- •Билет 1 Номенклатура дел организации
- •Билет 2 Особенности составления номенклатуры дел в мид рф
- •Билет 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов
- •Билет 4 Государственные архивы, виды, функции.
- •Билет 5 Ведомственные архивы, виды, функции
- •Центральный архив
- •Объединенный
- •Архив организации
- •Билет 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы
- •Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье
- •Билет 9 Единый классификатор документов, назначение, структура
- •Билет 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив
- •Билет 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура
- •Билет 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение
- •Билет 13 Сроки сдачи документов в архив мид рф
- •Билет 14 Оформление обложки архивного дела в мид рф
- •2 Гриф ограничения доступа к делу
- •4 Номер раздела и его название
- •Билет 15 Виды заголовков дел, используемые в мид рф
- •Билет 16 Оформление обложки дела в организации
- •Билет 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм
- •Билет 18 Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Билет 19 Архивная опись (сдаточная)
- •Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф
- •Примечание
- •Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета
- •Билет 22 Учет документов в ведомственном архиве
- •3) Список фондов
- •5) Дело фонда
- •Билет 23 Научно-справочный аппарат архива организации
- •Примеры
- •Билет 24 Обеспечение сохранности документов
- •Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Реставрация и консервация документов
- •Размещение документов в хранилище. Топографические указатели
- •Оборудование архива
- •Охранные мероприятия
- •1. Световой
- •2. Температурно-влажностный
- •3. Санитарно-гигиенический режим
- •Требование к зданиям и помещениям архива.
- •Билет 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Порядок проведения проверки
- •Оформление результатов проверки
- •Билет 26 Цели и формы использования архивных документов
- •Билет 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов
- •Билет 28 Сроки исполнения запросов
- •Билет 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление
- •Билет 30 Составление архивной справки (карточка)
- •Архивная справка
Билет 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм
Подготовкой регистрационных форм для сдачи в архив занимается завканц. Эти формы вписываются в опись после основных дел и в итоговой записи указывается – сколько и какие учетные формы включены в опись.
В МИД РФ регистрационные формы имеют длительные сроки хранения и поэтому в архив они должны сдаваться обязательно.
В обычном делопроизводстве регистрационные формы, как правило, в архив не сдаются
1) Если регистрация осуществлялась на компьютере, тогда в архив сдается либо электронный носитель, либо распечатка с него. Если сдают электронный носитель, то запечатывают его в конверт, и на конверте пишут все необходимые данные – т.е. название деп-та, гриф ограничения, крайние даты. В качестве заголовка: «Электронный носитель регистрации документов с №… по №…»
Также в архив можно сдавать распечатку с электронного носителя, тогда ее подшивают в папку. Нумеруют листы арх. способом, в конце делают итоговую запись, оформляют обложку со всеми необходимыми реквизитами.
2) Если регистрация осуществлялась на карточках, то их также необходимо сдать в архив. Для этого их подбирают по номерам и подшивают в отдельную папку. Последней подшивают чистую карточку, и на ней составляют итоговую запись. На папку наклеивают обложку с необходимыми реквизитами.
3) В некоторых подразделениях МИД и загранучреждениях регистрация осуществляется в журналах.
В этом случае при подготовке документов к сдаче в архив против каждого документа в регистрационной форме делается одна из пяти отметок.
а) против каждого документа сдаваемого в архив, указывается № описи дел.
б) против документов, подлежащих уничтожению делается отметка об уничтожении с двумя подписями.
в) документы временного срока хранения (до 5 лет) имеют отметку «вр.с.х»
г) если документ не окончен производством или перенесен в стабильное досье, указывается «перерегистрировано»
д) если документ утерян, в соответствующей сроке проставляется № и дата акта об утере.
После записи о регистрации последнего документа каждом томе журнала подводят черту и делают итоговую запись: «В настоящем журнале зарегистрировано (цифрой и прописью) документов и использовано (цифрой и прописью) листов». Дата, подпись завканца (с указанием должности)
Если в журнале остались незаполненные листы, они вырезаются на расстоянии 1-1,5 см от левого края и уничтожаются.
Журналы прошиваются в 2 прокола, концы нити припечатываются сургучной печатью к итоговой записи.
На лицевую сторону обложки наклеивается лист бумаги необходимого формата с данными: наименование фонда, режим хранения, название журнала и № тома, крайние №№ документов, крайние даты, количество использованных листов
Билет 18 Сдача дел в архив загранучреждениями
ЗУ свои документы пересылают по почте. При этом оформляется письмо, акт приема-передачи документов и 3 экз. архивной описи. 1 экз. будет вернётся в ЗУ, а 2 экз. останутся в Архиве внешней политики РФ
ЗУ обязательно сдают:
Подлинники входящих нот с переводом или аннотацией и вторые экземпляры исходящих нот
Первые экз. таких документов, как обзоры прессы и хроники событий
Полная подборка первых экземпляров приказов по ЗУ
Журналы регистрации входящих и исходящих документов
Подлинники договорных актов, кинофотодокументы и документы по недвижимости и аренде зданий и сооружений.
Переписка с российскими и иностранными учреждениями, не направлявшаяся в МИД РФ, за исключением категории документов не подлежащих сдачи в архив согласно ЕКД
Не сдается переписка самого ЗУ с МИД РФ, за исключением тех случаев, когда на документах есть пометки важные для решения некоторых вопросов.