Билет 2 Особенности составления номенклатуры дел в мид рф

Номенклатура дел в МИД РФ составляется на основе Единого классификатора документов (ЕКД).

Номенклатура ежегодно составляется завканцелярией департамента. Для загранучреждений разработаны типовые номенклатуры.

Номенклатура дел в МИД РФ представляет собой перечень дел, учетных форм и стабильных досье, которые могут быть заведены в данном подразделении или загранучреждении с учетом его компетенции.

Дела в номенклатуре располагаются в порядке возрастания индексов Классификатора. При этом дела получают свой порядковый номер. Не все дела, указанные в номенклатуре сдаются в архив.

Номенклатура дел на каждый год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура должна отражать содержание всех видов документов, которые возникают в процессе деятельности подразделения или загранучреждения.

Подписывает номенклатуру завканц департамента, утверждает руководитель департамента, затем она направляется в Историко-документальный департамент для согласования с руководителем Архива внешней политики РФ. Согласованный экземпляр возвращается обратно в канцелярию департамента и является рабочим документом.

Загранучреждения посылают 2 экз. номенклатуры. Один экземпляр, согласованный, возвращается обратно, второй остается в ИДД и подшивается в дело.

Номенклатура является рабочим документом, в который могут вноситься изменения или дополнения в процессе формирования дел в текущем делопроизводстве.

Номенклатура в архив не сдается, а хранится в учреждении или подразделении пока архив департамента не будет принят в ИДД.

Дела могут быть сформированы двух видов:

1. по номинальному признаку, т.е. состоящие из документов одной разновидности (наряды), независимо от их содержания (ноты, приказы, записи бесед).

2. по предметно-вопросному признаку, т.е. состоящие из документов разного рода, но относящиеся к какому-либо одному вопросу или группе вопросов, входящих в один и тот же раздел ЕКД.

Составление номенклатуры дел в территориальном департаменте имеет свои особенности: дела в нее включаются по каждой стран отдельно. При этом страны располагаются в алфавитном порядке. Названия стран являются названиями разделов.

В конце номенклатуры составляется итоговая запись. В ней указывается общее количество дел, внесенных в номенклатуру за год, количество регистрационных или учетных форм, а также указывается количество документов, не подлежащих сдаче в архив. Подписывает ее завканц.

Билет 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов

Историко-документальный департамент (ИДД) является одним из структурных подразделений МИД России. ИДД включает в себя шесть отделов: Архив внешней политики Российской Империи (АВП РИ), Архив внешней политики Российской Федерации (АВП РФ), Отдел научных исследований, Отдел документальных публикаций, Центральная научная библиотека, Отдел информатизации и технического обеспечения.

ИДД обеспечивает выполнение широкого круга задач, связанных с государственным учетом, хранением, систематизацией, использованием и публикацией архивных документов МИД РФ, развитием сотрудничества в области архивного дела с зарубежными странами, подготовкой оперативных исследований и ретроспективной информации для руководства Министерства, функционированием архивов и Центральной научной библиотеки МИД.

Большой интенсивностью характеризуется деятельность архивов, которые работают в публичном режиме: комплектование, учет архивных фондов и обеспечение их сохранности, экспертиза ценности документов, рассекречивание, создание научно-справочного аппарата, выдача справок социально-правового характера, доступ пользователей к архивным документам и т.д.

Депозит – предметы, деньги, ценные бумаги, коллекции, документы, переданные на временное хранение в определенные организации (банки. музеи, архивы) и подлежащие возврату при наступлении определенных условий, указанных в договоре. Передавать депозиты на хранение могут как физические и юридические лица, так и государство в целом.

Депозитарное хранение документов – это временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах на условиях, указанных в договоре.

Отраслевые архивные фонды – центральные ведомственные архивы, они хранят и используют документы своего ведомства, но эти документы являются собственностью государства. Такие архивы, являясь ведомственными, выполняют функции государственных архивов, тем самым осуществляют депозитарное хранение документов.

Помимо центральных ведомственных архивов такой вид хранения осуществляют крупные музеи и библиотеки федерального значения.