Билет 14 Оформление обложки архивного дела в мид рф
Архивный шифр содержит следующие сведения:
1 Название архива, в который будет передано дело для хранения
2 Название фонда (департамент).
3 № описи (например, 71)
4 Порядковый номер дела – номер дела, вписанного в опись
5 № папки (например, 77). Папка – большая папка или коробка, в кот дело будет положено для хранения, за каждым структурным. подразделением закреплены свои номера папок.
Обложка содержит следующие элементы:
1
на одном уровне,
одним шрифтом
2 Гриф ограничения доступа к делу
3 Тема (например, Материалы по ...)
4 Номер раздела и его название
5 Индекс и заголовок. Заголовок в пределах одного раздела – по хронологии. Порядок расположения заголовков на обложке во внутренней описи и в самом деле должен быть одинаковым.
6 Начато - дата самой ранней заметки в деле
Окончено - дата самой поздней заметки
7 Количество листов, подшитых в деле без учетно-справочного аппарата.
Если дело состоит из нескольких томов, то номер тома указывается перед заголовком перед индексом ЕКД.
Билет 15 Виды заголовков дел, используемые в мид рф
К каждому архивному делу необходимо составить заголовок, который должен строго соответствовать названию индекса по ЕКД и с достаточной полнотой отражать содержание переписки, находящейся в деле.
В МИД РФ используется 2 вида заголовков: глухие и развернутые
Глухие заголовки используются для формирования нарядов, так как они не раскрывают содержания, а просто указывают название нарядов по ЕКД.
Заголовки остальных разделов ЕКД формируются по предметно-тематическому признаку, и составляются развернутые заголовки. В них в виде описательных статей выносятся все вопросы, но не содержание каждого документа, о котором идет речь в переписке.
Если заголовок получился длинным, на обложку выносится название дела по ЕКД с оговоркой: «Развернутый заголовок, см внутри дела». В этом случае описательные статьи заголовка перечисляются на отдельном листе, который подшивается в деле перед листом использования.
Дела, сформированные из документов консульского характера, касающихся отдельных граждан, могут иметь общий заголовок с перечислением фамилий в алфавитном порядке.
Таким образом, оформляются дела с характеристиками. В случае, если фамилий много, они перечисляются на отдельном листе по алфавиту, который подшивается в дело перед листом использования документов. Тогда на обложке указывается «Алфавитный список см. внутри дела».
В функциональных подразделениях, работающих по всем странам, заголовки могут быть составлены с перечислением всех стран, о которых идет речь в переписке.
Билет 16 Оформление обложки дела в организации
Обложка составляется только на дела постоянного и долговременного сроков хранения, предназначенных для сдачи в архив. Обложка универсальная. Она может быть использована при сдаче дел в архив организации, а также при сдаче дел в гос.архив. Основные сведения, вносимые на обложку, берутся из номенклатуры дел.
1. Архивный шифр
Заполняется в архиве и служит для поисковой и справочной работы. Он содержит номер фонда, описи и дела
Номер фонда – это номер структ. подразделения. Этот номер ему присваивает архив
Номер описи – порядковый номер описи, составляемый на документы, сдаваемые в архив.
Номер дела – порядковый номер дела, вписанного в эту опись
2. Код и наименование гос. архива
Заполняются только тогда, когда организация сдаёт свои документы в гос.архив, т.е. является источником его комплектования.
3. Наименование учреждения (полное)
Указывается лишь тогда, когда дело сдается в гос.архив. Если сдается в архив организации, то не указывается.
4. Наименование структурного подразделения (обязательно)
5. Дело № – индекс дела по номенклатуре
6. Том № – порядковый номер тома данного заголовка
7. Заголовок дела выписывается из номенклатуры дел
8. Дата (указывается за какой год или годы подшиты документы в этом деле)
9. Количество листов, подшитых в данном деле: на … листах
10. Срок хранения дела с указанием статьи выписывается из номенклатуры.