Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф

Опись составляется на основе номенклатуры дел. А номенклатура дел составляется на основе ЕКД.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный список заголовков дел и регистрационных форм, предназначенных для раскрытия состава и содержания дела, закрепления их систематизации и учета.

Архивная опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарат к документам архива, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Каждая отдельная опись представляет собой перечень дел и регистрационных форм с самостоятельной нумерацией. Все дела и различные регистрационные формы вносятся в описи в порядке возрастания индексов ЕКД и получают свои порядковые номера.

Наличие регистрационных форм указывается в итоговой записи к описи.

Номер описи присваивает архив (АВП РФ)

Каждый департамент МИД РФ ежегодно перед сдачей дел в архив составляет архивную опись. Опись составляется на все дела, сдаваемые в архив, кроме документов до пяти лет включительно, в соответствии с ЕКД.

Составляет опись завканц департамента в 3 экз.

Сначала все экземпляры утверждает руководитель департамента. Затем они отсылаются в ИДД для передачи в АВП РФ.

Сотрудник архива, получив экземпляры описи, извещает канцелярию департамента о готовности принять документы. После приема дел один утвержденный экземпляр описи возвращается в канцелярию департамента и подшивается в дело. 2 остальных экземпляра остаются в архиве. Один рабочий, другой контрольный.

Если дела сдают территориальные департаменты, то они составляют опись на каждую страну отдельно. А если дела сдают функциональные департаменты и загранучреждения, то они составляют единую опись.

Содержание описи строится по следующим графам:

1. № пп – указываются порядковые номера дел, томов и регистрационных форм.

2. Индекс дела – из ЕКД

3. Заголовок дела – из Номенклатуры, а номенклатура составляется на основе ЕКД.

4. Крайние даты – начато/окончено.

5. Количество листов – с обложки.

6. Номер попки – (Графы срок хранения нет)

7. Примечание

В итоговой записи указываются общее количество дел и регистрационных форм в том числе. Подписывает опись 2 должностных лица: 1 – от имени составителя – завканц департамента, 2 – сотрудник архива АВП РФ

Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета

Учёт – это установление кол-ва и состава архивных документов в единицах учёта и фиксация этих данных в специальных учётных формах. Все документы, поступающие в архив, подлежат обязательному учёту независимо от вида архива и места хранения док-тов. В госархиве отдельно учитываются документы дореволюционного периода и современного периодов. Кол-во док-тов архива подсчитывается в следующих единицах учёта:

отдельный документ

дело – исполненные документы, подшитые в папку; совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

фонд – основная классификационная единица архива, совокупность архивных док-тов, имеющих исторические и логические связи. А также его разновидности:

объединённый архивный фонд – фонд, созданный из двух или более фондов-образователей, имеющих логические, исторические, профессиональные, творческие и иные связи.

фонд личного происхождения – совокупн док-тов, отложившихся в деятельности какого-либо лица либо всей его семьи или целого рода.

архивная коллекция – совокупность док-тов, предметов поступивших как от одного так и не от нескольких фондов-образ, посвященных определенной теме.

Кол-во док-тов архива, выраженное в единицах учёта записывается в учётные формы.

Учетные формы – док-т установленного образца, в котором фиксируются сведения о кол-ве документов, поступивших в архив.

Для государственных и ведомственных архивов разработаны отдельные учетные формы. Они нормативно закреплены в «Основных правилах работы архивов»

Основным учетным док-том для всех архивов является архивная опись. На ее основе составляются другие учетные формы.

Различают основные и вспомогательные учетные формы. Ведение основных уч.ф. является обязательным, а ведение вспомогательных – по усмотрению архива.

Ведомственный архив ведёт следующие основные формы:

- Архивная опись

- Книга учета поступления и выбытия док-ов

- Список фондов

- Лист фонда

- Дело фонда

Учет док-ов строится на следующих принципах:

1. Централизация учета

Учет должен быть централизован, должен осуществляться один раз в день поступления док-ов. Учет в вед. архиве должен осуществлять отдельный сотрудник, а в госархиве учетом занимается отдельное структурное подразделение

2. Унификация учета

Каждый вид архива должен использовать унифицированные учетные формы, разработанные только для этой категории архива

3. Динамичность учета

Оперативно вносить в учетные формы все изменения в движениях док-ов (поступление, выбытие, уничтожение)

4. Достоверность учета

Сведения, вносимые в учетные формы, должны быть достоверными, полными и точными, т.к. от этого зависит состав Архивного фонда РФ