Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов

Экспертизу ценности документов проводят специально созданные экспертные комиссии. Состав комиссий определяется приказом руководителя учреждения. В состав этой комиссии входят специалисты в области делопроизводства и архивного дела. Это постоянно действующая комиссия, которая собирается 1-2 раза в год перед сдачей документов в архив.

В своей работе ЭК руководствуются следующими нормативными документами:

1. Положение об экспертных комиссиях.

2. Основные правила работы архивов организаций.

3. Типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения.

Различают 4 вида ЭК:

1. ЭК – Экспертная комиссия – создается в учреждениях, организациях, на предприятиях, в структурных подразделениях министерств.

2. ЦЭК – Центральная экспертная комиссия – в центральном аппарате министерств

Эти 2 комиссии взаимодействуют друг с другом, т.к. находятся в одном учреждении; ЦЭК регулирует деятельность ЭК. ЭК регулирует вопросы в пределах одного департамента, а ЦЭК регулирует вопросы во всем учреждении.

3. ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия – в государственных архивах.

4. ЦЭПК – Центральная экспертно-проверочная комиссия. Она самая главная, создается в высшем архивном органе – в Комитете по делам архивов. ЦЭПК тесно взаимодействует с ЭПК и координирует деятельность остальных ЭК, а также она рассматривает вопросы изменения сроков хранения, рассекречивает закрытые фонды и занимается другими вопросами.

Оформление результатов экспертизы ценности документов

- Протокол заседания ЭК

- Акт о выделении к уничтожению док-ов, потерявших свою практическую ценность

- Архивная опись на док-ты, передаваемые в гос. архив (отдельно составляется на док-ты постоянного, долговременного и временного сроков хранения)

Архивные описи и акты на уничтожение рассматриваются на заседании ЭК или ЦЭК и согласовываются протоколом заседания этих комиссий.

Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье

Формирование дела – это подшивка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Систематизация – это распределение документов внутри дела.

Внутри дела документы могут распределяться следующим образом:

1. в хронологической последовательности (по дате документа).

2. по порядковым номерам (для приказов, протоколов).

3. в алфавитной последовательности (для заявлений, жалоб граждан)

4. запрос – ответ (для переписки).

Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.

Основными нормативными документами, которыми устанавливаются правила проведения этой операции, являются:

- ГС ДОУ

- Основные правила работы архивов организаций

- Государственные и ведомственные стандарты

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Формирование дел осуществляется по следующим признакам:

• по номинальному

• по предметно-вопросному

• по корреспондентскому (по адресатам)

• по авторскому (по автору)

• по географическому (по названию административно-территориальных единиц)

• по хронологическому (по дате документа)

Общие правила формирования дел

1. В дело следует помещать только исполненные и правильно оформленные документы. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на дооформление.

2. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одно дело.

3. Приложение группируется вместе с основным документом, к которому оно относится. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

4. В дело формируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, арбитражных, судебных, личных дел. Дела учебных заведений формируются за учебный год.

5. Следует раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. Например, годовые планы и отчеты формируются в дело отдельно от квартальных и ежемесячных. В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле документов различного срока хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решении вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

Приказы группируются в разные дела, т.к. у них разный срок хранения.

6. В дело включается лишь один экз. документа. Не должны помещаться в дело неисполненные документы, документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Исключение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

7. Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документу формируются отдельно от документов без этого реквизита. На сформированный папке проставляется гриф ограничения доступа.

8. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

9. Протоколы разных направлений деятельности должны подшиваться в разные дела. Внутри дела они формируются по порядковым номерам.

Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов, их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решений вопросов.

Особенности формирования нарядов

Формирование наряда – это подшивка в папку документов одной разновидности, относящихся к нулевому разделу ЕКД.

В МИДе наряды формирует завканц департамента.

1. Ноты – формируются по странам, отдельно входящие, отдельно исходящие. Внутри дела они располагаются в хронологической последовательности по датам.

Если ноты приходят на иностранном языке, то для нот политического характера нужно сделать дословный перевод и подшить вместе с нотой. В других случаях достаточно сделать краткую аннотацию на обороте.

2. Записи бесед формируются по датам проведения беседы – в хронологическом порядке. За основу берется дата проведения беседы, а не дата ее регистрации или подшивки.

3. Приказы (по основной деятельности, личному составу) подшиваются в одну папку, т.к. у них один срок хранения – постоянный, а внутри они располагаются по номерам.

Ведение стабильных досье

Стабильное досье – это совокупность копий справочно-информационных документов, помещенных в отдельную папку и необходимых для повседневной работы исполнителя.

Стабильное досье ведут в подразделениях и загранучреждениях МИД РФ. Ответственные за их формирование сотрудники назначаются распоряжением руководителя, который осуществляет общий контроль за ведением досье.

Составляются стабильные досье двух видов:

• досье нормативных актов, которые включают инструктивные материалы длительного действия (приказы, инструкции, правила). Эти досье ведутся завканцелярией и хранятся в канцелярии. Копии инструктивных документов, которые нужны для работы, определяет департамент.

• тематические досье ведутся ответственными исполнителями для информационно-справочной работы и формируются из материалов прессы, копий отдельных документов. Объем и состав документов, помещенных в досье, определяет сам исполнитель.

Главное условие – в досье не должны подшиваться подлинники документов, а только копии.

Тематические стабильные досье хранятся в структурных подразделениях в закрываемых шкафах на рабочих местах сотрудников, ответственных за их ведение.

Досье включаются в общую номенклатуру дел с пометкой «В архив не сдается».

На обложке досье проставляется его индекс в соответствии с ЕКД. Досье снабжается внутренней описью, в которую вносятся все документы, а также копии документов, находящихся в досье. Листы досье нумеруются.

В конце каждого года документы стабильных досье просматриваются специально выделенными сотрудниками на предмет отбора на уничтожение документов, утративших практическую ценность. Копии таких документов уничтожаются по внутренней описи за подписью двух сотрудников и проставлением даты уничтожения.

В загранпредставительствах досье хранятся только в канцеляриях. Необходимые для работы вырезки из материалов прессы подшиваются в папки и хранятся на рабочих местах сотрудников.