- •Билет 1 Номенклатура дел организации
- •Билет 2 Особенности составления номенклатуры дел в мид рф
- •Билет 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов
- •Билет 4 Государственные архивы, виды, функции.
- •Билет 5 Ведомственные архивы, виды, функции
- •Центральный архив
- •Объединенный
- •Архив организации
- •Билет 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы
- •Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье
- •Билет 9 Единый классификатор документов, назначение, структура
- •Билет 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив
- •Билет 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура
- •Билет 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение
- •Билет 13 Сроки сдачи документов в архив мид рф
- •Билет 14 Оформление обложки архивного дела в мид рф
- •2 Гриф ограничения доступа к делу
- •4 Номер раздела и его название
- •Билет 15 Виды заголовков дел, используемые в мид рф
- •Билет 16 Оформление обложки дела в организации
- •Билет 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм
- •Билет 18 Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Билет 19 Архивная опись (сдаточная)
- •Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф
- •Примечание
- •Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета
- •Билет 22 Учет документов в ведомственном архиве
- •3) Список фондов
- •5) Дело фонда
- •Билет 23 Научно-справочный аппарат архива организации
- •Примеры
- •Билет 24 Обеспечение сохранности документов
- •Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Реставрация и консервация документов
- •Размещение документов в хранилище. Топографические указатели
- •Оборудование архива
- •Охранные мероприятия
- •1. Световой
- •2. Температурно-влажностный
- •3. Санитарно-гигиенический режим
- •Требование к зданиям и помещениям архива.
- •Билет 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Порядок проведения проверки
- •Оформление результатов проверки
- •Билет 26 Цели и формы использования архивных документов
- •Билет 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов
- •Билет 28 Сроки исполнения запросов
- •Билет 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление
- •Билет 30 Составление архивной справки (карточка)
- •Архивная справка
Билет 28 Сроки исполнения запросов
Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:
- прием запроса и работа с заявителем,
- поиск запрашиваемой информации,
- составление и выдача заявителям ответов на запросы.
При поиске запрашиваемой информации очень важно помнить о сроках исполнения.
- Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации.
- Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов без обращения к документам архива.
- Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам не должен превышать 30 дней. При этом заявителя информируют о промежуточных результатах работы по поиску документов.
- В приоритетном порядке исполняется запрос органов гос. власти управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.
При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:
- архивная справка – это официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поиск. данных документов.
- архивная копия – официальный документ, воспроизводящий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью.
- архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.
- информационное письмо – это письмо, составляемое архивом, по собственной инициативе, или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение по определенной проблеме, теме, вопросу.
- тематический перечень документов – систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.
- тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.
- тематический обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.
Билет 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление
При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:
- архивная справка – это официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поиск. данных документов.
- архивная копия – официальный документ, воспроизводящий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью.
- архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.
- информационное письмо – это письмо, составляемое архивом, по собственной инициативе, или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение по определенной проблеме, теме, вопросу.
- тематический перечень документов – систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.
- тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.
- тематический обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.
Архивная справка
Тематика архивных справок, выдаваемых гос. архивом разнообразна, а в архивных справках, выдаваемых архивом организации, подтверждаются сведения социально-правового характера (о фактах работы, учебы).
Архивная справка оформляется на бланке организации и адресуется физическому лицу.
Название документа пишется посередине прописными буквами. Текст справки условно делится на три части:
1 часть – констатирующая. В ней содержится подтверждение необходимой информации, ФИО заявителя (полностью) и хронологические рамки (словесно-цифровым способом)
2 часть – указывается, кому предоставлена данная архивная справка, с указанием организации
3 часть – основание, от левого поля (Основание: название архива и краткое название организации, на основании каких архивных данных была выдана справка)
ф - фонд, оп - опись, д - дело, л - № листов.
Подписывают 2 должностных лица.
1-ая – руководитель организации.
2-ая – руководитель архива организации (заведующий архивом)
Заверяется гербовой печатью организации.