических показателей ведется с помощью различных методов (математических, статистических, специальных приемов экономического анализа). При этом обработка информации может сопровождаться составлением таблиц, графиков, диаграмм.

Аналитическая обработка обычно начинается с предварительного ознакомления с общими результатами хозяйственной деятельности предприятий. Обработку информации начинают с округления цифровых данных, объединения однородных показателей, исчисления средних и относительных величин, а также определения взаимосвязанных показателей.

Рационально организованный и соответствующим образом регулируемый информационный поток, систематизированные и обработанные данные служат надежной базой для построения моделей в соответствии с задачами анализа.

Состав информации для принятия управленческих решений

Внутренняя

Виды информации

Внешняя

Официальные документы

и нормативно-плановые

источники

Учетные источники информации

Внеучетные источники информации

Деловая итоговая информация для выбора управленческого решения

Законы государства

> Указы Президента

> Постановления Правительства и местных органов

> Приказы вышестоящих органов

> Хозяйственно-правовые документы (договоры, решения арбитража, судебных органов и т.п.)

• Прейскуранты, ценники

• Справочники

> Производственные

и финансовые бизнес-планы

> Сметы (бюджеты)

Финансовая

(бухгалтерская)

отчетность:

> управленческий учет и отчетность

• данные синтетического и аналитического учета

> статистический учет и отчетность

> оперативный учет и отчетность

> налоговая отчетность

> первичная учетная документация

> машинные источники информации (оперативная память ПЭВМ, гибкие диски, машинограммы)

Материалы, акты, заключения:

• внутреннего и внешнего

аудита

• внутриведомственных

и вневедомственных ревизий

• проверок деятельности

налоговой службой,

кредитными учреждениями,

территориальными

агентствами по финансовому

оздоровлению и др.

• лабораторного и врачебно-

санитарного контроля

• профессиональных

консалтинговых фирм

• печать, СМИ, Интернет

• региональных отделов,

статистики

Техническая и технологическая

документация

Специальные обследования

(хронометраж), реклама

Последовательность в системе комплексного экономического анализа деятельности организации в значительной степени определяется логикой взаимосвязи обобщающих показателей, всесторонне отражающих деятельность организации и обуславливающих формирование результатов.

Порядок и содержание работы во многом зависит от вида анализа. Когда он охватывает длительный период (квартал, год) и все стороны хозяйственной деятельности организации, аналитическая работа строится в такой последовательности:

• первый этап - установление цели анализа и объема работы, составление плана аналитической работы, конкретной программы анализа; подбор документов, проверка достоверности источников информации, приведение данных в сопоставимый вид, группировки данных, составление аналитических таблиц;

• второй этап - изучение показателей, характеризующих деятельность анализируемой организации;

• третий этап - обобщение и оформление результатов анализа, составление аналитических записок с конкретными предложениями, принятие решений, организация контроля исполнения предложений по результатам анализа.

От того, как будут определены цели аналитической работы, зависят ее объемы и характер. Эти цели вытекают из задач, стоящих перед организацией.

Необходимым условием анализа является составление его программы. В программе предусматриваются: сроки проведения анализа; материалы, по которым проводится анализ, а также список лиц (с указанием должности), у которых можно получить нужную информацию; порядок проведения анализа и обобщения его результатов; исполнители (плановый отдел, бухгалтерия и др.), календарные сроки выполнения работ.

Проверка материалов, используемых при анализе, их изучение и систематизация (составление соответствующих аналитических таблиц, подбор и распределение по отдельным вопросам дополнительно привлеченных материалов и т.д.) — необходимое условие анализа.

Особенно внимательно нужно проверять внеучетные материалы. Счетная проверка данных позволяет установить их достоверность, выявить и устранить приписки и разного рода ошибки, искажающие показатели выполнения плановых заданий. Сопоставимость данных предполагает сопоставимость территории, периодов времени, единиц измерения, экономического содержания показателей.

Аналитической работой в организациях занимаются, прежде всего, работники бухгалтерии. Главный бухгалтер отвечает за финансовое состояние организации. Вместе со своим заместителем он готовит информационный материал и изучает хозяйственную деятельность по данным бухгалтерского учета и отчетности, контролирует выполнение планов, расходование и использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов так, чтобы предупредить потери, нерациональные расходы, обеспечить сохранность собственности. О результатах анализа докладывает руководителю организации. По характеру работы бухгалтеру легче, чем кому бы то ни было, выявлять резервы улучшения показателей хозяйственной деятельности. Обеспечить их мобилизацию — важная задача работников учета.

Большую роль в проведении анализа играют работники отделов маркетинга и сбыта, например, в изучении плана продаж и его выполнения, особенно ассортиментной структуры, выполнения договоров на поставку товаров.

