Билет 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение

Состав учётно-справочного аппарата дела: карточка-заместитель, лист использования дела, внутренняя опись, лист заверительной надписи

Эти документы не нумеруются и в общем кол-ве листов дела не учитываются

Карточка-заместитель – кладётся вместо взятого дела, выданного в пользование. При возвращении дела карточка вкладывается на место. В верхней части карточки указываются сведения о деле (название фонда, год, номер описи, № папки, № дела и наименование дела).

В нижней части в табличной форме указывается кому, когда и на какой срок выдано дело и когда оно будет возвращено.

Лист использования док-ов контролирует использование док-ов дела. В верхней части – сведения о деле (наименование дела, фонд, № описи, год, № дела), в нижней части в табличной форме отмечается характер использования док-ов дела

[Графы: число, месяц, год; характер использования док-ов; копии сняты (№№ листов, кол-во экземпляров); примечание]

Внутренняя опись составляется на док-ты, подшитые в этом деле. Она необходима для учёта док-ов, для справочной работы, позволяет быстро найти док-ты в данном деле. Во внутренней описи указываются заголовки док-ов, их даты и источник и номера страниц, на которых они расположены. В конце оформляется итоговая запись. В ней указывается кол-во док-ов, подшитых в деле и кол-во листов.

Подписывает опись составитель с указанием даты.

[Графы: №№ п/п, вх.№, исх.№, дата док-та, от кого или кому, краткое содержание док-та, №№ листов, примечание]

Лист заверительной надписи подводит итог всему делу. В нём указывается кол-во подшитых и пронумерованных листов, кол-во листов использования и листов внутренней описи, а также наличие конвертов с фото.

Оформляется 2 подписи – исполнителя и проверяющего, с указанием даты.

Подшивается последним, лицом к обложке (зеркальные поля), к нему печатью припечатываются концы нитей подшивки.

Билет 13 Сроки сдачи документов в архив мид рф

Подготовка дел для сдачи на хранение в архив является важной функцией канцелярии. Ответственность за полную и своевременную сдачу дел в архив несет служба ДОУ и лично ее руководитель (в МИД РФ лично завканц). В случае необходимости к работе по сдаче дел в ИДД (в АВП РФ) привлекаются, по усмотрению руководителя, сотрудники соотв. подразделений.

Законченные производством документальные материалы постоянного и длит. сроков хр., а также учетные формы в течение года с момента окончания их производством хранятся в канцеляриях структурных подразделений, учреждений МИД, а по истечении этого срока сдаются в ИДД

Дела с документальными материалами со сроками хранения до 5 лет включительно в архив не сдаются. Они учитываются по номенклатуре дел за данный год и хранятся в канцеляриях до истечения срока, после чего уничтожаются на месте с составлением акта, который утверждается руководителем структурного подразделения, учреждения МИД и направляется в ИДД (1 – в ИДД, 2 – в дело)

Отбор документальных материалов, подлежащих сдаче в архив или оставлению на временное хранение в канцеляриях, производятся экспертной комиссией в составе заведующей канцелярией и сотрудников, выделенных руководителем, в соответствии со сроками хранения документов, установленных ЕКД (в других организациях в соответствии с перечнями типовых документов, типовыми и примерными номенклатурами)

Деятельность ЭК контролируется ЦЭК, которая создается в ЦА Министерства. В состав ЦЭК входят представители ДОУ, ИДД и завканцы департаментов.

Наиболее ценные документы, которые поступают в департаменты МИД, в том числе из загранучреждений должны быть в двухнедельный срок обработаны и сданы в АВП РФ:

а) подлинники документов об установлении дипломатических отношений России с другими странами,

б) подлинники и переводы всех договорных актов, заключенных от имени РФ и от имени Правительства РФ, а также от имени МИД России (в том числе, путем обмена нотами и письмами).

в) подлинники нот о вступлении в силу международных договоров.

г) подлинники документов о ратификации и присоединении к международным договорам. Заверенные копии вышеперечисленных документов направляются в Правовой департамент МИД; в делах структурных подразд. могут оставаться копии.

Документы гос делегаций на встречах, конференциях, совещаниях, семинарах и т.д. длительного или постоянного срока хранения сдаются в обработанном виде в ИДД МИД в месячный срок после окончания соответствующей встречи.

Сразу после поступления направляются также в МИД подлинники и официально заверенные копии правовых документов (с переводом на русский язык) по оформлению или переоформлению недвижимого имущества РФ.

При формировании дел следует по возможности избегать включения в одно и то же дело документов, имеющих в соответствии с ЕКД различные сроки хранения. В случаях, когда в деле содержатся такого рода документы, срок хранения дела устанавливается по документу максимального срока хранения.

ЗУ МИД имеют права регистрировать акты гражданского состояния затем эти книги пересылают на дальнейшее хранение в Московский городской архив ЗАГС или в архивное управление ЗАГСов Московской области.