3. Санитарно-гигиенический режим

- архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли.

- обязательно проведение внешних уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков.

- в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

- в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон.

- запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

- окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками.

- ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насекомых и плесени, в случае их обнаружения – дезинфекция и дезинсекция.

Требование к зданиям и помещениям архива.

1. Здания архивов должны строиться по специальным проектам. Они должны быть удалены от промышленных объектов, жилых зданий, крупных водоемов.

2. Архив должен располагаться в зданиях, которые принимает специальная комиссия. В нее входят представители архива, охранных и санитарных служб.

3. Готовность здания оформляется актом приемки помещений.

4. Не допускается прием в эксплуатацию зданий и помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов.

5. Архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых является архивохранилища, предназначенные для хранения различных видов документов, а также помещения для временного размещения вновь поступивших документов, читальный зал, и рабочие кабинеты сотрудников.

Билет 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве

Эта работа предполагает проверку фактического наличия дел и их физического состояния на основе учетных документов, т.е. архивной описи

Кроме фактического наличия и физического состояния проверяется правильность оформления учетных документов и сверяется всё с архивной описью

Проверку осуществляет специально созданная комиссия из состава сотрудников архива. Руководитель архива своим приказом определяет состав этой комиссии, сроки проведения проверки, вид проведения проверки, объект проведения проверки.

Проверки бывают плановые и внеплановые

Плановые проводят с периодичностью не реже 1 раза в 5 лет. Документы на спецносителях – раз в 3 года. Особо ценные документы проверяют ежегодно

Проверки могут быть сплошные и выборочные

Сплошные – когда либо 1 фонд проверяют полностью, либо несколько фондов, либо весь архив, если это небольшой ведомственный архив

Выборочные – на выбор часть 1 фонда или части нескольких фондов

Внеплановые проверки проводят в следующих случаях:

6. передача фонда из ведомственного архива в государственный

7. перемещение документов в другое хранилище

8. реорганизация либо ликвидация архива

9. смена руководителя архива

10. экстраординарные ситуации (ЧП: следы взлома, следы пожара, затопление)

Все случаи внеплановых (как и плановых) проверок оформляются актом

Порядок проведения проверки

1. проверку осуществляют на основе архивной описи, сверяют ее данные с данными на обложке дела. Когда опись проверена, в конце ставят отметку «Проверено», подписи проверяющих, дату

2. Все замечания, возникающие в ходе проверки вписываются в специальный лист проверки. Он ведется в течение всего времени проверки и будет служить основанием для составления акта по результатам проверки.

3. Если дело не обнаружено, но есть док-ты, подтверждающие его отсутствие (т.е. карточка-заместитель), то считается, что дело имеется в наличии.

4. Если дело не обнаружено и нет док-ов, подтверждающих их отсутствие, то тогда сведения о таких делах заносятся в картотеку и организуется их поиск. На поиск отводится целый год, и если за это время их не находят, то их списывают по отдельному акту и снимают с учета

5. Если в ходе проверки обнаружены дела, требующие реставрации, то они выделяются, отдельно регистрируются в специальном журнале и передаются на реставрацию

6. Если в ходе проверки обнаружены очень поврежденные дела, которые невозможно отреставрировать, то они списываются по отдельному акту и снимаются с учета