- •Билет 1 Номенклатура дел организации
- •Билет 2 Особенности составления номенклатуры дел в мид рф
- •Билет 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов
- •Билет 4 Государственные архивы, виды, функции.
- •Билет 5 Ведомственные архивы, виды, функции
- •Центральный архив
- •Объединенный
- •Архив организации
- •Билет 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы
- •Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье
- •Билет 9 Единый классификатор документов, назначение, структура
- •Билет 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив
- •Билет 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура
- •Билет 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение
- •Билет 13 Сроки сдачи документов в архив мид рф
- •Билет 14 Оформление обложки архивного дела в мид рф
- •2 Гриф ограничения доступа к делу
- •4 Номер раздела и его название
- •Билет 15 Виды заголовков дел, используемые в мид рф
- •Билет 16 Оформление обложки дела в организации
- •Билет 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм
- •Билет 18 Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Билет 19 Архивная опись (сдаточная)
- •Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф
- •Примечание
- •Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета
- •Билет 22 Учет документов в ведомственном архиве
- •3) Список фондов
- •5) Дело фонда
- •Билет 23 Научно-справочный аппарат архива организации
- •Примеры
- •Билет 24 Обеспечение сохранности документов
- •Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Реставрация и консервация документов
- •Размещение документов в хранилище. Топографические указатели
- •Оборудование архива
- •Охранные мероприятия
- •1. Световой
- •2. Температурно-влажностный
- •3. Санитарно-гигиенический режим
- •Требование к зданиям и помещениям архива.
- •Билет 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Порядок проведения проверки
- •Оформление результатов проверки
- •Билет 26 Цели и формы использования архивных документов
- •Билет 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов
- •Билет 28 Сроки исполнения запросов
- •Билет 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление
- •Билет 30 Составление архивной справки (карточка)
- •Архивная справка
Билет 22 Учет документов в ведомственном архиве
1) Архивная опись
2) Книга учёта поступления и выбытия документов
Ведётся в течение года. Она предназначена для учёта всех текущих и итоговых изменений в составе и объёме фондов и дел в ведомственном архиве. В ней отражаются все изменения, связанные с приёмом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив.
Каждое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Если док-ты фонда поступают в архив впервые, номер фонда проставляется в книге учёта поступления и выбытия док-ов после присвоения ему номера по списку фондов. Ежегодно в книге учёта поступления и выбытия док-ов подводится итог кол-ва поступивших и выбывших за год док-ов (дел).
Итоговую запись делает лицо, ответственное за учёт, и подписывает её. Вторая подпись – заведующего архивом.
3) Список фондов
Все фонды, впервые поступающие в архив, фиксируются в списке фондов. Там им присваивается номер и даётся название. Номер присваивается порядковый, а название даётся по названию фонда-образователя. К номеру фонда, который ему присваивает ведомственный архив добавляется (через дробь) номер, который присваивает госархив, если фонды подлежат передаче в госархив. В случае передачи фонда в другой архив или выбытия всех док-ов фонда, освободившийся номер другому фонду не присваивается.
Список фондов также ведется в течение года. У него есть титульный лист.
В конце года составляется итоговая запись, где указывается, сколько фондов поступило в течение года, сколько выбыло и сколько осталось на хранении. Подписывает ответственный за учет и заведующий архивом.
Список фондов имеет следующие графы:
номер фонда
название фонда
дата поступления фонда
отметка о выбытии фонда (куда выбыл и на основании каких документов)
4) Лист фонда.
Заводится при первом поступлении фонда в архив. В нём фиксируются все движения дел внутри фонда. Поступления фиксируются на основании архивных описей и номенклатур дел. Выбытия фиксируются на основании следующих актов:
- акт приёма-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив
- акт о выделении к уничтожению дел
- акт о неисправимом повреждении дел
- акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
- акт проверки наличия и состояния дел
Этот лист учёта ведётся постоянно пока существует данный фонд.
5) Дело фонда
Заводится при первом поступлении фонда в архив. В нем отражается вся история этого фонда.
В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проверке наличия и состояния дел и т.д.
Историческая справка. В ней освещается история фонда-образователя, история фонда, характеристики документов фонда. Дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации указываются сведения о создании организации, основных целях и задачах этой организации с указанием основных организационных документов.