39

БИЛЕТ 1 Номенклатура дел организации 2

БИЛЕТ 2 Особенности составления номенклатуры дел в МИД РФ 4

БИЛЕТ 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов 5

БИЛЕТ 4 Государственные архивы, виды, функции. 6

БИЛЕТ 5 Ведомственные архивы, виды, функции 8

БИЛЕТ 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы 9

БИЛЕТ 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов 10

БИЛЕТ 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье 11

БИЛЕТ 9 Единый классификатор документов, назначение, структура 13

БИЛЕТ 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив 14

БИЛЕТ 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура 15

БИЛЕТ 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение 16

БИЛЕТ 13 Сроки сдачи документов в архив МИД РФ 17

БИЛЕТ 14 Оформление обложки архивного дела в МИД РФ 18

БИЛЕТ 15 Виды заголовков дел, используемые в МИД РФ 19

БИЛЕТ 16 Оформление обложки дела в организации 20

БИЛЕТ 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм 21

БИЛЕТ 18 Сдача дел в архив загранучреждениями 22

БИЛЕТ 19 Архивная опись (сдаточная) 23

БИЛЕТ 20 Особенности составления архивной описи дел в МИД РФ 25

БИЛЕТ 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета 26

БИЛЕТ 22 Учет документов в ведомственном архиве 27

БИЛЕТ 23 Научно-справочный аппарат архива организации 29

БИЛЕТ 24 Обеспечение сохранности документов 31

БИЛЕТ 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве 34

БИЛЕТ 26 Цели и формы использования архивных документов 35

БИЛЕТ 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов 36

БИЛЕТ 28 Сроки исполнения запросов 37

БИЛЕТ 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление 38

БИЛЕТ 30 Составление архивной справки (карточка) 39

Билет 1 Номенклатура дел организации

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура составляется один раз, затем она ежегодно корректируется и вводится в действие. Действует в течение календарного года.

Каждая организация должна иметь свою индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.

Индивидуальная номенклатура – перечень конкретных заголовков дел со сроками хранения, отражающий специфику данной организации.

Для составления индивидуальной номенклатуры пользуются типовой и примерной. Их разрабатывают вышестоящие организации для учреждений своей отрасли.

Типовая номенклатура содержит систематизированный перечень типовых заголовков для учреждений одного профиля (например, школ), носит обязательный характер (она обязательна к исполнению, использованию, ее содержание полностью переносится в индивидуальную номенклатуру).

Примерная номенклатура содержит примерный перечень заголовков дел для учреждений одной отрасли. Она носит рекомендательный характер (из нее берут только те заголовки, которые подходят для данной организации).

Если отсутствуют типовые или примерные номенклатуры, тогда индивидуальная номенклатура составляется самостоятельно. Этот процесс занимает 3 этапа:

1. Изучение документов, отложившихся в течение полугодовой деятельности организации.

2. Классификация документов по направлению деятельности. Составление заголовков и определение сроков хранения по типовому перечню.

3. Составление и оформление номенклатуры.

Ответственный за составление номенклатуры: руководитель службы ДОУ, завканц, секретарь, делопроизводитель. Практическую и методическую помощь в составлении номенклатуры оказывают руководители структурных подразделений или направлений, а также завархивом.

В номенклатуру включаются все документы кроме научно-технических документов и ведомственных печатных изданий.

Цели использования номенклатуры

I. Номенклатура помогает правильно классифицировать документы для их формирования в дела и дальнейшей передачи в архив.

Классификация (систематизация) – это распределение документов по темам и направлениям деятельности.

Формирование дел – это подшивка исполненных документов в дела на основании номенклатуры.

II. Номенклатура осуществляет учет дел, так как каждому заголовку присваивается свой номер в виде индекса.

III. На основании номенклатуры дел составляется архивная опись – самый главный документ в архиве, по нему документы сдают на хранение.

IV. На основании номенклатуры дел можно сдать в архив организации документы временного срока хранения (с 10-летним сроком).

Сводная номенклатура

Если организация большая, то сначала составляются номенклатуры дел отдельных структурных подразделений, затем их сдают в архив организации, и архив сводит их воедино, и получается сводная номенклатура дел всей организации.

Делается 4 экз. такой номенклатуры:

1-й экз. – контрольный, подшивается в дело и хранится в службе ДОУ,

2-й экз. – рабочий, в него вносят все замечания, которые появляются в течение года.

3-й экз. – архивный, он передается в архив своей организации.

4-й экз. – передается в государственный архив, при условии, если организация является источником его комплектования.

Оформление номенклатуры

Подписывает номенклатуру составитель, т.е. лицо, ответственное за постановку делопроизводства. Утверждает номенклатуру руководитель организации. Это происходит в начале года, и тем самым он вводит ее в действие.

Номенклатуры визируются руководителем ведомственного архива в следующих случаях:

1. Новая номенклатура вновь созданной организации.

2. Если нет существенных изменений в номенклатуре, то достаточно завизировать ее один раз в пять лет.

3. Если произошли существенные изменения в структуре организации.

Номенклатура дел составляется на бланке организации, имеет свой порядковый номер; состоит из разделов.

Номенклатура может быть построена по 2-м схемам:

1. Структурная – в качестве разделов взяты названия структурных подразделений.

2. Функционально-отраслевая – в качестве разделов взяты названия направлений деятельности организации.

Все разделы нумеруются, а названия и последовательность из расположения берутся из устава организации.

Заголовки в пределах каждого раздела располагаются в определенной последовательности: сначала указываются организационно-распорядительные документы, затем справочно-информационные, в конце учетные и регистрационные формы.

Графы

1. Индекс дела состоит из № раздела и порядкового номера заголовка в пределах одного раздела (01-07; 07-01)

2. Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении заголовков можно использовать типовые перечни. В течение года они могут корректироваться, изменяться. Если заголовок состоит из переписки, то необходимо указать, с кем она ведется и по какому вопросу. Если заголовок состоит из видов документов, то они указываются во множественном числе. Если заголовок содержит плановую или отчетную документацию, то обязательно нужно указать за какой период.

3. Количество дел, томов, частей заполняется в конце года, когда определяется количество томов по каждому заголовку. В одном томе не должно быть больше 250 листов.

4. Срок хранения и № статьи по перечню. Здесь указываются конкретные сроки хранения документов и номера статей по Типовому перечню. (Постоянно, ст.37а; 3г. ст.196).

5. Примечание заполняется в течение года. В ней делаются отметки о заведении дел (когда подшит первый документ в дело), о выделении их к уничтожению, о передаче дел.

В конце года к номенклатуре составляется итоговая запись. В ней в табличной форме указывается количество дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения, а также указывается их общее количество (цифрами и прописью). Кроме того, в таблице указывается количество переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК».

Переходящие дела – это дела, которые в данном календарном году не завершены и будут вписаны в номенклатуру следующего года.

Отметку «ЭПК» делает экспертно-проверочная комиссия госархива. Тем самым она показывает, что эти документы представляют определенную ценность и могут быть переданы в госархив.

Один экземпляр итоговой записи передается в архив организации, об этом делается определенная отметка. Подписывает итоговую запись составитель номенклатуры, он же передает эти сведения в архив.