Оформление результатов анализа - завершающий этап аналитической работы. Результаты анализа деятельности организации за год, квартал, месяц оформляют в виде аналитических записок. Формами аналитических записок являются объяснительная записка к годовому или квартальному отчету об итогах хозяйственной деятельности организации и заключения аудиторов.

Объяснительная записка начинается с общей характеристики выполнения плана и изменения показателей по сравнению с предыдущими периодами. Затем приводятся результаты анализа причин отклонений от плана (или другой базы), выявляются взаимосвязь и взаимодействие отдельных факторов и их влияние на показатели хозяйственной деятельности. Аналитические расчеты обычно оформляют в виде аналитических таблиц, к каждой из них дается текстовое приложение, содержащее важнейшие выводы и раскрывающее взаимосвязь показателей. Заключительная часть объяснительной записки содержит главные выводы проведенного анализа, подсчет выявленных резервов, предложения по их использованию, мероприятия по улучшению хозяйственной деятельности. Изложение объяснительной записки должно быть ясным, сжатым и увязанным с аналитическими таблицами.

2.

Основным условием увеличения уровня прибыли является повышение эффективности хозяйственной деятельности. На конечные результаты деятельности организации оказывают влияние различные факторы.

В экономическом анализе факторы классифицируются по различным признакам:

1. Факторы общие и частные. Общие факторы оказывают влияние на ряд показателей. Частные факторы оказывают влияние на конкретные показатели.

2. Факторы внутренние и внешние. Внутренние факторы определяются внутренними условиями функционирования организации. Они подразделяются на основные и неосновные. Основные факторы влияют на конечные результаты деятельности организации. Внутренние неосновные факторы не связаны непосредственно с сущностью рассматриваемого показателя (это структурные сдвиги в составе продукции, нарушения хозяйственной и технологической дисциплины).

Внешние факторы не зависят от деятельности конкретной организации, но количественно определяют уровень использования производственных и финансовых ресурсов данной организации.

3. Факторы экстенсивного и интенсивного развития финансово-хозяйственной деятельности.

К экстенсивным относятся факторы, определяющие увеличение количества используемых ресурсов, увеличение времени использования ресурсов, увеличение непроизводительного использования ресурсов.

К интенсивным относятся факторы, которые определяют совершенствование качественных характеристик ресурсов и процессов их использования -- совершенствование технологии и организации производства, труда, управления.

Резервы классифицируются по следующим признакам:

1. По условиям повышения эффективности деятельности. По этому признаку можно выделить резервы: повышения научно-технического уровня производства и продукции; совершенствования структуры и организации производства и труда; повышения уровня управления и хозяйствования.

2. По конечным результатам, на которые воздействуют резервы. В этом плане различают резервы: повышения объема выпуска продукции; совершенствования структуры и ассортимента продукции; улучшения качества продукции; снижения себестоимости продукции; повышения прибыльности продукции.

3. По стадиям процесса воспроизводства', снабжение, производство, сбыт продукции, а также по стадиям создания и эксплуатации изделий: непроизводственная стадия - конструкторская и технологическая подготовка производства; производственная стадия -освоение новых изделий и технологий в производстве; эксплуатационная стадия -- потребление изделий.

4. По сроку использования резервы делятся на текущие (реализуемые в течение данного года) и перспективные, которые можно реализовать в более отдаленные периоды.

5. По способам выявления резервы классифицируются на явные (ликвидация очевидных потерь и перерасходов) и скрытые, которые могут быть выявлены путем глубокого экономического анализа.

Основными путями выявления и мобилизации резервов являются:

* выявление ведущего звена в повышении эффективности производства, т. е. выявление тех затрат, которые составляют основную часть себестоимости продукции и экономия которых может привести к значительному снижению себестоимости;

* выделение «узких мест» в производстве, которые ограничивают темпы роста производства и снижение себестоимости продукции;

* учет типа производства;

* одновременный поиск резервов по всем стадиям жизненного цикла объекта или изделия;

* выявление комплекса резервов с тем, чтобы экономия материалов сопровождалась экономией труда и времени использования оборудования.

РАЗДЕЛ II

СТРУКТУРА КОМПЛЕКСНОГО БИЗНЕС-ПЛАНА И РОЛЬ АНАЛИЗА

В РАЗРАБОТКЕ И МОНИТОРИНГЕ ОСНОВНЫХ ПЛАНОВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ

Лекция 3. Роль анализа в комплексном планировании бизнеса

Вопросы:

1.Общая характеристика планирования

2. Значение анализа во внутрипроизводственном планировании

3. Пределы планирования и мониторинг основных плановых показателей

1.

Планирование - это определение целей и задач организации на определенную перспективу, анализ способов их реализации и ресурсного обеспечения.