Оформление результатов проверки

1. Акт проверки наличия и состояния дел

Составляется обязательно, в нем отмечаются все результаты проверки (как положительные, так и отрицательные)

2. Акт о неисправимых повреждениях дел

Составляется в том случае, когда обнаружены дела, не подлежащие реставрации

3. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

Составляется через год после окончания проверки, когда документы не найдены

Билет 26 Цели и формы использования архивных документов

Использование документов архива – комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Документы могут быть использованы в след. целях:

- управленческие цели: обеспечение работы данного ведомства или организации, решение помощью архивных документов вопросов возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозах развития отрасли, предприятия

- политические цели: при разработке законопроектов программ реформ, для укрепления гос. безопасности, для заключения международных договоров, определения границ, в борьбе различных партий и группировок

- экономические цели: при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при оптимизации производственных и технологических процессов.

- научные цели: при написании статей, диссертационных исследований, курсовых и дипломных работ. Проведение научных исследований по историческим источникам.

- культурно-просветительские цели: подготовка юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, проведения экскурсий, используют – кинорежиссеры, художники, реставраторы.

- социально-правовые цели: исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач соц. защиты, обеспечения льгот, подтверждения имущественных прав.. Их сроки исполнения строго лимитированы, т.к. от результата запроса зачастую зависит судьба человека.

Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

Основными формами использования в архиве являются:

- информационное обеспечение организации, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов)

- исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан

- инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделения о документах архива по профилю их деятельности.

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы

- выдача подлинных документов и дел во временное пользование

- публикация документов

- информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, организация экскурсий, использование документов в СМИ)

Билет 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов

Эта форма использования осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование)

Запрос – это письмо организации, или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические или хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Виды запросов

- Тематические – выявление информации по конкретной теме,

- Персональные – биографические и генеалогические

- Социально-правовые – делаются бесплатно. Подразделяются на запросы:

• о трудовом стаже,

• о размере зарплаты

• о службе в ВС

• об участии в ВОВ и др.

• о пребывании в концлагерях

• о нахождении на излечении и состоянии здоровья

• о награждении и присвоении званий

• об образовании и учебе

• о рождении, смерти, браках и др. актах гр. состояния.

• о творческой деятельности и авторских правах

• об имущественных и наследственных правах

- Консульские – направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом. Эти запросы являются частью социально-правовых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через МИД, посольства зарубежных стран в России.

Выдача дел во временное пользование

Архивы во временное пользование могут выдавать документы:

1. В читальный зал архива (на время работы читального зала)

2. Сотрудникам архива дел исследовательской работы (сроком до 2 недель при условии обеспечения сохранности документов)

3. В другие организации по их письменному запросу сроком до трех месяцев (оформляется акт передачи документов во временное пользование). На дела, выданные в пользование оформляется карточка-заместитель и все дела, выданные их хранилища регистрируются в спец. журнале выдачи дел из хранилища

4. Архивы могут выдавать личные подлинные документы граждан, находящиеся на хранении в фондах личного происхождения. Такие документы выдаются по личному заявлению граждан под расписку с предъявлением паспорта.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

- прием запроса и работа с заявителем,

- поиск запрашиваемой информации,

- составление и выдача заявителям ответов на запросы.